1 目的
有效控制××铝QEHS管理体系有关文件、资料，确保所使用文件的正确性、有效性。
2 适用范围
适用于QEHS管理体系有关的文件、资料控制。
3 术语和定义
受控文件：指文件的发放、更改、回收和作废都按规定进行控制，以确保文件持有人持有效版本的文件。
非受控文件：指文件的更改、作废不通知文件持有人的文件。
4 职责
4.1 最高管理者
负责批准发布QEHS管理手册。
4.2 管理者代表
负责批准发布QEHS程序文件。
负责组织对现有体系文件的定期评审。
4.3 实业管理部（安全环保部）
负责公司管理手册、程序文件、管理制度、记录的发放、登记。
负责收集和管理与体系有关的文件、资料。
负责QEHS文件管理体系有关文件、资料的编制。
4.4 各部门、各二级单位负责与本部门、本单位QEHS管理体系文件的编制、使用和保管并收集、整理和管理QEHS管理体系的文件、资料等。
5 工作程序
5.1 文件分类、编号
QEHS管理体系文件、资料包括管理手册、程序文件、作业指导书、记录等。
文件的编号见《中国××铝业公司质量环境和职业健康安全管理体系文件编制导则》。
5.2 文件的编写、审核、发布、发放
5.2.1 公司《质量环境和职业健康安全管理手册》由实业管理部（安全环保部）组织编写，管理者代表审核后上报最高管理者批准发布。
公司程序文件由实业管理部（安全环保部）组织编写，管理者代表批准。作业文件包括管理类文件、技术类文件、工作程序类文件和岗位工作类文件。记录由所属二级单位根据实际情况自行编制。
5.2.2 原版文件（含批准依据）应交实业管理部（安全环保部）统一保管，各部门使用的均为“副本”。
5.2.3 应确保文件使用的各场所都能得到相关文件的适用版本，文件的发放填写《文件发放、回收记录》。
5.3 文件的受控状况
5.3.1 管理手册、程序文件、作业文件（如各种规章制度、管理标准、岗位作业标准）以及公司在用的其他质量环境和职业健康安全文件、法规和资料等加盖“受控”章和按分发号进行控制。凡盖受控章的文件必须跟踪修改状态，而非受控文件（不盖受控章）不再跟踪修改。
5.3.2 对于一次性或短期使用的文件，如月计划、周计划，不盖“受控”章，有统一的编号即可。
5.3.3 外来的QEHS法律、法规、标准不加盖“受控”章，由归口管理部门定期进行审核，并出具《××××年有效外来文件清单》。凡过期的作废文件应隔离存放并作失效标识，以保证在使用现场为有效版本。
5.4 文件的更改
5.4.1公司《质量环境和职业健康安全管理手册》的更改由实业管理部（安全环保部）负责，相关部门提出《文件更改申请单》，说明更改的原因，管理者代表负责组织有关人员更改，最高管理者批准。
5.4.2 公司程序文件的更改由各部门提出《文件更改申请单》，经管理者代表审批，采用换页更改，由实业管理部（安全环保部）发放《文件更改通知》，并收回废页，各部门组织填写《文件更改记录表》。实业管理部（安全环保部）、相关部门在文件更改后一个月内对文件更改情况进行检查。
5.4.3 公司《质量环境和职业健康安全管理手册》、《程序文件》的更改作废的原文件（包括作废页）必须由实业管理部（安全环保部）收回，以确保有效文件的唯一性，其他作废文件由相关部门负责收回。
5.5 文件的发放与接收
5.5.1 文件的使用者应填写《文件发放、回收记录》，经相应主管部门负责人审批方可领用。文件的接收部门应填写“受控文件接收清单”，接收人签章。
5.6 文件的保存
5.6.1 文件须妥善保管。
5.6.2 对受控文件，应及时填写《文件控制清单》。
5.6.3 与质量环境和职业健康安全管理相关的技术文件资料的保存应符合有关法律规定，具体保存时间由实业管理部（安全环保部门）根据法规确定。
5.7 文件的作废与销毁
5.7.1 所有失效或作废文件须及时从所有发放或使用场所撤出，经原审批部门核准后，加盖“作废”印章。
5.7.2 作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请》，经公司实业管理部（安全环保部）批准后销毁。
5.7.3 借阅、复制与质量环境和职业健康安全管理体系有关的文件时，经办人应填写《文件借阅、复制记录》，由公司实业管理部（安全环保部）审批后方可借阅、复制。复制的受控文件必须登记编号。
5.8 外来文件
5.8.1 办理过程：签收、登记、承办等。
5.8.2 办理的步骤：见公司文件《行政公文处理暂行规定》。
6相关文件
《档案管理制度》
《行政公文处理暂行规定》
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