OHSMS文件控制程序
1.目的
通过实施本程序,以确保各相关场所及人员得到并使用体系文件的有效版本,并及时撤出失效、作废的文件。
2.范围
本程序适用于与OHS管理有关的文件和资料的控制。
3.职责
3.1OHS管理手册由最高管理者批准颁布,程序文件由管理者代表批准颁布。
3.2安全处负责OHS管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织体系文件的评审工作,负责适用法律、法规的获取与识别,负责各单位支持性文件的批准。
3.3各部门负责相关文件的实施,文件制(修)订意见的提出,以及本单位文件和资料的日常管理。
4.工作程序
4.1职业安全健康管理体系的文件结构
一级 职业安全健康管理手册
二级 程序文件
三级 a.职业安全卫生法律、法规及职业安全健康有关标准
b.安全生产管理标准
c.有关单位(部门)的支持性文件及安全操作规程
d.年度安全工作计划,年度设备大修安全管理规定,年度设备大修安全用电管
理规定等
e.OHSMS审核计划和管理评审计划
f.从相关方得到的技术资料
4.2文件的制(修)订
4.2.1文件制(修)订的条件
——公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化,现文件不能满足需要的;
——上级文件或标准进行了修订,现公司文件与之相抵触的;
——经使用单位(部门)反映,文件的可操作性不强或与实际中行之有效的做法不相符
的。
4.2.2文件制(修)订的提出与归口
使用文件的单位负责文件制(修)订意见的提出,由安全处负责统一修订。
4.2.3文件的批准发布
修订的文件经OHS管理者代表批准后,由安全处发布并收回原文。
4.3文件的更改
4.3.1文件更改的分类
4.3.1.1手改:指某些字、符号等出现错误时进行的修改。
4.3.1.2一般更改:指对原文件进行部分补充或完善、文件的主要内容发生根本变化的修改。
4.3.1.3更版:指对原文件版面内容更改二分之一以上,或原文件的主要内容发生较大变化的更改。
4.3.2文件更改的方法和步骤
4.3.2.1手改的方法是由原文件的下发部门以书面形式下达勘误表,各单位受控版本按勘误表进行手改。具体手改的方法是:在错误处划两条水平线,将正确内容写在上方。
4.3.2.2一般更改由原文件起草单位填写“文件更改申请表”,并按4.2.3执行后,与原文件一同使用。
4.3.2.3更版由原文件起草单位填写“文件更改申请表”,并按4.2.3执行,并说明原文废止。
4.3.3文件更版一般须经原文件审核人审核,若指定其他人审核,则必须获得审核所需依据的有关背景资料。
4.3.4所有文件更改,文件管理部门应进行编号登记,并编制文件更改一览表。
4.4文件的日常管理
4.4.1文件和资料日常管理由安全处负责。
4.4.2安全处应填写全公司文件收发记录。
4.4.3各部门也要填写本部门的文件收发记录(小公司可无此项)。
4.4.4文件的受控状态
4.4.4.1文件受控状态分“受控”和“非受控”两类,加盖“受控”章的文件为受控文件,没有盖“受控”章的文件为“非受控”文件。
4.4.4.2“受控”文件的发放范围由安全处确定。
4.4.5受控号
文件的受控号填写在“受控”章内,各部门有固定的受控号。
4.5作废文件的处理
4.5.1文件作废后,应停止使用作废文件,送交安全处统一处理,如需留作资料,则应加“作废”标识,以确保只使用有效的文件版本。
4.5.2安全处应及时收回作废文件,予以更新,经主管领导批准后统一进行销毁,并建立记录。
5.相关记录
文件会签办文单
文件收发登记台帐
更改通知单
受控文件清单
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