物资采购和管理程序

　　1 目的

　　通过对物资采购、搬运、储存、发放过程的管理与控制，确保物资质量符合规定的质量标准，并满足环保与职业健康安全管理的要求。

　　2 适用范围

　　适用于集团公司质量体系覆盖范围内，物资采购、搬运、储存与发放的管理与控制。

　　3 职责

　　3.1 集团公司生产副总经理对本程序负责。

　　3.2 集团公司工程技术部是本程序的主责部门。安质处是相关部门。

　　3.3 分公司、各项目经理部负责本程序的执行、检查落实。

　　3.4 物资部门负责物资采购、运输、搬运、验收、储存与发放。

　　3.5 安全质量监督管理部门负责劳动防护用品、防暑防寒用品等的采购、验收、发放与检测。

　　4 工作程序

　　4.1 工程备料单

　　各项目经理部工程技术部门依据技术管理的有关规定确定物资需求，编制工程备料单，按规定程序审核批准后交物资部门。必要时工程技术部门应就工程备料单进行技术交底。批准后的工程备料单不得随意改动。由于设计及施工组织设计变更、核算错误等原因，需变更工程备料单内容时，应另外编制工程备料单进行追加或核减；也可先将原工程备料单作废，重新编制。

　　4.2  物资采购权限的确定

　　4.2.1  施工合同或业主发布的其它文件中规定由建设单位负责采购的物资，由建设单位进行采购。

　　4.2.2  集团公司内部签定的项目委托代理合同、项目管理目标责任书有约定的按约定执行。

　　4.2.3 劳动防护等用品的采购由分公司安全质量管理部门负责，数量较大或集中发放的用品由集团公司组织招标选购。除个别危害性较小的用品（如肥皂、毛巾）委托现场采购外，禁止项目部自行采购。

　　4.3    编制物资采购（申请）计划

　　a) 对于权限内采购的物资，物资部门应编制物资采购计划（J13-1），经物资部门负责人审核，报分管领导批准后实施。

　　b) 对于上级负责采购的物资，则应向上级物资部门提报物资申请计划，由上级物资部门编制物资采购计划。

　　c）需要采购的劳动防护等用品，安全人员应编制需求计划（J13-9），经项目负责人核准上报分公司安全质量管理部门，分管领导批准后组织实施或下达委托采购计划。

　　4.4 评价供应商

　　采购物资前，物资采购部门应对供应商提供合格物资的能力进行评价。顾客以文件形式指定的供应商可以不评价。

　　4.4.1评价权限的划分依据

　　根据“谁采购谁评价”的原则，物资由哪一级负责采购就由哪一级物资部门负责评价供应商。

　　4.4.2合格制造商标准：

　　a) 工业品制造商应具有营业执照，业务内容在其经营范围之内；

　　b) 实行了生产许可证制度的产品，制造商应有生产许可证；实施强制性认证的产品，制造商应具备ccc认证证书；实施认证的铁路专用产品，制造商应具备铁路产品认证证书；实施制造特许证制度的铁路专用器材，制造商应具备制造特许证书。

　　c) 产品质量符合标准要求；

　　d) 能提供产品检验合格证/材质报告书。

　　4.4.3  合格销售商标准：

　　a) 有营业执照，业务内容在其经营范围之内；

　　b) 实行专营（或特许经营）的物资，销售商应有专营（或特许经营）许可证；

　　c) 价格合理，费用低，能保证供应。

　　d) 诚实守信，服务优良。

　　4.4.4  评价程序

　　a) 成立供应商评价小组，组长由物资部门负责人担任，工程技术部门配合。采购物资对工程质量影响轻微的，由采购人员在采购过程中直接评价。

　　b) 评价小组应根据货源情况确定评价对象，收集能够反映供应商提供合格产品能力的资料和证据，必要时进行现场考察，填写供应商评价表（J13-2），初评合格后报分管领导。

　　c) 分管领导审查批准。

　　4.4.5 劳动保护用品、防暑防寒用品等的合格供应商必须是符合安全生产资质条件的生产厂家，由集团公司正式确定。

　　4.5 编制合格供应商名录

　　物资采购部门根据供应商评价表，编制合格供应商名录（J13-3）。

　　4.6 签订物资采购合同

　　4.6.1 物资采购合同应全面正确地反映采购要求，合同内容一般包括（但不限于）：

　　a）物资名称、规格、型号、质量、数量、包装要求、价款、交货日期、交货地点、运输方式、结算方式、履约期限、违约责任、解决纠纷方式。

　　b）当有必要在货源处验证时，采购合同应对验证的安排及产品放行的方法做出规定。

　　c）当所购物资有可能对环境、职业健康安全造成危害时，应在合同中对产品的包装、运输方法提出要求。

　　4.6.2 书面物资采购合同的签订、审核、批准程序，执行集团公司/分公司制定的合同管理办法。

　　4.7顾客提供物资

　　各项目经理部物资部门根据工程施工合同、工程备料单或业主发布的其它文件，向顾客或顾客指定的物资供应机构提报物资申请计划，并办理提料、运输、接收业务（顾客负责的除外）。

　　4.8货源处验证

　　当采购合同中有货源处验证条款时，采购人员应负责与供应商联络，安排适宜的验证时间，分管领导应委派有资格的人员实施验证，验证人员依据有关标准进行验证并做好记录。未经验证或不符合放行条件的物资，不得发运。

