1．系统性
一企业应对其职业安全健康管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统、有条理地制订各项程序；
一所有文件应按统一规定的方法编辑成册；
一各
层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序；
一各层次文件应涉及职业安全健康管理体系一个逻辑上独立的部分。
2．法规性
一体系文件应在总体上遵循职业安全健康管理体系审核规范，以及国家或主管部门的有关法规要求；
一文件一旦批准实施，就必须认真执行；
一文件修改只能按规定的程序进行。
3．协调性
一体系文件的所有规定应与企业的其他管理规定相协调；
一体系文件之间应相互协调；
一体系文件应与有关技术标准、规范相互协调；
一处理好各种接口，避免不协调或职责不清。
4．见证性
一体系文件作为客观证据(适用性证据和有效性证据)向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织职业安全健康管理体系的运行情况；
一对于审核来讲，职业安全健康管理体系文件可作为下列方面的客观证据：
•危险因素已被辩识、评价并得到控制；
•有关活动的程序已被确定并得到批准和实施；
•有关活动处于全面的监督检查之中；
•职业安全健康绩效和持续改进等。
5．唯一性
一对一个企业，其职业安全健康管理体系文件是唯一的；
一通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解；
一决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用；
一不同企业的文件可具有不同的风格。
6．适用性
一体系文件应根据标准的要求、企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；
一体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应；
一所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻。
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