1目的和适用范围
为规范各类质量记录的管理，保证质量活动的可追溯性，并为相关质量活动提供客观证据，特制定本程序。
本程序适用于本公司各项质量活动记录和评价记录及报告的管理。
2 职责
2.l办公室负责有关技术质量活动记录和档案的管理。
2.2办公室人力资源管理员负责有关人员记录和档案的管理。
2.3办公室设备管理员负责有关设备记录和档案的管理。
2.4办公室材料管理员负责有关材料记录和档案的管理。
2.5办公室主任负责有关评价记录和报告的管理。
2.6办公室负责有关评价记录和报告的归挡。
2.7办公室综合管理员负责文书类记录的管理。
2.8办公室图书管理员负责法律、法规、技术标准，安全评价相关文件等资料的村党和节约等管理。
2.9技术负责人负责批准法律、法规、技术标准，安全评价相关文件等资料等修订或替代版本的使用。
3程序内容
3.1记录管理范围
3.1.1办公室负责客户投诉处理、质量信息反馈和纠正措施、质量事故调查和处理、质量体系内部审核和管理评审、质量体系文件发放和回收等记录和档案的管理。
3.1.2办公室人力资源管理员负责人员的资质、履历、培训、考核等记录和档案的管理。
3.1.3办公室设备管理员负责设备的验收、使用、维护、保养等记录和档案的管理。
3.1.4办公室材料管理员负责材料的验收、使用、进出、保管等记录。
3.1.5 办公室负责合同的管理。
3.1.6办公室资料管理员负责有关评价的委托、记录和报告的归档。
3.1.7办公室综合管理员负责有关文件、文书、信件、传真、电话记录、内部会议纪要、通知等记录的管理。
3.2记录的要求
3.2.1各种质量活动产生的记录，记录人员应按照相应程序文件和管理规定的要求填写，应遵守以下规定：
——记录书写应字迹清楚，填写规范、真实、完整，可采用计算机打印或用碳素墨水、蓝黑墨水书写；
——记录时如有差错可采用杠改法，并签字或盖章确认；
——评价类记录不允许重抄，记录要"原始”，不能追记；
——记录应有责任人员和记录人员的签字标识。
3.2.3各种记录表办公室综合管理员统一保管，评价人员根据需要领取，领取时应履行签字手续。
3.3记录的归档
3.3.1各种质量记录由相关责任人员整理后归档，根据实际情况确定保存期限，当没有其它规定时，按以下规定执行：
——人员技术业绩档案保存至该人员调离公司；
——设备档案保存至该设备报废；
——投诉处理、质量事故调查和处理、质量体系内部审核和管理评审、质量体系文件发放和回收等档案保存五年。
3.3.2评价记录、报告、委托书、合同和其它附件由办公室整理保存。
3.4档案管理要求
3.4.1档案保存应有适宜的环境和必须的设施，保证各种档案不被损坏和变色。档案应分类建帐保存，便于查阅和管理。
3.4.2当需要借阅存档的技术资料时，借阅人员应填写记录，得到办公室负责人同意后，方可办理借阅手续。
3.4.3在办理技术资料借阅手续时，办公室应进行登记，借阅人员签字确认。借阅人员在使用期间应保持技术资料完好并在规定期限内归还。
3.4.4技术资料整理、归档、保存和借阅过程中，应严格遵守为客户保密的规定，具体按《保密和保护所有权程序》执行。
4记录
执行本程序产生并保持以下记录：
——评价资料存档登记台帐
——技术资料借阅登记表
5相关文件
XTAP-QMS1Ol-2006《保密和保护所有权程序》
XTAP-QMS109-2006《安全评价实施程序》
XTAP-QMS111-2006《评价报告管理程序》