1 目的
为了确保本公司职业安全卫生和环境管理体系运行的所有场所和人员所使用的文件和资料处于受控状态特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于与职业安全卫生和环境管理体系有关的文件和资料的控制。
3 引用文件 (无)
4 术语与定义
4.1 重大作业项目：可能对人身、设备安全产生重大影响的作业项目。
4.2 一般作业项目：可能对人身、设备安全产生一般影响的作业项目。
5 职责
5.1 职业安全卫生和环境管理体系管理手册由最高管理者批准发布，程序文件由管理者代表批准发布。
5.2 标准部负责职业安全卫生和环境管理体系管理手册、程序文件的组织编写、发放、更改以及组织职业安全卫生和环境管理体系文件的评审工作，负责组织适用法律、法规的获取与识别。
5.3 公司各部门、项目部、专业公司负责相关文件的实施，文件制订意见的提出以及本单位文件和资料的日常管理。
5.4 公司各部门、项目部、专业公司负责本单位作业范围内作业指导书、安全操作规程等职业安全卫生和环境管理体系支持性文件的制订、报批和实施。
5.5 总工程师或项目部总工程师负责重大作业项目作业文件的最终审批工作。
5.6 项目部安监部负责重大作业项目作业文件的审批、上报及一般作业项目作业文件的审批工作。
6 工作程序
6.1 职业安全卫生和环境管理体系的文件结构
一级：管理手册
二级：程序文件
三级：作业文件
6.2 文件的制（修）订
6.2.1 文件制（修）订的条件：
a) 公司的组织结构、技术改造、设备更新等变化，现文件不能满足需要；
b) 上级文件或标准进行修订，公司现行文件与之不符；
c) 经使用单位（部门或分公司及其部门）反映，文件的可操作性不强或与实际生产活动中行之有效的做法不相符；
d）与公司其他体系文件相抵触。
6.2.2 文件制（修）订的提出与归口
使用文件的单位负责文件制（修）订意见的提出，涉及到管理手册和程序文件的由标准部负责统一修订，作业文件由各单位自行修订。
6.2.3 文件的批准发布
修订的文件由有关领导批准后，标准部发布并收回原版本。
6.3 文件资料的更改控制
6.3.1 文件更改的分类：
a) 一般更改：指对原文件进行部分补充或完善；
b) 改版：指对原文件版面内容更改二分之一以上，或原文件的主要内容发生根本变化的更改。
6.3.2 文件更改的方法和步骤
6.3.2.1 一般更改由原文件起草单位填写“职业安全卫生和环境管理体系文件修改审批表”，经管理者代表批准后，由标准部统一下发修改页，收回原页。
6.3.2.2 改版由原文件起草单位填写“职业安全卫生和环境管理体系文件修改审批表”， 经管理者代表批准后，由标准部统一下发新版本，收回原文件。
6.3.2.3 标准部每年至少进行一次有效版本的确认，并编制有效版本目录清单，经职业安全卫生管理者代表批准后，以文件形式通知，使用部门及时对所使用文件进行更换和确认。
6.3.2.5 文件改版一般须经原文件审核人审核，若指定其他人审核，则必须获得审核所需依据的有关资料。
6.3.2.6 文件更改，标准部应进行编号登记，并编制文件更改一览表，更改后文件发至使用人时，文件接收人必须及时办理依旧换新手续，并对旧版本加盖“作废”标记，防止误用。
6.4 文件的编码
职业安全卫生和环境管理体系文件由标准部统一编码，其编码为：
企业标准
分类号
序号
版号和修改码
6.5 文件的日常管理
6.5.1 文件和资料的日常管理由公司标准部负责。
6.5.2 公司标准部应填写全公司的职业安全卫生和环境管理体系文件的收发记录。
6.5.3 公司各部门、项目部、专业公司及下属部门应填写本单位的文件收发记录，分别填写“职业安全卫生和环境管理体系文件发放登记台帐”和“规程、规范、标准发放登记台帐”。
6.5.4 文件分“受控”和“非受控”两状态，受控文件应加盖受控章，受控文件应有唯一性标识（受控号），填写在“受控” 章内，“受控”文件的发放范围由公司标准部确定。
6.5.5 作废文件应停止使用，原文件使用单位应送交公司标准部统一处理。如需留作资料，则应加“作废”标识，以确保使用文件版本的有效性，公司标准部应及时回收作废文件，予以更新，经主管领导批准后，统一进行销毁，并建立记录。
6.5.6 文件资料未经归口管理部门认可，不允许私自复制、翻印，更不许外传，复制应由归口管理部门进行，并作记录。
6.5.7 记录的制订、填写、保存按《记录控制程序》进行。
7 相关文件
QB 552-25-00——《记录控制程序》
8 相关记录
“职业安全卫生和环境管理体系文件发放登记台帐”（附表1）
“职业安全卫生和环境管理体系文件修改审批表”（附表2）
附表1：
职业安全卫生和环境管理管理体系文件发放登记表
序号
领用人姓名
版别
编号
领用人签字
日期
文件修改记录
回收日期
回收人
处理方式
附表2：
职业安全卫生和环境管理体系体系文件修改审批表
修改提出部门：
修改原因：
原文件条文
文件名称：
版 本：
修改码：
修改后文件条文
文件名称：
版 本：
修改码：
审批
经理或管理者代表：
标准化专员：
文件修改人：