职业健康安全管理手册的编写

　　一、职业健康安全管理手册作用

　　职业健康安全管理手册是阐述一个组织的职业健康安全方针和描述其职业健康安全管理体系的文件，主要就体系作概括的表述，是体系文件中的主要文件，也是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件。它对内是组织内部实施职业健康安全管理的基本法规，为各项职业健康安全管理活动提供统一的标准和共同的行为准则；对外是职业健康安全保证能力的文字表达，以使需方和第三方确信本组织的技术和管理能力，保证生产活动的职业健康安全达到规定的要求。所以，手册的编制不同于其他层次文件的编制，一方面它要求按照管理的理论，总结本组织职业健康安全管理的实践，提炼本组织职业健康安全管理的经验；另一方面它又要求按照OHSMS 标准推荐的体系要素，对组织现存的固有体系进行继承和自我完善，为组织职业健康安全管理的适用性和有效性提供条件和规范。通过职业健康安全管理手册的编写过程，实质是对组织的职业健康安全管理体系进行一次全面的审核和完善。职业健康安全管理手册的作用：

　　（1）是组织建立职业健康安全管理体系的总体规划。

　　根据OHSMS 标准制定的职业健康安全管理手册，是对组织职业健康安全方针、体系以及包括职业健康安全管理各项职能及各项管理活动的整体描述，而职业健康安全管理的各项工作和活动都是依据职业健康安全管理手册的基本规定加以细化、补充，成为具体的标准、制度，所以，它实质上起到了组织职业健康安全管理体系总体蓝图的作用。

　　（2）是统一和协调组织各部门职业健康安全活动、实施工伤事故及职业病预防和控制的根本依据和法规。

　　职业健康安全管理手册作为组织内部法规性文件，为各项职业健康安全管理活动提供了统一的标准和共同的行为准则。手册系统地、原则地规定了各项职业健康安全职责和程序，以协调体系的有效性。

　　职业健康安全管理手册又是组织各级职业健康安全管理人员实施职业健康安全管理与控制的根本依据，当组织内其他职业健康安全管理方面的标准和制度与职业健康安全管理手册相抵触时，应服从职业健康安全管理手册的规定。

　　（3）是组织向上级主管部门、需方或第三方提供职业健康安全保证能力和水平的文字表述。

　　此外，编制职业健康安全管理手册还可达到如下目的：

　　1）描述组织的方针、目标、承诺、程序和要求，展示组织职业健康安全管理体系重点解决的问题；

　　2）总体描述和实施有效的职业健康安全管理体系；

　　3）提供改进的常规控制，促进管理活动；

　　4）为审核职业健康安全管理体系提供文件依据；

　　5）职业健康安全管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；

　　6）按职业健康安全管理体系的要求和相应方法培训人员；

　　7）向组织各级管理者展示组织职业健康安全管理的总框架；

　　8）向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；

　　9）明确各部门的职责与相互关系；

　　10）对外介绍职业健康安全管理体系；

　　11）证明其自身职业健康安全管理体系符合标准规定。

　　编写职业健康安全管理手册应遵循指令性、符合性、系统性、协调性、先进性、可行性、可查性等项原则。

　　职业健康安全管理手册内容即要有系统性，又要避免面面俱到、冗长重复。它不可能像具体工作标准或管理制度那样详尽，对各要素内容、要素间的关系和控制程序只需概括地作出原则规定。在描述时，要求文字准确、语言精炼、结构严谨，还要通俗易懂，以便组织内全体员工能理解和掌握。概括起来就是：系统阐述，突出重点；层次清楚，协调统一；整体优化，切实可行。

　　职业健康安全管理手册在深度和广度上可以不同，取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质，以适应组织的实际需要。对于中、小型组织，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数组织为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。

　　二、职业健康安全管理手册编写工作程序

　　职业健康安全管理手册是在职业健康安全管理体系的设计阶段形成的文件，该文件应当按照OHSMS体系分析的结果，对体系的构成、各要素的内容及其相互之间的联系作出系统、明确和原则的规定，在初始评审和体系设计之后编制。

　　编制职业健康安全管理手册工作程序如图7-3-1 所示。

　　（1）资料收集与分析：

　　1）需要收集的主要资料包括：①组织机构现状；②各部门职责和权限现状（各部门确认的）；③各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；④对现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明；⑤对现有的各种技术标准、规范以及各部门执行情况的说明。

　　2）资料分析：①评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；②评价工作接口现状，列出需研究、解决的工作接口问题的清单；③评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。

