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浅谈安监部门文件的使用和规范问题

2009-11-03   来源:山东省泰安市安监局    |   浏览:    评论: 0    收藏

  文件是国家党政机关指导工作、部署任务的一种重要手段和形式,它具有很强的政策性和时效性。文件虽然具有重要作用,但不是越多越好,如何提高文件的质量,发挥它应有的效能,是需要认真研究的课题。安监部门必须十分重视文件的指导作用,分析研究文件的规律性,规范文件的内容和格式,用好文件这一指导工作的有效形式。

    一、 当前安监部门文件的现状

    近几年,在各级党政机关中,安监部门的“三多”(检查多、会议多、文件多)是出了名的,其中就有文件多,据统计,一个设区的市级安监局全年的文件总和超过300件,差不多一天一个文件。从文件内容上来划分,主要有以下几类:1、上报省、当地党委、政府及有关部门的文件,主要是工作报告、请示、发展规划、专项申请等。2、规范性的文件,主要是对面上工作的要求或者就某一项工作作出规范。3、安排工作、部署任务的文件,主要是全年性的或者季节性的工作安排。4、工作情况通报,主要是对阶段性的工作进行小结、对下步工作提出要求,分析事故发生原因、汲取事故教训,推广先进经验、促进工作开展,学习领导批示、鼓舞工作干劲。5、专题会议纪要,针对某项问题进行专题研究,形成共同遵守的意见,让大家执行。6、许可、审批事项和事故处理批复,主要是安监部门负责的有关安全许可、安全审查、事故处理,作出的结论性意见。7、联合发文,政府有关部门与安监部门就某一项工作作出安排,或者安监部门与政府有关部门联合开展活动,如安全生产专项整治等。8、转发上级文件,就市级安监部门来说主要是转发省、国家安监总局的文件。9、其他需要以文件形式行文的事项。从文件种类上来划分,可分为:1、正式文件,包括政府安委会文件、安委会办公室文件、安监局文件、局党组文件;2、函件,包括政府安委会函、安委会办公室函、安监局函;3、电报,包括政府安委会内部明电、安委会办公室内部明电、安监局内部明电。另外,还有针对事故隐患整改下达的政府督办令,向有关政府、部门、企事业单位出具的安全生产证明,等等。

    二、文件使用中存在的问题

    大量文件的产生使安监部门承担了十分繁重的任务,同时,由于安监部门成立时间相对较晚,很多工作都是开创性的、没有先例可参考,给文件的制定带来了一定困难,在文件使用中也存在一些问题。一是转发上级文件过多。上级文件具有全局性和超前性,是对一个省或者全国工作作出的部署,具有普遍的指导意义,但是,具体对一个市来说不一定完全适合,有的对上级文件不管有用没有用一律转发,有的甚至原文照转。文件倒是发下去了,基层不知道该办那些事。二是质量不高。有的文件还是停留在一般号召上,套话、大话罗列成篇,大路边上的话多,实质性的内容少,要求多、办法少。就某项工作来说,往往是上级要求的你要求了、别人说的你也说了,就是没有自己的主张和措施。有的由于缺乏调查研究,对基层情况摸不透、拿不准,出台的文件不符合实际情况,前边发了文件后边改,影响了公文的严肃性。甚至有些安排临时性工作的文件,就向一阵风刮过算完,没有生命力。三是越级行文。正式文件的越级行文不是很普遍,但在安全生产“三同时”审查、审批、验收等工作中,存在越级行文现象。如,安监部门组织相关企业的安全三同时审查验收后,出具的意见,目前就是安监部门直接向企业发文,有的省级安监部门还直接向某民营企业行文。这样以来,行文的隶属关系就被打乱了。四是格式不规范。有的文号不统一,国家安监总局发文也没有统一的文号;有的文件字体、字号、格式、头尾比较乱,甚至存在错字、白字,有的政府安委会的文件印制单位落款却是某某安监局办公室;有的对单位简称使用不规范,一份文件一个样。五是执行文件的效率不高。有些文件只顾印发,缺乏检查落实,有的单位收到文件一阅了之,等发生事故了才知道上级有要求;有的单位收到文件一转了之,反正我把文件发下去了,出了事故没有我的责任。

  三、严格管理,提高文件的质量和水平

  (一)严格审批,防止乱发文件。安监部门要把文件管理作为业务建设的一项重要工作来抓,建立健全文件管理机制,实行一把手签批负责制,凡是正式文件要在起草人员、公文处理人员、分管负责人层层把关的基础上,由主要领导亲自签批。主要领导签批文件便于在全局性、政策性上把关,也体现了领导重视,同时,也是对文件起草人员的一个警觉,提醒每一位工作人员都要十分注意,你起草的文件要送给主要领导阅,马虎不得。

  (二)加强调研,提高文件质量。一是深入了解下情,安排自己的工作,出台的文件要有要求、有目标、有措施、有办法、有检查、有考核、有奖惩,做到发一份文件规范一个方面的业务、指导一个时期的工作。二是认真研究上级精神,创造性地制定文件,做好结合的文章,对上级出台的指导意见,要组织专门力量进行研究,举一反三,逐类旁通,提出独创性的见解,拿出自己的招数,防止人云亦云。三是注重细节,对文件的内容要仔细推敲,在政策性、实用性、可操作性上很下功夫,提出一项措施办法要在一定范围内进行试套,反复修改,经得起实践的检验。如制定一个管理办法,就要跟上实施细则,制定一套表格,出台相关解释,这样下级才能够正确地遵守执行。

  (三)规范格式,统一要求。文件不仅是指导工作的重要手段,也是一个部门的门面,文件质量的高低直接影响部门形象的好坏,因此,必须严格规范,统一要求。一是统一文号,安监部门的发文一律由办公厅(室)按照国务院文书处理规定的格式统一编号,不能随便乱编、自行其是。二是一般不准越级行文,却需越级行文的,要抄送越过的机关,对于三同时审查意见书之类的文件,可考虑设计专门的审批文书,向行政执法文书那样,既统一格式,又具有权威性。三是规范字体、字号、简称、落款、时间、附件、图表等内容。四是加强业务培训,利用多种形式开展公文处理培训和文化知识的学习,提高全体工作人员的理论政策和文字处理水平。

  (四)定期考核,提高效率。要重视文件的使用和落实考核工作,上级部门要制定措施,定期对文件的阅读、办理、使用情况进行考核,开展评选优秀公文活动,奖励高质量的文件起草者,调动文件处理人员的积极性。对规范性的文件年初要作出工作计划,年内出台几个文件要心中有数,拟定提纲,分解任务,组织调研,按时完成。年底要对文件的使用情况进行考核,对照发文清单检查所属单位收文是否完整,办理文件是否及时,文件提出的要求是否落实到位,针对发现的问题,研究制定改进的措施,提高文件的效率。