HSE管理体系认证审核的策划与准备——引言（1）
审核的策划与准备是HSE管理体系审核必不可少的重要阶段，认证机构在接受了受审核方的认证申请后，为了保证审核工作的有效性，必须认真做好审核前的策划和准备工作。事实证明，审核的策划和准备越充分，就越能保证审核工作的具体实施。
审核的策划和准备包括：确定审核范围、组成审核组、制定审核计划、准备审核工作文件等活动。
HSE管理体系认证审核的策划与准备——确定审核范围（2）
审核范围是指受审核的HSE管理体系所覆盖的活动、产品和服务的范围。确定审核范围实质上是界定受审核方HSE作出持续改进及遵守相关法律、法规、标准和其他要求的承诺和HSE管理体系实施运行的责任范围，它有助于明确审核的内容和界限。因此，正确合理地界定受审核方的审核范围对认证机构、审核员、受审核方、委托方以及相关方都是极其重要的问题，也是HSE管理体系认证的重要内容，在认证过程中，从申请和申请的受理、合同评审、确定审核组的成员和规模、制定审核计划、实施认证到认证证书的表达无不涉及审核范围。
1．确定审核范围的目的
确定审核范围的目的表现在以下几具方面：
（1）为审核准备和实施审核提供依据。
审核范围决定了审核的内容、场所和工作量，审核组成员所需的专业范围，规模以及是否需要技术专家。因此，在进行合同评审时，认证机构应确保有能力对其审核范围进行认证。审核范围应在初访时进行初步确认，根据确定的审核范围，组成审核组、编写审核计划和其他审核工作文件。
（2）是认证证书和宣传材料的重要内容。
认证机构批准受审核方通过认证时，在认证证书中正确写明HSE管理体系覆盖的范围，表明注册的范围，只对审核范围内作出书面保证，受审核方也就遵守认证机构的有关规定，在证书使用或企业的宣传材料中也能正确宣传，防止误用和滥用。
（3）是向相关方证明体系符合性的证据。
许多企业不仅注重于自身的HSE管理体系，而且鼓励承包商建立和实施HSE管理体系，有关的政府机构、银行、保险公司以及周围的居民也期望并关注企业的HSE管理体系。当企业向这些相关方出具HSE管理体系认证证书时，相关方可根据审核范围分析所关心的HSE问题或风险是否在体系认证的范围内。
2．确定审核范围需考虑的因素
在确定审核范围时，通常考虑下列因素：
（1）受审核方的组织机构的设置及其管理权限所覆盖的范围；
（2）HSE因素及其影响的独立性和关联性；
（3）申请认证所涉及的活动、产品或服务的类别和性质；
（4）与活动、产品或服务有关的场所及场所的分布状况和地理位置；
（5）有关活动、产品或服务所需的法规要求、标准和其他引用文件；
（6）受审核方的特殊要求，即是否有排除在审核范围之外的场所和地点。
（7）管理者对企业的投入产出的责任。
3．审核范围的确定
审核范围涉及受审核方在确定的管理控制下的特定场所内从事的活动。审核范围的确定可以从以下三个方面来考虑：
（1）企业的管理权限；
（2）企业的活动范围；
（3）企业的现场区域。
在确定审核范围时，往往由于企业实际情况的复杂性，很难简单地通过上述因素的某一个方面而来对审核范围进行清晰的界定，这时应对这三个方面综合考虑，确保审核范围的合理性。
1）企业的管理权限
即按照企业管理者的责任和权限来确定审核范围，企业的HSE管理体系要得到认证，其管理者应具有以下责任和权限：
（1）管理者能够对企业内与HSE管理体系有关的所有HSE因素及相关的影响承担责任，对不能承担责任的区域，不能界定在审核范围内。
（2）管理者有权决定如何通过建立HSE目标、指标和管理方案来实现有其HSE承诺、方针，并有权配置HSE管理体系建立实施中所需资源。
（3）管理者对其管理范围内的投入（如原材料、承包商的活动、服务）和产出（如产品、服务、危害因素的控制、事故、职业病、废弃物、污染物）承担责任。
2）企业的活动范围
指按照企业的活动来界定审核范围。主要是指与产品有关的生产和管理活动。如机械制造行业的企业，其与产品有关的活动有设计、开发、采购、生产、检验、储存、运输、销售和服务等。施工作业企业，其与产品有关的活动有采购、施工、储存、检验、运输和服务等。另外还要考虑与产品间接有关的活动，如水、电、气等动力设备的运行与管理，行政后勤管理等。