　　（2）职能完善和职责、权限的确定：

　　1）现有部门的职责和权限调查；

　　2）列出需要调整或补充的职责和权限的清单；

　　3）提出调整或补充职责和权限的议案；

　　4）有关部门讨论，提出修改意见；

　　5）由组织最高管理层研究决定；

　　6）发布有关明确职责和权限的文件；

　　7）在编写文件和运行过程中发现需进一步明确或补充的问题应随时决定并补充发文。

　　（3）确定管理手册结构。

　　（4）落实手册编写的组织工作。

　　（5）制定编写手册的工作计划。

 

　　三、职业健康安全管理手册的内容

　　（1）内封面：

　　1）组织名称；

　　2）组织标准编号；

　　3）手册标题；

　　4）符合标准的版次；

　　5）手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。

　　（2）批准页：声明手册是职业健康安全管理体系的纲领性文件，是全体员工必须遵守的法则；最高管理者批准发布实施的命令（含最高管理者签字），批准发布日期和实施日期。

　　（3）适用范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织的行政范围、地理范围和应用领域。

　　（4）对职业健康安全管理者代表的任命书。

　　（5）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节的主要附录等。

　　（6）组织的概况：单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。

　　（7）术语和定义：手册应尽量使用公认术语和定义，但需要时可根据本组织实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义。

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　　（8）领导承诺：明确提出组织的承诺（最高管理者签字）。

　　（9）职业健康安全方针：明确提出组织的职业健康安全方针（最高管理者签字）。

　　（10）组织机构、职责和权限：明确本组织内部机构设置（可给出组织机构图）、各职能部门职责权限（可给出职责分配图）、隶属工作关系。

　　（11）体系要素描述：是对职业健康安全管理体系)& 个要素和职业健康安全管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等；同时为程序文件提供查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。

　　这部分一般按要素及其层次划分章节进行阐述。在编写职业健康安全管理手册时，可以将几项要素合为一个要素而在一章中阐述，也可将每一项要素分别写出，但一定要覆盖17 个要素，阐明各要素之间的联系和区别。章节的顺序，一般可控OHSMS标准中所列出各体系要素的顺序编排。

　　这些要素可按下列内容编写：

　　1）概述（或目标、总则）。阐明该要素的目标和实施该要素应遵循的准则。要素的目标是指其职能发挥至最佳状态时应达到的期望目标；

　　2）职责：描述此要素的责任部门，协助部门；

　　3）内容要求：要素要求的一定要写到；

　　4）相关文件。

　　体系要素描述应注意的事项：①无程序要求的要素（如职业健康安全方针、目标与指标、组织机构与职责、职业健康安全管理体系文件、管理评审等）尽量在手册一级文件中叙述清楚；②有要求制定程序的要素，简要描述，详见程序；"按标准要求写，尽量贴近组织的实际操作情况。

　　（12）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料（包括程序文件一览表、作业文件一览表、OHSMS记录一览表和手册更改记录表等）。

　　四、手册的批准、发布和控制

　　（1）手册发布前，手册编写责任人应对手册内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审定，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出批准的识别标记。

　　（2）批准后手册发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，保证合理发放和控制。

　　（3）应规定手册编制、控制和更改协调办法。

　　五、职业健康安全管理手册目录示例

　　（1）职业健康安全管理手册的发布令。

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　　（2）职业健康安全管理者代表任命书。

　　（3）职业健康安全方针。

　　（4）组织简介。

　　（5）目的、适用范围、引用法规及标准、定义。

　　（6）职业健康安全管理体系要素：

　　1）总要求；

　　2）职业健康安全方针；

　　3）危险源辨识、风险评价和风险控制策划；

　　4）法规和其他要求；

　　5）目标和指标；

　　6）职业健康安全管理方案；

　　7）组织结构与职责；

　　8）培训、意识与能力；

　　9）协商和沟通；

　　10）职业健康安全管理体系文件；

　　11）文件和资料控制；

　　12）运行控制；

　　13）应急准备和响应；

　　14）绩效测量和监视；

　　15）事故、事件、不符合、纠正和预防措施；

　　16）记录；

　　17）内部审核；

　　18）管理评审。

　　（7）附录：

　　1）职业健康安全法律、法规标准及要求清单；

　　2）重要危险因素清单；

　　3）目标、指标、管理方案；

　　4）职业健康安全管理组织结构图。

　　六、职业健康安全管理手册中几项要素描述示例

　　示例1.

