文件是国家党政机关指导工作、部署任务的一种重要手段和形式，它具有很强的政策性和时效性。文件虽然具有重要作用，但不是越多越好，如何提高文件的质量，发挥它应有的效能，是需要认真研究的课题。安监部门必须十分重视文件的指导作用，分析研究文件的规律性，规范文件的内容和格式，用好文件这一指导工作的有效形式。
一、 当前安监部门文件的现状
近几年，在各级党政机关中，安监部门的“三多”（检查多、会议多、文件多）是出了名的，其中就有文件多，据统计，一个设区的市级安监局全年的文件总和超过300件，差不多一天一个文件。从文件内容上来划分，主要有以下几类：1、上报省、当地党委、政府及有关部门的文件，主要是工作报告、请示、发展规划、专项申请等。2、规范性的文件，主要是对面上工作的要求或者就某一项工作作出规范。3、安排工作、部署任务的文件，主要是全年性的或者季节性的工作安排。4、工作情况通报，主要是对阶段性的工作进行小结、对下步工作提出要求，分析事故发生原因、汲取事故教训，推广先进经验、促进工作开展，学习领导批示、鼓舞工作干劲。5、专题会议纪要，针对某项问题进行专题研究，形成共同遵守的意见，让大家执行。6、许可、审批事项和事故处理批复，主要是安监部门负责的有关安全许可、安全审查、事故处理，作出的结论性意见。7、联合发文，政府有关部门与安监部门就某一项工作作出安排，或者安监部门与政府有关部门联合开展活动，如安全生产专项整治等。8、转发上级文件，就市级安监部门来说主要是转发省、国家安监总局的文件。9、其他需要以文件形式行文的事项。从文件种类上来划分，可分为：1、正式文件，包括政府安委会文件、安委会办公室文件、安监局文件、局党组文件；2、函件，包括政府安委会函、安委会办公室函、安监局函；3、电报，包括政府安委会内部明电、安委会办公室内部明电、安监局内部明电。另外，还有针对事故隐患整改下达的政府督办令，向有关政府、部门、企事业单位出具的安全生产证明，等等。
二、文件使用中存在的问题
大量文件的产生使安监部门承担了十分繁重的任务，同时，由于安监部门成立时间相对较晚，很多工作都是开创性的、没有先例可参考，给文件的制定带来了一定困难，在文件使用中也存在一些问题。一是转发上级文件过多。上级文件具有全局性和超前性，是对一个省或者全国工作作出的部署，具有普遍的指导意义，但是，具体对一个市来说不一定完全适合，有的对上级文件不管有用没有用一律转发，有的甚至原文照转。文件倒是发下去了，基层不知道该办那些事。二是质量不高。有的文件还是停留在一般号召上，套话、大话罗列成篇，大路边上的话多，实质性的内容少，要求多、办法少。就某项工作来说，往往是上级要求的你要求了、别人说的你也说了，就是没有自己的主张和措施。有的由于缺乏调查研究，对基层情况摸不透、拿不准，出台的文件不符合实际情况，前边发了文件后边改，影响了公文的严肃性。甚至有些安排临时性工作的文件，就向一阵风刮过算完，没有生命力。三是越级行文。正式文件的越级行文不是很普遍，但在安全生产“三同时”审查、审批、验收等工作中，存在越级行文现象。如，安监部门组织相关企业的安全三同时审查验收后，出具的意见，目前就是安监部门直接向企业发文，有的省级安监部门还直接向某民营企业行文。这样以来，行文的隶属关系就被打乱了。四是格式不规范。有的文号不统一，国家安监总局发文也没有统一的文号；有的文件字体、字号、格式、头尾比较乱，甚至存在错字、白字，有的政府安委会的文件印制单位落款却是某某安监局办公室；有的对单位简称使用不规范，一份文件一个样。五是执行文件的效率不高。有些文件只顾印发，缺乏检查落实，有的单位收到文件一阅了之，等发生事故了才知道上级有要求；有的单位收到文件一转了之，反正我把文件发下去了，出了事故没有我的责任。
三、严格管理，提高文件的质量和水平
（一）严格审批，防止乱发文件。安监部门要把文件管理作为业务建设的一项重要工作来抓，建立健全文件管理机制，实行一把手签批负责制，凡是正式文件要在起草人员、公文处理人员、分管负责人层层把关的基础上，由主要领导亲自签批。主要领导签批文件便于在全局性、政策性上把关，也体现了领导重视，同时，也是对文件起草人员的一个警觉，提醒每一位工作人员都要十分注意，你起草的文件要送给主要领导阅，马虎不得。
（二）加强调研，提高文件质量。一是深入了解下情，安排自己的工作，出台的文件要有要求、有目标、有措施、有办法、有检查、有考核、有奖惩，做到发一份文件规范一个方面的业务、指导一个时期的工作。二是认真研究上级精神，创造性地制定文件，做好结合的文章，对上级出台的指导意见，要组织专门力量进行研究，举一反三，逐类旁通，提出独创性的见解，拿出自己的招数，防止人云亦云。三是注重细节，对文件的内容要仔细推敲，在政策性、实用性、可操作性上很下功夫，提出一项措施办法要在一定范围内进行试套，反复修改，经得起实践的检验。如制定一个管理办法，就要跟上实施细则，制定一套表格，出台相关解释，这样下级才能够正确地遵守执行。
（三）规范格式，统一要求。文件不仅是指导工作的重要手段，也是一个部门的门面，文件质量的高低直接影响部门形象的好坏，因此，必须严格规范，统一要求。一是统一文号，安监部门的发文一律由办公厅（室）按照国务院文书处理规定的格式统一编号，不能随便乱编、自行其是。二是一般不准越级行文，却需越级行文的，要抄送越过的机关，对于三同时审查意见书之类的文件，可考虑设计专门的审批文书，向行政执法文书那样，既统一格式，又具有权威性。三是规范字体、字号、简称、落款、时间、附件、图表等内容。四是加强业务培训，利用多种形式开展公文处理培训和文化知识的学习，提高全体工作人员的理论政策和文字处理水平。
（四）定期考核，提高效率。要重视文件的使用和落实考核工作，上级部门要制定措施，定期对文件的阅读、办理、使用情况进行考核，开展评选优秀公文活动，奖励高质量的文件起草者，调动文件处理人员的积极性。对规范性的文件年初要作出工作计划，年内出台几个文件要心中有数，拟定提纲，分解任务，组织调研，按时完成。年底要对文件的使用情况进行考核，对照发文清单检查所属单位收文是否完整，办理文件是否及时，文件提出的要求是否落实到位，针对发现的问题，研究制定改进的措施，提高文件的效率。