4.4.4 文件化
用人单位应以适当的方式（如书面或电子形式）建立并保持下列信息：
（1） 对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
（2） 提供查询相关文件的途径。
职业安全健康管理体系文件在满足充分性和有效性的前提下，应做到最小化。
a） 目的
保持最新和足够的职业安全健康管理体系文件，确保建立的职业安全健康管理体系得到充分理解和有效运行。
b） 考虑因素
— 用人单位的文件和信息系统的详细资料，该类详细资料是为了支持其职业安全健康管理体系和职业安全健康活动，并符合职业安全健康管理体系审核规范要求；
— 职责和权限；
— 使用文件和信息的局部环境状况，以及文件的物理特性或者使用电子及其他媒介的限制条件。
c） 实施要求
（1）根据用人单位的规模及活动的类型，建立并保持职业安全健康管理体系文件，其内容应包括：
— 职业安全健康方针和目标；
— 职业安全健康管理的关键岗位与职责；
— 不可承受风险及其预防和控制措施；
— 职业安全健康管理体系的管理方案、程序、作业指导书和其他内部文件。
（2）在制定必要的文件前，用人单位应对职业安全健康管理体系所需文件和信息进行评审。
职业安全健康管理体系审核规范没有对文件的格式提出特殊要求，同时，也不必替换现有状况下正在使用的适宜的文件，如手册、程序或作业指导书。如果用人单位己建立了一个文件化的职业安全健康管理体系，可制定一个描述其现有文件与职业安全健康管理体系审核规范要求之间相互关系的综述性文件或采用其他方式，使文件编制工作更为便捷和有效。
（3）文件化时应考虑以下方面：
— 文件和信息使用者的职责和权限。在制定文件时应考虑可能因为安全性的需要而规定的使用权限，尤其是对电子形式的文件以及修改权限加以控制；
— 拟采用文件的物理特性及其使用的环境。因为这可能要求对文件形式进行考虑，对信息系统电子设备的使用也应给予类似的考虑。
d） 实施结果
— 职业安全健康管理体系综述性文件或手册；
— 文件登记册、总目录或索引；
— 程序文件；
— 作业指导书。
4.4.5 文件和资料控制
用人单位应建立并保持程序，控制本规范所要求的所有文件和资料，以满足下列要求：
(1）文件和资料易于查询；
(2）对它们进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
(3）所有对职业安全健康管理体系有效运行具有重要作用的岗位，都能得到有关文件和资料的现行版本；
(4）及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
根据法律、法规的要求和（或）保存知识的目的，留存的档案性文件和资料应予以适当标识。
a） 目的
对用人单位的职业安全健康管理体系运行和职业安全健康活动绩效至关重要的所有文件和资料予以识别和控制。
b） 考虑因素
— 用人单位的文件和信息系统的详细资料，该类详细资料是为了支持其职业安全健康管理体系和职业安全健康活动，并符合职业安全健康管理体系审核规范要求；
— 职责和权限。
c） 实施要求
用人单位应制定书面程序，以便对职业安全健康文件的识别、批准、发布和撤消以及职业安全健康资料进行控制。
无论在正常还是异常情况（包括紧急情况），文件和资料都应便于使用和获取。例如，在紧急情况下，应确保工艺操作人员及其他有关人员能及时获得最新的工程图、危险物质数据卡、程序和作业指导书等。
职业安全健康管理体系文件应书写工整，便于使用者理解，并应定期评审，必要时予以修改，同时向用人单位内所有相关人员或受其影响的人员进行传达。
d） 实施结果
— 文件和资料控制程序（包括职责分工和权限的分配）；
— 文件登记册、总目录或索引；
— 受控文件及其发放清单；
— 归档记录（其中有些记录的保存应与法律法规和其他要求相一致）。
4.4.6 运行控制
用人单位应确定与所识别的风险有关的、需要采取控制措施的运行和活动，并应对这些活动包括维护工作加以规划，使之符合下列条件：
（1）对于缺乏程序可能导致偏离职业安全健康方针、目标的运行情况，建立并保持文件化的程序；
（2）在程序中规定运行标准；
（3）对于用人单位所购买和使用的货物、设备和服务中已标识的职业安全健康风险，建立并保持管理程序，并将有关程序和要求通报供方和承包方，确保他们遵守用人单位相关的职业安全健康要求；
（4）为从根本上消除或降低职业安全健康风险，对于作业场所、工艺过程、装置、机械、运行程序和工作组织的设计，包括它们对人的能力的适应，建立有效的管理程序。
a） 目的
建立和保持计划安排，在所有作业场所实施必要且有效的控制和防范措施，以实现职业安全健康方针、目标，遵守法律、法规和其他要求。
b） 考虑因素
— 职业安全健康方针和目标；
— 危害识别、风险评价和风险控制的结果；
— 适用的法律、法规和其他要求。
c） 实施要求
用人单位应对已识别的风险建立文件化的控制程序，定期评审控制程序的适用性和有效性，并在必要时进行修改。这类风险包括引起事故、事件或其它偏离职业安全健康方针和目标的情况。
控制程序中应考虑风险可能会扩展到其他外部相关方的作业场所或控制区域的情况，例如，用人单位的员工在某客户的场地作业时，可能需要用人单位与外部相关方协商职业安全健康问题。
