体系文件编写的步骤与技巧

一. 文件编写步骤
1．编写OHS初始评审报告

2．编写OHSMS标准要求建立的12个要素的程序

(1) 危害辨识,危险评价与危险控制程序；

(2) 法律、法规及其他要求获取、更新程序；

(3) 管理方案定期评审程序；

(4) 教育培训程序；

(5) 协商与交流管理程序；

(6) 文件和资料管理程序；

(7) 运行控制管理程序；

(8) 应急预案与响应控制程序；

(9) 绩效测量和监测控制程序；

(10)事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序；

(11)OHS记录管理控制程序；

(12)内部审核程序。

3．如果组织规模较大，可以编写OHSMS标准中几个未明确要求的程序，如：

(1)管理评审程序；

(2)目标、指标确定更新程序

4.按照危害辨识，风险评价与风险控制程序去执行，评价出重大危险源，并进行分级，制订清单。

5.根据重大危险因素来编制或修订OHS方针。

6．根据OHS方针和重大危险因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。

7.根据上述4、5、6的结果策划运行控制程序和作业指导书。策划时应注意：

(1)为使重大危险因素受到控制，减少工伤事故和职业病，应建立每一个重大危险因素相应的管理方案和运行控制程序；

(2)对同一个重大危险因素，可以既有管理方案又可有运行控制程序，当然也可以只有其一；

(3)同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现；

8．通过上述各程序提出各部门的职责，补充完善之，将其提炼到管理手册相应的条款中。

9．将上述各程序中的主要内容，提纲挚领地提炼到手册对应的要素中。

10．最后再写没有程序支持的手册中的要素，此部分应写详细一些。

二．文件编写技巧
OHS管理体系文件的编写建议按以下五条主线分头编写，一条线一个组或一个人，每一条线中的手册、程序和记录格式乃至作业指导书都包含在内，这样写可以避免前后重复和矛盾。

1. 第一条线：

3.3.1 危险辨识，危险评价与危险控制；

3.3.2 法律、法规及其他要求；

3.3.3 方针、目标、指标；

3.3.4 管理方案。

2. 第二条线：

3.4.2 培训、意识和能力；

3.4.5 文件管理（控制）；

3.5.3 记录和记录管理。

3. 第三条线：

3.4.6 运行控制；

3.4.7 应急准备与响应。

4．第四条线：

3.5.1 绩效测量与监测；

3.5.2 事故、事件、不符合、纠正与预防措施；

3.5.4 内部审核；

3.6 管理评审。

5、第五条线：

其他及附录。

也可采取如下的编写方式：

(1)自上而下依此展开方式

按方针、管理手册、程序文件、作业文件、OHSMS记录的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。

(2)自下而上的编写方式

按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于管理基础较好的组织，但如无总体设计方案指导易出现混乱。

(3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式

先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实际是从分析活动，确定活动程序开始，将OHSMS标准的要求与组织实际紧密结合，可缩短文件编写时间。