一．OHSMS记录的作用
记录是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，它是重要的信息资料，为证实可追溯性以及采取预防措施和纠正措施提供依据。职业安全卫生记录覆盖于体系运行过程中的各个阶段，因此，记录有如下功能：
（1）是体系文件的组成部分，是职业安全卫生职能活动的反映和载体。
（2）是验证OHSMS体系的运行结果是否达到预期目标的主要证据，是体系有效性的证明文件，具有可追溯性。
记录可以是书面形式，也可以是其他方式，如电脑软件储存的资料。
（3）OHSMS记录为采取预防和纠正措施提供了依据。
二．OHSMS记录的编制与要求
OSHMS记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行，以使OHSMS记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。
1．编制记录总体要求的文件
根据标准、手册和程序文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。
2．表格设计
在编制程序文件与作业文件的同时，分别制订与各程序相适应的记录表格。必要时可附在程序文件和作业文件的后面。
3．校审和批准
汇总所有记录表格，组织有关部门进行校审。校审的重点，应从体系的整体性出发，重点是各表格间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性。校审并作相应修改后报主管领导批准。
4．汇编成册
将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。
5．要求
·应建立并保持有关OHSMS记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管、收回和处理的文件化程序；
·记录应在适宜的环境中贮存，以减少编制或损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制订相关方查阅和索取所需记录的有关规定；
·应明确记录所采用的方式（如文字填写、缩微胶卷、磁盘、或其它媒介）；
·按规定表式填写或输入记录，做到记录内容准确，填写（输入及时，字迹清楚整齐）；
·应根据需要规定记录的保存期限，一般应遵循的原则是：有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管；合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方确定；
·应规定对过期或作废记录的处理方法。
三．OHSMS记录编制内容：
1)记录名称：简短反映记录对象；
2)记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码；
3)记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记，若记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录顺序号；
4)记录内容：按记录对象要求，确定编写内容；
5)记录人员：记录填写人、会签人、审批人等；
6)记录时间：按活动时间填写，一般应写清年、月、日；
7)记录单位名称；
8)保存期限和保存部门。
通常，组织需要有如下的职业安全卫生记录（示例）：
1）设计评审、鉴定和验证记录
2）设备工装鉴定周期记录
3）特殊工序人员和操作监督记录
4）检验和试验记录（含测试报告）
5）计量器具校准记录
6）纠正措施验证报告
7）产品质量报告
8）用户申诉处理记录和情况报告
9）事故报告表
10）文件更改记录
11）人员培训记录
12）人员资格认可记录
13）体系审核记录和审核报告
14）体系的复审记录和复审报告
15）检验证书
除此之外，还应根据不同的生产安全活动，增添相应的职业安全卫生记录。
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