1． 文件编号和标题
程序文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。
（1）目的和适用范围：一般简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围。推荐使用如下引导语：
为了……制定本程序。
本程序规定了……
本程序适用于……
（2）术语：指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。
（3）职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。
（4）程序内容：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理处理措施等，必要时辅以流程图。
（5）相关程序、文件和记录：指需引用的或与本程序相关的程序、文件和记录。
2． 报告和记录格式
确定使用该程序时所产生的记录和报告的格式，记录的保存部门和期限，写明记录的编号和名称。
程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。
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