OHS管理手册的编写

一、OHS管理手册作用

OHS管理手册是阐述一个组织的OHS方针和描述其OHS管理体系的文件。它就体系作概括的表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。它对内是组织内部实施OHS管理的基本法规，为各项OHS管理活动提供统一的标准和共同的行为准则；对外是OHS保证能力的文字表达，以使需方和第三方确信本组织的技术和管理能力，保证生产活动的OHS达到规定的要求。所以，手册的编制不同于其它层次文件的编制，一方面它要求按照管理的理论，总结本组织OHS管理的实践，提炼本组织OHS管理的经验；另一方面它又要求按照OHSMS标准推荐的体系要素，对组织现存的固有体系进行继承和自我完善，为组织OHS管理的适用性和有效性提供条件和规范。通过OHS管理手册的编写过程，实质是对组织的OHS管理体系进行一次全面的审核和完善。

OHS管理手册的作用：

1、是组织建立OHS管理体系的总体规划；

根据OHSMS标准制定的OHS管理手册，是对组织OHS方针、体系、包括OHS管理各项职能及各项管理活动的整体描述，而OHS管理的各项工作和活动都是依据OHS管理手册的基本规定加以细化、补充，成为具体的标准、制度，所以，它实质上起到了组织OHS管理体系总体蓝图的作用。

2、是统一和协调组织各部门职业安全卫生活动、实施工伤事故及职业病预防和控制的根本依据和法规；

OHS管理手册作为组织内部法规性文件，为各项OHS管理活动提供了统一的标准和共同的行为准则。手册系统地、原则地规定了各项OHS职责和程序，以协调体系的有效性。

OHS管理手册又是组织各级OHS管理人员实施OHS管理与控制的根本依据，当组织内其他OHS管理方面的标准和制度与OHS管理手册相抵触时，应服从OHS管理手册的规定。

3、是组织向上级主管部门、需方或第三方提供OHS保证能力和水平的文字表述。

此外，编制OHS管理手册的还可达到如下目的：

——描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织OHS管理体系重点解决的问题；

——总体描述和实施有效的OHS管理体系；

——提供改进的常规控制，促进管理活动；

——为审核OHS管理体系提供文件依据；

——OHS管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；

——按OHS管理体系的要求和相应方法培训人员；

——向组织各级管理者展示组织职业安全卫生管理的总框架；

——向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；

——明确各部门的职责与相互关系；

——对外介绍OHS管理体系；

——证明其自身OHS管理体系符合标准规定。

    二、编写OHS管理手册的原则

编写OHS管理手册应遵循下列原则：

1．指令性原则

OHS管理手册由组织最高管理者批准签发并正式发布。手册中的各项规定是组织全体员工（包括组织最高管理者）都必须遵守执行的组织内部法规，它能够防止人为的随意性，保证OHS管理的连续性和OHS管理体系的有效性。因此，手册的各项规定内容应具指令性，措词应严谨，表达要明确，严格限制使用“应该”、“必须”、“可以”、“允许”等词汇。

2．目的性原则

OHS管理手册应围绕明确的OHS方针、目标，对为实现OHS方针、目标所要开展的各项活动作出规定。这些活动的重点是掌握现存的或潜在的OHS风险，适时地采取纠正或预防措施，并提供必要的依据。

3．符合性原则

OHS管理手册应符合政府和其他第三方发布的有关各项法规、条令、标准和国际公约的规定，同时还应适合其他的环境条件，OHS管理体系应具有环境适应性。

4．系统性原则

OHS管理手册所阐述的OHS管理体系，应当具有整体性和层次性。OHS管理手册应就生产全过程中各阶段影响OHS的技术、管理和人员的因素进行控制并作出规定。手册所阐述的OHS管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚、各项活动有序而且连续。手册应按照OHSMS标准规定的体系要素的要求，对形成和影响OHS风险的所有活动，系统地规定控制方法和要求。要从整体的观点出发，对形成OHS管理体系的所有要素进行阐述，作出明确规定。要突出重点，着重叙述OHS活动控制程序，内容可包括：目的、内容、要求、责任和参与的部门、原则性的方法、手段、步骤、协调和衔接方式等。

5．协调性原则

OHS管理手册中各项规定之间，OHS管理手册与组织其它OHS文件之间，必须协调一致。首先，手册中的各项规定之间要协调；其次，手册与组织其它文件（管理程序、标准、制度）之间要协调。OHS管理是组织管理的一个环节，手册又是OHS管理的纲领性文件，其它文件都是手册的细化和展开，这就要求它们必须相互协调，无论是在手册编写阶段，还是在体系运行阶段，都应该及时记录、处理手册中的规定与目前管理标准不一致的部分。