 

　　（1）概述：建立并保持程序以获取职业健康安全法律、法规、标准和其他要求，确认其符合性并跟踪其变化以及时更新。

　　（2）职责：安全科负责职业健康安全法律、法规和其他要求的获取及适用性确认，对符合性进行检查。

　　各单位应严格遵守已确认的职业健康安全法律、法规、标准及其他要求。

　　（3）控制要求：

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　　1）按程序获取并确认职业健康安全法律、法规和其他要求；

　　2）建立适用的职业健康安全法律、法规、标准和其他要求的台账；

　　3）根据公司生产的变化，确定新的重大风险对法律、法规的符合性；

　　4）跟踪法律法规和其他要求的变化，并及时更新相应台账。

　　（4）相关文件：

　　1）AB/CDE/HJK———1999：职业健康安全法律、法规识别确定程序；

　　2）AB/.../...———1999，法律、法规、标准清单。

　　示例2：

 

　　（1）概述：依据本公司的职业健康安全方针和确定的重大风险，制定职业健康安全目标，公司的目标应分解到各部门，以实现对工伤事故和职业病的预防和持续改进。

　　（2）职责：

　　1）安全科负责提出和修订公司的职业健康安全目标及其日常检查；

　　2）职业健康安全管理者代表负责审查职业健康安全目标；

　　3）相关单位负责本单位职业健康安全目标分解和细化并落实；

　　4）总经理负责审批职业健康安全目标。

　　（3）控制要求：

　　1）目标制定的依据

　　a）公司的职业健康安全方针；

　　b）要考虑技术的先进性及可选方案；

　　c）相关方的期望和要求，法律、法规的要求；

　　d）经营管理与竞争的要求，市场状况，经济条件。

　　2）目标的检查与修订

　　a）安全科组织有关部门每半年对公司职业健康安全目标、指标的实施情况进行一次（必要时可增加次数）检查，并将结果报职业健康安全管理者代表。

　　b）当目标和指标需要修订时，安全科应报管理者代表，并提交职业健康安全管理评审会议，各部、科要根据评审结果对本部门的目标进行相应的修订。

　　c）各部、科应根据职业健康安全管理方案的实施，对分解的门标实施过程进行检杳和控制。当重要危险因素发生变化时，应及时修订目标和指标并文件化。

　　d）目标和指标的变更和修订必须经职业健康安全管理者代表审核，总经理批准。

　　（4）目标与指标见附录（略）

　　（5）相关文件

　　AB/.../...———1999职业健康安全目标、指标管理程序

　　示例3：

 

　　（1）概述

　　为保证职业健康安全目标、指标的实现，制定职业健康安全管理方案并确保执行。

　　（2）职责

　　1）安全科负责组织有关职能部门研究提出职业健康安全管理方案的草案；

　　2）职业健康安全管理者代表负责审查职业健康安全管理方案；

　　3）各单位根据分解的目标，制定具体落实方案，由安全科进行监督检查；

　　4）总经理负责审批职业健康安全管理方案。

　　（3）控制要求

　　1）管理方案的制定

　　a）管理方案应明确实现目标；

　　b）管理方案要有技术措施，并且可行；

　　c）管理方案要写明完成的时间和进度；

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　　d）管理方案要有规定的责任部门；

　　e）重大危险因素应制定职业健康安全管理方案。

　　2）职业健康安全管理方案的审批和实施

　　a）制定、修订后的职业健康安全管理方案要形成文件，报职业健康安全管理者代表审查，并报总经理批准；

　　b）为了保证职业健康安全管理方案的实施，公司的最高管理者要保证所需资源的落实。

　　3）职业健康安全管理方案的修订。

　　a）职业健康安全管理方案应随公司活动、生产和服务的变化及时调整和修订；

　　b）职业健康安全目标和指标发生重大变化时，安全科应组织有关职能部门对职业健康安全管理方案进行修订或补充；

　　c）由于管理评审或审核要求应对管理方案进行修订。

　　（4）职业健康安全管理方案（略）

　　示例4：

 

　　（1）概述

　　建立并保持员工职业健康安全管理体系培训程序，明确培训需求，确保全体员工，尤其是重要岗位的相关人员能够胜任他所担负的工作，以满足职业健康安全管理体系建立及运行要求。

　　（2）职责

　　1）安全科负责确定员工的培训需求，并将其文件化；

　　2）各部门根据安全科确定的员工职业健康安全培训需求实施培训；

　　3）人事部根据培训需求进行组织协调并制订年度培训计划。

　　（3）控制要求

　　1）根据体系文件要求，确定培训需求，明确需要培训的岗位（工种）或人员；

　　2）培训计划应明确对各类人员的培训要求、培训方式及应达到的效果；

　　3）对可能产生重大事故的岗位人员应进行培训，使其明确自己的职责，并熟悉本岗位应急准备与反应措施；

　　4）对全体员工都应进行安全意识教育，使其理解本公司的职业健康安全方针，提高安全意识和持续改进的自觉性；

　　5）安全知识的培训不局限于课堂教学，要充分选用公司的内部会议、板报、公司报、广播、有线电视等进行职业健康安全知识的培训教育。

　　（4）支持文件

　　AB/.../...———1999《职业健康安全培训管理程序》；

　　AB/.../...———1999《对相关方的控制程序》。