编写体系文件的原则是写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效（文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做）。体系文件要做到：
1．系统性
— 组织应对其OHS管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统有条理地制订各项程序；
— 所有文件应按统一规定的方法编辑成册；
— 各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；
— 各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分。
2．法规性
— 体系文件应在总体上遵循OHSMS标准，以及国家或主管部门的有关法规要求；
— 文件一旦批准实施，就必须认真执行；
— 文件修改只能按规定的程序进行。
3．协调性
— 体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；
— 体系文件之间应相互协调；
— 体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；
— 处理好各种接口，避免不协调或职责不清。
4．见证性
— 体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHS管理体系的运行情况；
— 对于审核来讲，OHS管理体系文件可作为下列方面的客观证据：
危险因素已被辩识、评价并得到控制；
有关活动的程序已被确定并得到批准和实施；
有关活动处于全面的监督检查之中；
职业安全卫生绩效和持续改进等。
5．唯一性
— 对一个组织，其OHS管理体系文件是唯一的；
— 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；
— 决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；
不同组织的文件可具有不同的风格。
6. 适用性
— 体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；
— 体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；
— 所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
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