通过从企业的活动来界定审核范围，应从企业HSE管理体系所覆盖的全部活动领域考虑。如果有些活动虽属于企业管理权限范围内，但具活动产生的HSE影响是相对独立的，与其他活动关联不大，则可将这些活动排除在审核范围之外。如有些生产型企业在生产场所之外的销售活动，也可以不在审核范围之内。
对于有些活动是企业内各相关职能部门来完成，或有些活动需要企业外部相关方来协助完成，则这些不能完全包含在企业HSE管理体系内的公共服务或活动界面，由于需关注企业是如何对它们进行控制或施加影响的，因而确定审核范围时应考虑将其纳入审核范围。
3）企业的现场区域
这是确定审核范围所需考虑的最主要方面，按照ISO/IEC导则66对现场的定义是：在一个特定的区域内，在企业的控制下进行活动的全部场所。包括任何与原材料、副产品、中间产品、最终产品和废弃物材料相关的储存区域和活动所需的设备或基础设施。活动的场所无论是否固定，无论在何处都应符合国家和地方的法规或制度要求。
企业的现场区域可能是单一现场或是多现场，无论是哪种情况，按现场区域确定的审核范围应当包括具备以下条件的场所：
（1）该场所应在企业的管理权限控制范围内作业活动；
（2）审核范围中包含的有关活动领域在该场所发生。
确定审核范围应包括所有现场区域，审核时可依具体情况进行抽样。对较为复杂的多现场审核，确定审核范围时应掌握以下原则：
（1）当一个企业有几个相似的现场，可以对有相似的HSE因素并在相同的行政管理机构的控制下运行的现场进行抽样审核。审核组应收集各方面的信息（包括初步接触了解的情况、受审核方提供的有关资料、以往审核信息），依据现场的情况确定每个阶段审核的工作量、深度和覆盖面，以体现审核的层次。
（2）对于一个HSE管理体系覆盖了几个类似的现场的企业，在下列情况下，认证证书可以覆盖所有这样的现场：
①所有现场在共同的管理体系下运行，实施统一管理和审核，进行统一管理评审；
②在HSE管理体系中包含有重要危险因素的每一个现场或部门都要进行审核；
③所有现场都已按内部审核程序进行了审核；
④若一个企业的HSE管理体系认证证书覆盖了多个现场，一旦发现了不符合，不论是在总部，或是在一个单一现场，其纠正措施程序都应适应用于证书所覆盖的全部现场。
（3）对于临时现场（如建筑现场），不论其现场位置在何处，只要受控于企业的HSE管理体系之下，就可以被作为认证的样本进行审核，为HSE管理体系的运行及有效性提供依据。
（4）由具备不同职能的部门或商业联合体组成的企业，因其从事的活动和伴随的危害与影响不同，应对所有现场和相关的危害和影响分别进行审核。
（5）当无法确定现场区域时（如服务），认证应考虑企业总部的活动及其服务的传递性。在特殊情况下，审核认证可仅在企业提供服务的范围内进行，这时应对企业总部中与该服务相关的部门进行审核。
审核范围由牧主最后决定，由申请人在申请书中正式提出，包括初次申请和获证后申请扩大认证范围，而由认证机构派出审核组通过审核加以确认，在确认的基础上写成证书的注册范围，而由认证机构派出审核组通过审核加以确认，在确认的基础上定居民证书的注册范围，如果受审核方所申请的某一审核范围，审核组在现场审核中未能获取HSE管理体系覆盖该范围的有效证据，则应将其排除在确认的审核范围之外。
HSE管理体系认证审核的策划与准备——组建审核组（3）
组建审核组是审核策划和准备的主要工作之一，认证机构在对申请方的HSE管理体系进行正式审核前，应根据申请方的各种考虑因素，组建审核组。其中最关键的是审核组长的指定。
1．审核组的组成
认证机构应根据受审核方的规模、性质、特点和HSE影响委派合适的人选担任审核组长，由审核组长负责组建审核组。审核组可包括实习审核员和技术专家。审核组成员在审核组长的指导下开展工作。
在确定审核组的规模和组成时，应考虑以下方面：
（1）审核所依据的准则；
（2）受审核方的经营类型、规模、生产性质、复杂程度及有关法律法规的要求；
（3）审核组应有满足规定级别要求的审核员。
