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安全评价过程控制记录的编写

2009-12-04   来源:安全文化网    热度:   收藏   发表评论 0

  记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件,它是重要的信息资料,为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。安全评价机构所产生的记录覆盖于过程控制的各个环节。记录具有如下功能:

  (1)是安全评价过程控制体系文件的组成部分,是安全评价职能活动的反映和载体。

  (2)是验证评价过程控制体系运行结果是否达到预期目标的主要证据,具有可追溯性。记录可以是书面形式,也可以是其他形式,如电子格式等。

  (3)安全评价质量管理记录为采取预防和纠正措施提供了依据。

  记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行,应使记录与程序文件和作业文件协调一致、接口清楚。

  根据管理手册和程序文件的要求,应对安全评价过程控制所需记录进行统一规划,同时对表格的标记、编目、表式、表名、审批程序等做出统一规定。记录可附在程序文件和作业文件的后面。将所有的记录表格统一编号,汇编成册发布执行。必要时,对某些较复杂的记录表格要规定填写说明。记录编制要求如下:

  (1)应建立并保持有关评价过程控制记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收集和处理的文件化程序。

  (2)记录应在适宜的环境中贮存,以减少编制或损坏并防止丢失,且便于查询。

  (3)应明确记录所采用的方式。

  (4)按规定表格填写或输入记录,做到记录内容准确、真实。

  (5)应根据需要规定记录的保存期限。一般应遵循的原则是,需要永久保存的记录应整理成档案,长期保管。

  (6)应规定对过期或作废记录的处理方法。

  记录的内容一般应包括以下几个方面:

  (1)记录名称:简短反映记录的对象;

  (2)记录编码:编码是每种记录的识别标记,每种记录只有一个编码;

  (3)记录顺序号:顺序号是某种记录中每张记录的识别标记,如记录为成册票据,印有流水序号,可视为记录顺序号;

  (4)记录内容:按记录对象要求,确定编写内容;

  (5)记录人员:记录填写人、审批人等;

  (6)记录时间:按活动时间填写,一般应写清年月日;

  (7)记录单位名称;

  (8)保存期限和保存部门。