6．可行性原则

手册中的规定，应从组织生产的实际情况出发，能够做到或者经过努力可以达到，某些规定和要素，尽管内容先进，如果组织不具备实施条件，可以暂不列入手册，但有两点必须注意：

（1）在法规、标准和合同中已规定必须执行的要素必须列入；

（2）绝不能因组织原有的管理基础薄弱、员工素质不高，组织就可以用可行性原则为借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手册的水平降低。

7．先进性原则

手册的各项规定，应当在总结组织OHS管理实践经验的基础上，尽可能采用国内外的先进标准、技术和方法，加以科学化、规范化，纳入手册。

8．可检查性原则

可检查性是指手册的各项规定不但要明确，而且要有以定量为主的考核要求，便于实施监督和审核。例如，对OHS控制活动而言，至少应规定：目的、适应范围、控制方法、责任部门、配合部门、控制内容及具体要求等等。这样编制出来的手册有可检查性，也只有可检查与可考核的手册，方能真正认真实施。手册内容要简炼，重点要突出。

OHS管理手册内容即要有系统性，又要避免面面俱到、冗长重复。它不可能象具体工作标准或管理制度那样详尽，对各要素内容、要素间的关系和控制程序只需概括地作出原则规定。在描述时，要求文字准确、语言精炼、结构严谨，还要通俗易懂，以便组织内全体员工能理解和掌握。概括起来就是：

系统阐述，突出重点；

层次清楚，协调统一；

整体优化，切实可行；

OHS管理手册在深度和广度上可以不同，确决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的实际需要。对于中、小型组织，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数组织为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。

    三、OHS管理手册编写工作程序

OHS管理手册是OHS管理体系的设计阶段形成的文件，该文件应当按照OHSMS体系分析的结果，对体系的构成、各要素的内容及其相互之间的联系作出系统、明确和原则的规定，在初始评审和体系设计后编制。

编制OHS管理手册工作程序如图所示。

1．资料收集与分析；

—需要收集的主要资料包括：

l组织机构现状；

l各部门职责和权限现状（各部门确认的）；

l各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；

l现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明；

l现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。

—资料分析

l评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；

l评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单；

l评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。

2．职能完善和职责、权限的确定；

—现有部门的职责和权限调查；

—列出需要调整或补充的职责和权限的清单；

—提出调整或补充职责和权限的议案；

—有关部门讨论，提出修改意见；

—由组织最高管理层研究决定；

—发布有关明确职责和权限的文件；

—在编写文件和运行过程中发现需进一步明确或补充的问题应随时决定并补充发文。

3．确定管理手册结构；

4．落实手册编写的组织工作；

5．制定编写手册的工作计划。

 

 

图5-2编制OHS管理手册的工作程序

 

    四、OHS管理手册的内容

1）内封面：

·组织名称；

·组织标准编号；

·手册标题；

·符合标准的版次；

·手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。

2）批准页：声明手册是OHS管理体系的纲领性文件，是全体员工必须遵守的法则；最高管理者批准发布实施的命令（含最高管理者签字），批准发布日期和实施日期。

3）适用范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域。

4）对OHS管理者代表的任命书。

5）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节的主要附录等；

6）组织的概况：单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。

7）术语和定义：手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；

8）领导承诺：明确提出组织的承诺（最高管理者签字）。

9）OHS方针：明确提出组织的OHS方针（最高管理者签字）。

10）组织机构、职责和权限：明确本组织内部机构设置（可给出组织机构图）、各职能部门职责权限（可给出职责分配图）、隶属工作关系。

11）体系要素描述：是对OHS管理体系17个要素和OHS管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等；同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。

这部分一般按要素及其层次划分章节进行阐述。在编写OHS管理手册时，可以将几项要素合为一个要素，在一章中阐述，也可将一项要素分别写出，但一定要覆盖17个要素，阐明各要素之间的联系和区别。章节的顺序，一般可按OHSMS标准中所列出各体系要素的顺序编排。

这些要素可按下列内容编写：

l概述（或目标、总则）。阐明该要素的目标和实施该要素应遵循的准则。要素的目标是指其职能发挥至最佳状态时应达到的期望目标；

l职责：描述此要素的责任部门，协助部门；

l内容要求：要素要求的一定要写到；

l相关文件。

体系要素描述应注意的事项：

①无程序要求的要素（如OHS方针、目标与指标、组织机构与职责、OHS管理体系文件、管理评审等）尽量在手册一级文件中叙述清楚：

②有要求制定程序的要素，简要描述，详见程序；

③按标准要求写，尽量贴近组织的实际操作情况。

12）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料（包括程序文件一览表、作业文件一览表、OHSMS记录一览表和手册更改记录表等）。

    五、手册的批准、发布和控制

1）手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出批准的识别标记；

2）经批准的手册发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，保证合理发放和控制；

3）应规定手册编制、控制和更改协调办法。