OHSAS18001职业健康安全管理体系与ISO9001质量管理体系和ISO14001质量管理体系同样，记录是组织开展OHSAS18001职业健康安全管理所必不可少的证据，记录可以使OHSAS18001职业健康安全管理体系过程具有可追溯性，从而获得有益的经验信息，为持续改进OHSAS18001职业健康安全管理体系提供依据。
组织应建立和保持程序，用于OHSAS18001职业健康安全管理体系的记录的控制与管理，程序中应规定对记录的标识、保持、处置的职责、范围、方法等内容和要求。
1、记录应字迹清楚、标识明确，并可以起到追溯相关职业健康 活动的作用。因此，应对记录的过程及记录的标识方法提出要求，以便于记录的识别、追溯。
2、应规定并提供记录的保存条件，以易于记录的保存、管理和查阅，并能防止记录丢失、损坏和变质。
3、应规定记录的管理及保存的范围。
4、规定记录的保存期限，保存期限的长短应根据记录在OHSAS18001职业健康安全管理体系中的重要性分别确定。