浅谈如何做好水利工程档案管理工作

    水利工程档案具有重要的利用价值，如何才能做好水利工程档案管理工作，要从以下四个方面做起。

　　随着我国社会主义市场经济的持续发展，水利工程档案在社会中起着重要的作用。水利工程在建设过程中、会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维修保养记录等，这些文档材料全面反映了水利工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此、认真做好水利工程档案管理工作是非常重要的。

　　一、齐抓共管，密切联合，建立集中统一的档案管理网络

　　加强对档案工作的集中统一管理、是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统—领导、统一制度，分级管理的原则。成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。由总工程师主管档案情报工作，成立档案情报室、设立专职档案员，在各业务部门指定专业技术人员担任兼职或专职档案员，形成了全部的档案管理网络。同时，完善制度建设，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明，层层把关。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门、都能从组织上保证文　　件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。

　　二、转变观念，超前管理

　　长期以来、我们对档案内容和工作范围的理解偏于狭窄。思想不够开阔，工作不能创新。对于各级各类档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有很好地和有关部门主动联系。没有将档案工作渗透到各个环节之中。导致业务部门和档案管理部门长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全、给档案的整理归档带来了困难。近几年来、我们意识到档案工作不是临时性工作、开始逐步转变观念，制定一系列措施，对水利工程档案进行超前管理。

　　（一）根据水利工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道

　　从实际情况看、水利工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多。经历时间长、稍有疏忽、就可能遗漏。而小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。加之施工人员组成复杂、往往造成工程任务一完成。临时机构解散、而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们一反过去等人将档案送上门的做法，档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排、掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料、对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上、采取以下收集方法：

　　1、追踪收集。这种方法适用于工程周期短，形成档案材料快的工程、档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高，但花费的人力、物力较大。

　　2、分阶段收集。这种方法适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程、我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失、这样能保证工程档案的连续性、完整性、

　　3、强制性收集。对某些人员分散、临时机构较多的施工单位、我们采用收取档案资料押金的做法、当一项水利工程报建后。施工单位先交—定金额的资料押金：直到工程完工。施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有—定的约束力。可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。

　　（二）制定规范，及时立卷

　　根据水利工程建设的实际情况、我们制定了《科技档案管理规定实施细则》，建立起工程档案管理的大件。分类大纲、保管期限、档号分类方法等，将水利工程档案共分为十四大类：(1)综合类档案；(2)堤防类档案；(3)河道治理类档案；(4)涵闸、虹吸、扬水站工程类档案；(5)引黄开发利用类档案；(6)防汛类档案；(7)水利枢纽工程类档案；(8)水文水情类档案；(9)科学研究类档案；(10)设备、仪器类档案；（11）计划统计类档案；（12）通讯类档案；（13）房建类档案；（14）其它类档案；并在每一类中确定了基本归档范围。在此基础上，我们制定了《科技档案案卷质量要求与案卷管理方法》，坚持以规范化的作业方式。把应该收集旧档的文件资料进行分类整理，立出预备案卷。可以装订成正规卷的、及时把它们装订成正规卷、使档案管理工作逐步走向规范化、科学化。

　　三、强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平

　　水利工程档案具有“次性”和不可回复性的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案、懂不同类别的档案的分类整理。因此，为达到水利工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行了大量培训、讲解水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解具体的归档范围。同时，按照我们档案整理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、作了详细的讲解。使大家对档案内容提前了解，在工作中更好的发挥，注意积累资料。这种培训将档案管理工作和工程同步进行。为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有—个切实的保障。

　　四、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作

　　做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息，反过来也会促进档案管理工作。水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。我们在近几年来实施电脑化管理，将档案资料及时输入电脑，随时为业务部门提供更全面的信息资源，这些档案信息无疑为我们水利事业提供了很大的帮助。每当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们都会更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证了工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。