4.5.3 记录和记录管理
用人单位应建立和保持程序，用来标识、保存和处置职业安全健康记录以及审核和评审结果。
职业安全健康记录应字迹清楚、标识明确，并可追溯相关的活动。职业安全健康记录的保存和管理应便于查询，避免损坏、变质或遗失。应规定并记录其保存期限。记录应以与体系和用人单位相适应的方式保存，用来证明符合本规范的要求。
a）目的
职业安全健康记录的作用是将管理体系和有关要求的符合性情况形成文件，通过保存记录证实职业安全健康管理体系有效运行和所有过程在安全的条件下进行。因此，用人单位应建立并保存字迹清楚和标识明确的职业安全健康记录。
b）考虑因素
— 培训记录；
— 职业安全健康检查记录；
— 职业安全健康管理体系审核报告；
— 协商和交流报告；
— 事故（包括事件）报告；
— 事故（包括事件）跟踪报告；
— 职业安全健康会议纪要；
— 体检报告；
— 健康监护报告；
— 个体防护用品发放和维护记录；
— 应急响应演练报告；
— 管理评审报告；
— 危害辨识、风险评价和风险控制记录。
c）实施要求
本要素的条款基本无需特别说明，但用人单位还应考虑以下内容：
— 职业安全健康记录的处理权；
— 职业安全健康记录的保密性；
— 法律、法规及其他要求中有关职业安全健康记录保存期的规定；
— 使用电子记录可能出现的问题。
职业安全健康记录应填写完整、字迹清楚、标识明确。用人单位应确定职业安全健康记录的保存期，并将其存放在安全地点，便于查阅，避免损坏。重要的职业安全健康记录应以适当方式或按法规要求妥善保护，以防损坏。
d）实施结果
— 标识、保存和处置职业安全健康管理记录的程序；
— 职业安全健康记录得到妥善保存并便于查阅。
4.5.4 审核
用人单位应建立并保持定期开展职业安全健康管理体系审核的方案和程序，目的是：
（1）判定职业安全健康管理体系是否：
① 符合职业安全健康管理计划的安排，包括本规范的要求；
② 得到了正确的实施和保持；
③ 有效地满足用人单位的方针和目标。
（2）评审以前审核的结果；
（3）向管理者报送审核结果的信息。
用人单位的审核方案（包括时间表），应立足于用人单位活动的风险评价结果和以前审核的结果。审核程序中应包括审核的范围、频次、方法和审核人员的能力要求，以及实施审核和报告审核结果的职责和要求。
a）目的
评审职业安全健康管理体系的有效性。一般说来，职业安全健康管理体系审核时应考虑职业安全健康方针、程序及作业场所的条件和作业规程。
用人单位应制定一个内部的职业安全健康管理体系审核方案，评审自身的职业安全健康管理体系与职业安全健康管理体系审核规范的符合性，确定与职业安全健康程序的符合程度，评价是否能有效实现其职业安全健康目标。职业安全健康管理体系审核应由用人单位内部的员工和（或）由其挑选的外部人员执行，不论他们来自用人单位内部还是外部机构，均应保持公正和客观的工作态度。
注：内部审核应将重点放在职业安全健康管理体系绩效方面，不应将其与职业安全健康或其他安全检查相混淆。
b）考虑因素
— 职业安全健康方针；
— 职业安全健康目标；
— 职业安全健康程序和作业指导书；
— 危害辨识、风险评价和风险控制的结果；
— 法律、法规和其他要求；
— 良好的作业实践；
— 不符合报告；
— 职业安全健康管理体系审核程序；
— 胜任审核工作的内部、外部审核人员；
— 不符合的处理程序。
c）实施要求
（1）审核
审核是对用人单位的职业安全健康管理体系是否符合程序和规程进行全面、正式的评价。应满足下列要求：
— 按计划进行，必要时可增加审核次数；
— 由能够胜任审核工作的人员进行；
— 审核结果中应包括对程序、规程的符合性和有效性的评价；
— 明确纠正措施；
— 审核结果应予记录，并定期向管理者报告。
用人单位的管理者应对审核结果进行评审，必要时，采取有效的纠正措施。
（2）审核计划
用人单位应制定执行职业安全健康管理体系内部审核的年度计划。职业安全健康管理体系内部审核应覆盖体系范围内的所有运行活动，并评价与职业安全健康管理体系审核规范的符合性。
用人单位在确定审核频次和覆盖范围时应考虑下列因素：
— 各要素失效时所伴随的风险；
— 现有的职业安全健康绩效资料；
— 管理评审的实施结果；
— 职业安全健康管理体系或其运行环境的变化。
如果情况表明有必要进行计划外的职业安全健康管理体系审核，如事故发生之后，则用人单位应进行追加审核。
（3）管理者的支持
为确保职业安全健康管理体系审核切实有效，最高管理者应对审核工作及其有效实施作出全面承诺，应考虑审核中发现的问题及建议，并在适当时间内采取必要的措施。用人单位一旦同意开展职业安全健康管理体系审核，就应公正地完成审核过程，告知所有相关人员审核目的及意义，鼓励员工与审核人员全面合作，并如实回答他们的问题。
（4）审核人员
职业安全健康管理体系审核可由一名或几名审核人员承担。审核组开展审核时，应充分利用众多专家的专业技能。
审核人员应独立于所审核的部门或活动，了解其任务并有能力完成，具备相应的经验和掌握相关法规及体系方面的知识，能够评价绩效和发现不足，还应了解和获取与他们所从事工作有关的标准和权威性指南。
（5）资料收集与解释
收集资料的技术和手段取决于职业安全健康管理体系审核的性质。职业安全健康管理体系审核应确保基本活动的抽样具有代表性，访谈有关人员（必要时包括员工的职业安全健康代表），并检查下列相关文件：
— 职业安全健康管理体系文件；
— 职业安全健康方针；
— 职业安全健康目标；
— 职业安全健康及应急程序；
— 作业许可制度与程序；
— 职业安全健康会议纪要；
— 事故（包括事件）的报告和记录；
— 职业安全健康执法机构或其他管理机构的报告或交流记录（口头、信件或通知等）；
— 依法应予保存的登记簿与证书；
— 培训记录；
— 前次职业安全健康管理体系审核的报告；
— 纠正措施要求；
— 不符合报告。
职业安全健康管理体系审核过程中，应核对所收集的资料、信息或其他记录，避免曲解或误用。
（6）审核结果
职业安全健康管理体系审核报告的内容应明确、简洁和完整，注明日期并有审核人员的签名。审核报告中应包含以下内容：
— 审核目的和范围；
— 审核计划、审核小组成员和受审核方代表的确认、审核日期和接受审核的区域；
— 确认用于开展审核工作的参考文件（如职业安全健康管理手册）；
— 不符合的详细资料；
— 审核人员对职业安全健康管理体系与审核规范的符合性评价；
— 职业安全健康管理体系实现其目标的能力；
— 职业安全健康管理体系审核报告的分发。
用人单位应尽快将职业安全健康管理体系审核结果反馈给所有相关方，以便采取纠正措施。应在确定责任人员、完成日期和报告要求的同时，对已批准的纠正措施制定行动计划，并作出跟踪监测安排，以确保各项建议的有效落实。
交流职业安全健康管理体系审核报告时应考虑保密性要求。
d）实施结果
— 职业安全健康管理体系审核计划或方案；
— 职业安全健康管理体系审核程序；
— 职业安全健康管理体系审核报告，包括不符合报告、建议和纠正措施要求；
— 签发（关闭）不符合报告；
— 向管理者报告职业安全健康管理体系审核结果的证据。
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