1目的
对管理体系运行记录进行控制和管理，提供质量、环境和职业健康安全管理符合要求及管理体系有效运行的客观证据，实现质量、环境和职业健康安全管理活动的可追溯性。
2适用范围
适用于集团公司管理体系所有相关的记录。
3职责
3.1 集团公司安质处为主责部门，负责本程序的监督、检查、管理。
3.2 集团公司各相关部门，对规定的管理活动和运行过程应做好相应记录，并做好记录的保管、整理和归档工作；负责对直属项目经理部、分公司、项目经理部涉及本专业的记录进行监督、检查。
3.3 直属项目经理部、分公司、项目经理部负责本单位管理体系运行记录的填写、收集、整理、上报、管理工作。
4工作程序
4.1 记录的范围：管理体系运行中产生的质量记录、环境保护、职业健康安全工作记录，包括对相关方进行控制的记录；外包过程涉及的相关记录。
4.2 记录的编制、设计和规定
4.2.1 集团公司各主管部门在程序文件中，设计出相关的记录格式。经管理者代表审核批准后，统一编制下发。
4.2.2 程序文件中所列记录由集团公司安质处统一编号，并列出记录清单。未列入清单的其他检验、试验、测量、材料试验、工程质量评定等记录按国家、行业标准及建设单位的规定执行。
4.2.3 记录要满足标准要求并与程序文件内容相吻合。
4.2.4 记录表格式样一般采用文字和图表形式，在特定的情况下也可以采用照片、录像、拷贝、电子媒体等形式。
4.3 记录的填写要求：
4.3.1 记录填写时应字迹工整、清晰，易于识别。各种记录不允许用铅笔、圆珠笔填写（有特殊要求的除外）；
4.3.2 记录必须及时、真实、准确、完整；
4.3.3 施工资料应与施工过程同步进行记录。
4.4 记录的管理
4.4.1 记录档案应分类、编目管理，便于检索查阅。
4.4.2 各单位的记录的管理：
a）管理体系的记录按照程序文件规定由各单位/部门专人管理；
b）施工过程的记录应设专人负责收集、保管工作。需编入竣工文件的施过程记录在工程竣工后，按竣工文件有关规定归档；
c）供方的记录应由专人负责收集、保存，工程竣工后，审核整理编入竣工文件交集团公司/分公司档案室归档。必要时单独立卷保管。
d) 外包工程的质量记录按照c）条管理。
4.4.3 记录的保管场所应具备良好的条件,以免丢失、损坏。重要的记录保管应符合国家档案管理的规定。
4.5 记录的查/借阅
4.5.1 如需要时，可将记录提供给上级、顾客或其代表查阅。
4.5.2 集团公司档案室管理的记录：集团公司内部查/借阅需经公司办公室负责人批准，并办理查/借阅手续，外部查/借阅需经主管领导批准，并办理查/借阅手续。
4.5.3 各单位/部门管理的记录：外部查/借阅需经各自主管领导批准，并办理查/借阅手续。
4.6 记录的保存年限
4.6.1 管理体系记录保存年限在记录清单中规定。重要的记录，应按照集团公司档案管理规定执行。
4.6.2 工程合同有要求时，工程项目质量记录的保存期应征求顾客意见。
4.7 记录的移交与销毁
4.7.1 各项目经理部管理的记录在工程项目竣工交验期间，经项目技术负责人审核后按照下列方式处理：
a）需要列入竣工文件的编入竣工文件；
b) 需要移交公司对口部门的，整理后移交；
c) 没有保留价值的经审批后销毁。
4.7.2 由部门保管的已满规定保存期限的管理体系记录，由保管员填写“记录销毁申请表”，应由部门负责人审核后销毁。
4.7.3 集团公司/分公司档案室保管的记录的销毁执行集团公司的《档案管理办法》(有关规定)。
5相关/支持性文件
5.1《文件控制程序》 QB/ZTSJ-CX-01
5.2 集团公司《档案管理办法》
6记录
6.1 文件借阅登记表 J1-3
6.2 文件销毁登记表 J1-4
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