　　4.9 进货验证

　　物资入库（进场）由管库人员进行验证，以确定其数量和质量状态，验证合格后的物资方可入库保管及发放使用。进货验证物资的范围包括：市场采购物资（包括顾客指定采购的物资）、内部单位调拨物资、顾客提供的物资。进货验证由管库人员实施，并填写进货验证记录（J13-4）。程序如下：

　　4.9.1 验证随行资料是否齐全、清晰和真实有效。

　　4.9.2 检查产品的标志是否符合要求，是否标明了制造商名称或代码，限期使用的产品是否标明了安全使用期，强制性认证产品是否有强制性认证标志，验证产品标志、随行资料、采购合同三者的一致性。

　　4.9.3按照有关物资技术保管规程和产品标准对实物进行数量验收和外观检验。

　　4.9.4 当规范有要求，或经过上述检查验证尚不能确定物资是否合格时，应由试验员进行理化性能检测。

　　4.9.5  劳动防护等用品由安全人员验收签字，并上报分公司安全质量管理部门备案；集团公司/分公司安全质量管理部门可组织抽检或送国家质量卫生检验中心检测。

　　4.10  物资验证状态标识

　　管库人员应采用挂牌的方法对物资的验证状态做出标识。物资的验证状态分为未检、待判、合格、不合格，含义如下：

　　a) 未检：该批物资进货检验工作尚未开始；

　　b) 待判：物资的检验工作已经开始，但尚未完成，或者虽然常规检验项目已经完成，但尚不能做出准确判断，需做进一步检验的；

　　c) 合格：物资符合质量要求；

　　d) 不合格：物资不符合质量要求。

　　4.11   不合格物资的处置

　　发现不合格物资后，应立即隔离存放，做出明显标识，按照《不合格品控制程序》妥善处置，并填写不合格物资处置记录（J13-5）。

　　4.12   供应商绩效考核

　　物资采购部门应按年度对供应商/制造商进行绩效考核，强化供应商激励机制。绩效考核的内容包括：质量指标、供应指标和服务指标，填写供应商/制造商考核表（J13-6）并上报。

　　供应商有下列情况之一的，经单位分管领导批准，应予以淘汰：

　　a) 企业被注消的；

　　b) 生产许可证、ccc认证证书、制造特许证、定点生产证、专营许可证、质量体系认证证书被吊销的；

　　c) 不认真履行合同，产品质量保证能力差、无故延期交货或服务质量低劣的。

　　4.13   物资搬运

　　物资搬运人员要了解被搬运物资的性质和搬运要求，采用适宜的设备和工具，采取必要的防护措施，遵守操作规程，保证物资、设备和人身安全，避免造成环境污染。

　　4.14 物资储存

　　4.14.1 物资储存要具备必要的仓储设施，为物资创造适宜的储存环境，危险物品要单独存放并做出明显标志。

　　4.14.2 管库人员要根据物资的理化性能、结构形态、包装状况，实行分区分类管理，合理选择货位，正确堆码与摆放。不同品种、规格、型号、材质、等级、批次的物资要分开。

　　4.14.3 管库人员应在物资的存放处所设置料签或料牌，标明物资的名称、规格、型号、材质、质量等级和唯一性标识（批号、炉号、出厂编号、序列号等）。

　　4.14.4 管库人员要按照有关物资技术保管规程和产品标准，针对存放物资的不同情况，采取可靠的温控、防雨、防潮、防尘、防火、防爆、防环境污染、防危害职业健康安全的措施。

　　4.14.5 管库人员应经常检查库存物资，对已确认为损坏、变质的物资，单独存放并标识，按不合格品控制程序处置，同时填写不合格物资处置记录。

　　4.15 物资发放

　　4.15.1 管库人员发放物资时，应认真检查核对物资的名称、规格、型号、材质，检查物资的质量和数量，确认无误后当面与领料人员办理交接，并填写物资发放记录（J13-7）。

　　4.15.2 未检和待判物资，原则上不得发出使用，但如果工程急需，经项目经理批准可以例外放行，例外放行的物资要做好记录（J13-8），并按规定取样检验，经检验不合格的物资应立即追回。例外放行的物资必须符合下列条件：

　　a) 欲发放的物资属“硬件”，放行后发现不合格能够追回，且不会给工程质量造成太大影响的；

　　b) 供应商信誉较高，产品质量可靠，此前无不良记录的。

　　4.15.3 劳动防护等用品发放必须严格执行《中铁十局集团有限公司劳动防护用品管理办法》的标准，并填写“中铁十局集团公司劳动防护用品发放管理卡片”（J13-10）。

　　5 相关文件

　　a)《铁路物资技术保管规程》

　　b)《中铁十局集团公司工程项目管理暂行办法》

　　c）《中铁十局集团公司物资管理办法》

　　d）《中铁十局集团公司合同管理办法》

　　e）《不合格品控制程序》

　　f）《中铁十局集团有限公司劳动防护用品管理办法》

　　g)《关于做好防暑降温工作的通知》

　　h）《关于加强劳动防护用品采购和管理工作的通知》

　　6 相关记录

　　a) 物资采购计划                   J13-1

　　b) 供应商/制造商评价表            J13-2

　　c) 合格供应商/制造商名录          J13-3

　　d) 进货验证记录                   J13-4

　　e) 不合格物资处置记录             J13-5

　　f) 供应商/制造商考核表            J13-6

　　g) 物资发放记录                   J13-7

　　h) 物资例外放行记录               J13-8

　　j）劳动防护用品需求申请计划表     J13-9

　　k）劳动防护用品发放管理卡片       J13-10