文件控制程序

    1   目的

    加强对文件的控制，确保集团公司内与管理体系有关的各个场所都能及时获得和使用有效的文件。

    2 适用范围

    适用于集团公司管理体系有关的文件控制和管理。

    3  职责

    3.1 集团公司办公室是本程序的主责部门。负责集团公司管理性文件的控制和管理；负责对集团公司各单位/部门文件的控制和管理并进行检查和监督。

    3.2    集团公司各部门负责本部门文件的控制和管理。技术文件、企业技术标准由集团公司工程技术部负责管理和控制，管理体系文件由集团公司安全质量监督管理处负责管理和控制。

    3.3 集团公司档案部门负责文件的归档和管理工作。

    3.4 分公司、各项目经理部按照与集团公司对口关系，负责本单位各类文件的管理。

    4  工作程序

    4.1 文件的分类：文件分为内部文件和外部文件两大类。

    4.1.1  内部文件：指集团公司内部形成的文件，包括：

    a） 行政管理文件；

    b） 管理手册、程序文件；

    c） 项目策划文件（施工组织设计或质量计划、施工方案、环境方案、职业健康安全管理方案）；作业指导书；自行编制的技术标准、校准规程、工法、准则、管理制度；竣工文件；

    d） 文件资料清单；

    e） 工程合同、采购合同、外包合同等。

    4.1.2  外部文件：指来自集团公司外部的文件，包括：

    a） 国家和地方的法律、法规和规定；

    b） 国家和行业规范、标准；

    c） 上级单位、地方政府部门、行业协会等发放的文件；

    d） 施工图纸、标准图集、变更设计通知书等。

    4.2    文件的编号

    4.2.1  文件的编号分为文号和发放号。

    4.2.2  集团公司管理性文件的文号由办公室统一编号。

    4.2.3  各类管理性文件、技术性文件、合同等，由文件编制/产生部门统一编号。

    4.2.4  文件的发放号由文件发放部门统一编号。 4.3    文件的编制、审批

    4.3.1  管理手册由集团公司安全质量监督管理处负责编制，管理者代表审核，总经理审批。管理手册发放分为受控和非受控两种版本状态，受控版本在发放时进行编号、登记，在《管理手册》上填写发放号，非受控版本按普通文件发放。管理手册的发放和回收由集团公司安全质量监督管理处管理。

    4.3.2  程序文件由集团公司安全质量监督管理处组织有关部门编制，分管领导审核，管理者代表审批。

    4.3.3  技术文件由集团公司工程技术部组织编制，总工程师审批。

    4.3.4  其他文件由相关部门组织编制，分管领导审批。必要时报总经理审批。

    4.4    文件的发放及控制

    4.4.1  文件的发放由各文件管理部门负责，按发放范围发放，确保各有关场所都能得到。

    4.4.2  文件的发放应做好发放记录。重要的文件应编号发放。使用的文件审批发放表应反映文件发放去向、发放数量。文件收发工作按照《中铁十局集团有限公司公文处理办法》执行。

    4.4.3  文件实行分层次控制管理，各单位/部门应编制本单位/部门的“适用文件清单”，以便管理控制。

    4.4.4  当文件丢失或破损影响使用时，应到文件管理部门办理补发或更换手续，文件管理员要做好记录并将破损文件按有关规定销毁。

    4.4.5  单位在被撤消前，必须将管理体系文件交回原文件发放部门。

    4.4.6  新成立的单位应根据需要申请补发管理体系文件。原发放部门可复制文件发放，并做好发放记录。

    4.4.7  施工图纸、变更设计的管理

    a） 由各单位工程技术部门指定专人管理，建立目录清单；

    b） 建立发放记录，经各单位技术负责人批准发至有关人员；

    c） 施工中的变更设计书、设计变更图纸按上述a、b款办理；

    d） 重大的变更设计应通知集团公司工程技术部。

    4.4.8  保密文件按规定的密级，在规定范围内使用。

    4.5    文件的更改、换版、作废、销毁

    4.5.1  需要更改的文件应由更改部门提出申请，经分管领导审核后，进行修改。并按照4.3条款批准。

    4.5.2  文件更改经批准后，按“文件审批表”的名单发放文件修改通知单，集团公司各部门/单位文件管理员据此修改。文件修改时要注明更改标识和更改生效时间并做好记录。标识采用修改码（从0到9）。

    4.5.3  文件经多次更改或文件需进行大幅度更改时应进行换版，换发新版本。原版次文件作废。

    4.5.4  公司文件的换版应在新发文件中注明，各对口部门收文后立即撤换作废文件，并做好记录。

    4.5.5  作废文件的处理：

    a） 为了防止误用失效文件，应立即从使用场所撤回已失效的文件；

    b） 对作废文件在文件上标注“作废”字样，在“适用文件清单”中加以注明。集团公司通过发布“作废文件”的通知，控制文件的有效性。各部门/单位根据通知及时标识、注明；

    c） 对需作资料保存的作废文件，文件管理员要在“适用文件清单”中注明“保留”，并在保留的文件上注明“保留资料”字样。

    4.5.6  需销毁的文件由公司各部门/单位文件管理员填写“文件销毁申请单”，部门/单位负责人批准后，自行销毁。

    4.6    文件保管和借阅

    4.6.1  文件的保管

    a） 各部门按照文件分类单独立卷保管。卷盒应编号，卷内应有目录，便于查找；

    b） 外来文件应尽可能单独立卷存放；

    c） 文件应有良好的存放环境，并整齐有序。

    4.6.2  文件借阅

    a） 公司内部人员借阅文件，应在“文件借阅登记表”上登记，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还文件，到期不归还者由文件管理员收回；

    b） 公司外部人员借阅文件，必须经分管领导批准。

    4.7 外部文件的控制

    需要转发的各类外部文件，由文件对口管理部门提出，经分管领导批准后转发。文件的发放及管理按照本程序执行。

    4.8 文件管理

    4.8.1  要坚持“使用方便，控制重点”的原则，各主责部门、分公司、各项目经理部应设专/兼职文件管理员，负责文件的收集、整理、归档工作。

    4.8.2  各单位/部门的文件管理员应及时对本单位/部门的“适用文件清单”进行更新和补充，同时便于文件的查阅，以达到有效控制文件的目的。

    4.8.3  各单位/部门的文件管理员应每季度对文件的管理进行检查，发现问题及时处理；集团公司办公室每半年对各单位/部门文件的管理进行检查，并做好检查记录。

    5相关文件

    6  记录

    6.1 文件发放表

    6.2 文件修改通知单

    6.3 文件借阅登记表

    6.4 文件销毁登记表

    6.5 适用文件清单表

    6.6 作废文件通知

    6.7 文件检查记录

    6.8 归档登记表按档案部门规定格式