用人单位应建立并保持程序以确保：
— 在采购货物与接受服务前，明确相关的法律、法规要求和自身的职业安全健康要求；
— 供方符合用人单位在采购和租赁合同中提出的职业安全健康方面的要求；
— 做出安排，在使用前符合上述各项要求。
用人单位应当建立并保持程序，确保各项安全健康要求（或至少相类似的要求）适用于承包方及他们的员工。针对作业场所内承包方所制定的程序应包括：
— 评价和选择承包方时的职业安全健康标准；
— 承包方的人员在用人单位内作业时，如何报告作业场所内的工伤、疾病和事件的规定；
— 定期监测作业现场承包方各项活动的安全健康绩效；
— 确保作业开始前，用人单位与承包方之间在适当层次建立有效的交流与协调机制，包括有关危害情况交流、预防与控制措施的各项规定；
— 确保在作业开始前和作业时，对承包方或其员工开展必要的安全健康知识教育和培训活动；
— 确保承包方遵守作业现场安全健康管理程序和方案。
以下是存在风险的典型作业活动及相应控制措施的实例：
（1）危险作业任务，包括：
— 危险作业任务的识别；
— 作业方法的确定和批准；
— 作业人员应具备的资格；
— 持证上岗制度和出入危险作业场所的控制要求。
（2）危险物料管理，包括：
— 库存量和存贮位置的确定；
— 安全存贮措施和进出控制；
— 物质安全数据和其他相关信息的提供和获取。
（3）安全装置和设备的维护，包括：
— 装置和设备的供应、管理和维护；
— 个体防护设备的供应、管理和维护；
— 入口隔离和控制；
— 与职业安全健康相关的设备和高集成系统的检验和测试，如：
- 操作员防护系统；
- 防护挡板和身体保护装置；
- 制动系统；
- 烟感探测和灭火设备；
- 装卸设备（起重机、铲车、吊车和起重设备）;
- 放射源及其安全防护；
- 重要的监测设备；
- 局部通风系统；
- 医疗设施和设备。
d） 实施结果
— 运行控制程序；
— 作业指导书。
4.4.7 应急预案与响应
用人单位应建立并保持计划和程序，确定潜在的事件或紧急情况，并对其作出应急响应，以预防或减少与之有关的疾病和伤害。
应急预案与响应计划应该与用人单位的规模和活动的性质相适应，并符合下列要求：
（1）保证在作业场所发生紧急情况时，能提供必要的信息、内部交流和协作以保护全体人员的安全健康；
（2）通知并与有关当局、近邻和应急响应部门建立联系；
（3）阐明急救和医疗救援、消防和作业场所内全体人员的疏散问题。
用人单位应制定评价应急预案与响应实际效果的计划和程序，并可根据实际情况定期检验上述程序。
a） 目的
主动评价用人单位潜在的事故和应急响应需求，制定相应的应急计划、应急处理的程序和方式，检验预期的响应效果，并改善其响应的有效性。
b） 考虑因素
— 危害辨识、风险评价和风险控制的结果；
— 现有局部应急设施和制定的应急响应或协商计划的详细内容；
— 法律、法规及其他要求；
— 以往事故、事件和紧急状况的经历；
— 应急响应演练及改进措施效果的评审结果。
c） 实施要求
用人单位应制定一份应急计划，确定并提供适当的应急设备，通过定期演练检验其响应能力。
应急演练的目的在于检验应急计划的完整性和应急计划中关键部分的有效性。尽管桌面演练有可取之处，但用人单位应尽可能采用符合实际情况的应急演练方式，包括对事件进行全面的模拟，使应急计划有效。
用人单位应对应急演练结果进行评审，特别是对紧急情况发生后应急计划实施的效果进行评审，必要时修改应急计划。
（1）应急计划
应急计划应说明特定紧急情况发生时需采取的措施，并包括下列内容：
— 识别潜在的事故和紧急情况；
— 确定紧急情况发生时的负责人；
— 确定紧急情况发生时各类人员的行动计划，包括发生紧急情况的区域内所有外来人员的行动计划，例如要求承包方的人员和来访人员也撤离到指定的集合地点；
— 确定紧急情况发生时具有特定作用的人员的职责、权限和义务，例如消防员、急救人员、核泄漏或毒物泄漏处理专家等；
— 疏散程序；
— 识别并确认危险物料的使用或存放地点，以及应急处理措施；
— 明确与外部应急机构的接口；
— 与执法部门的交流；
— 与邻近单位和公众的交流；
— 重要记录资料和重要设备的保护；
— 紧急情况发生时可利用的必要资料，例如，厂区平面布置图、危险物质数据、程序、作业说明书和联络电话号码等。
用人单位在应急计划中应对外部机构的参与有明确的规定，应向这些机构说明他们需参与和可能遇到的情况，并提供相关信息，以便于他们能更有效参与应急响应活动。
（2）应急设备
应确定所需的应急设备，并保证充足提供。要定期对这些应急设备进行测试，以保证其能够有效使用。
应急设备可包括：
— 报警系统；
— 应急照明和动力；
— 逃生手段；
— 安全避难场所；
— 紧急隔离栅、开关和切断阀；
— 消防设施；
— 急救设施（包括应急喷淋、洗眼装置等）；
— 通讯设备。
（3）应急演练
应按预定计划进行应急演练。如可行，应鼓励外部应急机构参与演练。
d） 实施结果
— 文件化的应急计划和程序；
— 应急设备清单；
— 应急设备的测试记录；
— 包括以下方面的记录：
- 演练；
- 对演练的评审；
- 从评审中产生的建议措施；
- 建议措施完成的进度情况。
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