（4）审核组中至少应配备一名有相关专业能力的成员，以确保审核组更好地理解被审核体系的有关要求，包括相关的过程和重要的危害与影响因素的控制，必要时，应聘请技术专家参加审核组。
（5）由于审核分两个阶段进行，所以两个阶段的审核组组成可以不同。但参加预审核的审核员应至少有一人参加认证的审核。通常预审核组的工作量（人·日）小于认证审核组的工作量（人·日）。
（6）审核组中实习审核员人数一般不应超过审核员总数的1/2，实习审核员不能独立承担审核任务。
（7）审核线成员不应与受审核方企业存在利害关系，且未向受审核方提供过有关HSE管理体系的咨询服务。
（8）审核组成员应能协调合作。最大程度发挥其作用，并可对受审核方进行有效的审核。审核组应具备有效开展审核所需的知识、能力和个人素质的综合要求。
根据审核过程中工作量的大小和审核组规模，还可以将审核组分成若干小组。
审核组成员名单应事先提交委托方或受审核方并得到其确认。委托方或受审核方有权利就审核组成员提出合理的更换要求。
2．审核组长
审核组长主持审核工作的全过程，对审核工作质量起着关键作用，审核组长由认证机构任命。
1）审核组长的条件
（1）审核组长应为注册的HSE管理体系审核员。
（2）具有相应的专业能力和广泛的相关技术知识。
（3）具备一定的组织、管理、协调和处理审核中各种问题的能力。
（4）具有对管理体系的整体有效性做出判断的能力。
2）审核组长的职责
（1）负责组建审核组；
（2）与委托方商定审核准则和范围；
（3）获取实现审核目的所需的背景资料；
（4）负责初访（必要性）；
（5）负责HSE管理体系文件的审查；
（6）协调工作文件的准备，指导编制审核检查表；
（7）负责制定审核计划，分配审核任务；
（8）主持预审和认证的现场审核，并对审核过程进行有效的控制；
（9）负责对受审核方HSE管理体系的有效性和符合性做出评价；
（10）代表审核方与受审核方领导的沟通；
（11）组织编写和提交审核报告；
（12）组织跟踪审核。
3．审核组成员
1）审核组成员的条件
应为注册审核员或实习审核员，或技术专家、技术专家参加审核工作时，不单独执行审核任务。审核组还可以包括验证审核员或观察员。
2）对审核员要求
（1）能全面、正确理解HSE管理体系标准；
（2）掌握HSE管理体系审核的程序、方法和技巧；
（3）了解相关的法律法规和其他要求；
（4）具有一定的HSE科学和技术知识，能够识别危害因素及其相关的影响；
（5）具备审核工作所必须的个人素质和能力（包括表达能力、交际能力、判断能力等）。
3）审核素质和能力
审核员应思路开阔，善于思辩，坚忍不拔，处事持重，能够客观地观察情况。审核员在工作中充分体现以下几方面的素质与能力：
（1）很强的逻辑思维能力。即能从审核现场的各种现象和文件记录作出整体判断，给出合理分析，哪些是符合的行为，哪些是出现偏差的行为，对偏差的严重程度能作出公正客观的评价。
（2）谨慎、勤奋、娴熟、明断：即优秀审核员应有一种良好的品质，能够有分寸的应付和处理现场出现的各种情况，排除审核过程中的干扰因素；
（3）有很好的均衡能力：即善于把握问题实质，尽量避免审核的主观性和片面性；
（4）客观公正：一方在表现在从现场正当地获取和公正的评定客观证据另一方在表现在不卑不亢，忠于审核目的和审核结论，不屈从于无事实根据要求改变审核结论的压力；
（5）具有敬业精神：在审核过程中专心、严谨、守时；
（6）善于交往：合格审核员应具备较强的适应环境的能力（即应变能力），与受审核方各个层次的人员能很好地相处，营造出一种融洽的审核气氛，以取得理想的审核效果；
（7）较强的语言和文字表达能力。
4）审核组成员的职责
（1）服从审核组长的指导，支持审核组长开展工作；
（2）参加现场审核时召开的会议（如审核组会议、首末次会议）；
（3）在审核组长的领导下编制分工范围内的工作文件；
（4）独立完成分工范围内的现场审核任务，收集和分析有关的审核证据，编制不符合报告，进行审核组内部交流，报告审核结果；
（5）保管好与审核有关的文件，并按规定归还这些文件；
（6）验证受审核方所采取的纠正措施的有效性。
