0HSMS记录的设计应与编制程序文件和作业文件同步进行，以使0HSMS记录与程序文件和管理作业文件协调一致、接口清楚。
1．编制记录总体要求的文件
根据标准、手册和呈现文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表格的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求做出统一的规定。
2．表格设计
在编制程序文件与作业文件的同时，分别制定与各程序相适应的记录表格。必要时可附在程序文件和作业文件的后面。
3．校审和批准
汇总所有记录表格，组织有关部门进行校审。校审的重点，应从体系的整体性出发，重点是各表格间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性。校审并作相应修改后报主管领导批准。
4．汇编成册
将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的记录表式要规定填写说明。
5．要求
①应建立并保持有关OHSMS记录的标识、收集、编目、查阅、归档、储存、保管、收回和处理的文件化程序。
②记录应在适宜的环境中储存，以免损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制定相关方查阅和索取所需记录的有关规定。
③应明确记录所采用的方式(如文字填写、缩微胶卷、磁盘或其他媒介)。
④按规定表式填写或输入记录，做到记录内容准确、填写(输入)及时、字迹清楚、整齐。
⑤应根据需要规定记录的保存期限，一般应遵循的原则是：有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管；合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方确定。
⑥应规定对过期或作废记录的处理办法。
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