HSE管理体系认证审核的策划与准备——制定审核计划（4）
审核计划是确定现场审核的人员、日程安排以及审核路线的文件，通知受审核方（一般应至少提前3周审核组长通知被审核方，以便有充分的时间准备和提出异议）审核计划是指导现场审核工作的重要依据。由于HSE管理体系的认证审核一般分两个阶段，所以审核计划应按预审和认证审核分别编制，认证审核计划应在预案审核的基础上制定。
1．审核计划的内容
审核计划一般包括下述内容：
1）审核的目的和范围
两个阶段的审核目的和范围是不同的。
审核目的是通HSE体系认证实现取证和注册。审核范围即HSE管理体系所涉及的活动，产品或服务和涉及的部门和场所。
2）审核准则
即审核依据，主要是指体系标准、体纱文件和法律法规。
3）审核日期和地点
审核的起止日期和审核的地理区域。
4）审核组成员
审核组长和审核组成员名单，包括技术专家、验证审核员和观察员。
5）审核日程
包括审核的时间安排，一般以上、下午或以小时为单位进行审核日程安排，审核组人员的分工，受审核方拟接受审核的职能部门，审核中应予重点审核的要素，审核组内部会议及其与受审核方管理者召开的会议。
6）保密要求
审核组应严守受审核方有关产品、组织、管理和技术等信息保密的承诺内容。
在没有得到受审核方同意情况下，不得向任何第三方透露。
7）其它。
包括审核工作语言，陪同人员的作用说明，差旅安排要求等。
2．两个阶段审核计划内容的说明
表1对预审和认证审核计划的差异作了说明。
表1 预审核和认证审核计划的差异
见表
[例1] ××油田建设工程公司HSE管理体系预审核计划
项目编号：CPAC预200×—××
预审核计划
1．受审核方
名称：×× 油田建设工程公司
地址：新疆维吾尔自治区哈密市×× 路××× 号 邮编：××××××
2．审核目的
确认贵单位的HSE管理体系是否符合SY/T6276-1997《石油天然气工业健康、安全与环境管理体系》标准的要求，评价贵单位HSE管理体系是否具备认证审核的条件，为认证审核做准备。
3．审核范围
贵单位内与HSE管理体系有关的主要部门、岗位和设施。
（1）产品、活动或服务范围：地面工程建设 长输管道施工 一、二类压容器制造 锅炉安装 水利工程 输变电线路施工 电气开关柜制造 砼构件预制。
（2）专业范围：4810线路管道安装业、4820设备安装业
4．审核依据
（1）SY/T6276-1997《石油天然气工业健康、安全与环境管理体系》标准；
（2）贵单位的HSE管理手册、程序文件等现行有效版本的体系文件；
（3）有关法律、法规、行业标准。
5．审核组
姓 名 性 别 职务 聘用单位 注册资格 组别 专业类别
郭×× 男 组长 CPAC 审核员 A 建安
李×× 男 组员 CPAC 审核员 B 物探
张×× 男 组员 CPAC 审核员 C 建安
6．审核日期
2001年6月15日至6月17日（6月14日进驻），日程安排见审核日程表。
7．保密承诺
见审核组首次会议时递交的《现场审核保密保证书》。
8．审核计划安排及受审核方确认意见：
审核组长： CPAC： 受审核方：
年 月 日 年 月 日 年 月 日
审核日程表
见表
注（1）审核时间根据现场审核时间情况允许适当调整。
（2）现场审核期间，针对覆盖的产品、活动或服务应处于正常工作状态或提供双方认可的评价证据，否则贵单位将承担不覆盖特定产品、活动或服务的风险
[例2] ×× 油田建设工程公司HSE管理体系认证审核计划
项目编号：CPAC认200 × —×××
认证审核计划
1．受审核方
名称：×× 油田建设工程公司
地址：新疆维吾尔自治区哈密市南路××× 号 邮编：××××××
2．审核目的
确认贵单位的HSE管理体系是否符合SY/T6276-1997《石油天然气工业健康、安全环境管理体系》标准要求，决定是否推荐认证注册。
3．审核范围
贵单位内与HSE管理体系有关的部门、岗位和设施。
（1）产品、活动或服务范围：地面工程建设 长输管道施工 一、二类压力容器制造 锅炉安装 水利工程 输变电线路施工 电气开关柜制造 砼构件预制。
（2）专业范围：4810线路管道安装业、4820设备安装业
4．审核依据
（1）SY/T6276-1997《石油天然气工业健康、安全与环境管理体系》标准；
（2）贵单位的HSE管理手册、程序文件等现行有效版本的体系文件；
（3）有关法律、法规、行业标准。
5．审核组
姓 名 性 别 职务 聘用单位 注册资格 组别 专业类别
郭×× 男 组长 CPAC 审核员 A 建安
李×× 男 组员 CPAC 审核员 B 物探
张×× 男 组员 CPAC 审核员 C 建安
刘×× 女 组员 CPAC 审核员 D 建安
曹×× 男 组员 CPAC 审核员 E 钻井
赵×× 女 组员 CPAC 实习审核员 F 建安
6．审核日期
2001年8月5日至8月8日（8月3日进驻），日程安排见审核日程表。
7．保密承诺
见审核组首次会议时递交的《现场审核保密保证书》
8．审核计划安排及受审核方确认意见：
审核组长： CPAC： 受审核方：
年 月 日 年 月 日 年 月 日
审核日程表
见表
注（1）审核时间根据现场审核时间情况允许适当调整。
（2）现场审核期间，针对覆盖的产品、活动或服务应处于正常工作状态或提供双方认可的评价证据，否则贵单位将承担不覆盖特定产品、活动或服务的风险。
3．审核工作量计算
HSE管理体系审核所涉及的组织类型、规模等不同，审核工作量的差别是极大的。在计算审核工作量时，应特别考虑以下因素：
（1）组织的规模：主要考虑员工人数、生产方式和作业现场分布等因素，即使是员工人数相同，而其他几方面的因素不同，其审核工作量不同。
（2）组织的类型：不同行业的组织，其危害与环境因素不同，HSE影响也不同，所需的审核工作量（人·日）往往不同。
（3）现场数量：多现场和单一现场的审核工作量相差是较大的。
除以上因素外，审核工作（人·日）尚受组织作业现场分散程度、审核人员素质等因素的影响。总之，要准确的计算审核工作量需要了解以上具体情况后综合确定。
4．注意事项
（1）审核计划应经受审核方的确认，包括在首次会议上的确认，如受审核方有异议时，审核组可适当加以调整；
（2）制订审核计划要充分利用初访和文件审查所得到的信息，并在审核组内进行分工，使所审核的部门和要素没有遗漏，并安排和保证恰当的审核时间。
（3）制订审核计划涉及到审核方法的确定，包括按部门审核还是按要素审核，是顺向追踪还是逆向追溯。所以要制订好审核计划，必须先研究确定审核方法。
（4）在审核过程中，还可根据具体情况局部修改和调整审核计划，但总的审核过程应基本遵循审核计划。
HSE管理体系认证审核的策划与准备——编制审核工作文件（5）
审核工作文件是指审核员在现场审核中所使用的审核检查表和审核记录、不符合报告、审核报告以及首末次会议签到等表格。认证机构一般对审核所需的各类文件都已编制并负责印制了统一格式的表格。因此，编制审核工作文件主要是由审核员根据受审核方的文件和其他信息资料编写审核检查表，以使审核工作有序而有效地进行。
现场审核中需用到的审核工作文件主要有以下几种：
—审核计划；
—审核检查表；
—审核任务分配表；
—审核计划日程表；
—首末次会议签表；
—审核记录；
—不符合报告；
—不符合项分布表；
—HSE管理体系审核报告。
审核组应根据以上工作文件的作用和特点，设施一套规范化的表格，使现场审核按照预定的要求进行。
1．检查表的作用
1）使审核员保持明确的审核目标
现场审核中会出现各种各样的问题，借助检查表，审核员可以保持审核主题的方向。即使有些偏离审核方向时，检查表也可起到提醒和警示的作用。
2）明确受审核部门所需审核的主要要素和内容
3）确保审核工作的系统和完整
在审核组内，审核任务各有分工，审核组长正是通过对检查表的审查，来把握审核的总体情况。现场审核时，审核员则依据检查表审核，保证审核内容没有遗漏，使审核程序规范化和系统化，从而确保审核工作的系统性和完整性。
4）保持审核的节奏和连续性
现场审核是一项高节奏而紧张的活动，由于审核的时间有限，不允许在某个问题上或某个区域逗留时间过长，依据检查表的安排，审核员可以控制时间，掌握进度，使审核连续进行，而不是跳跃式审核。
5）确保审核的正规化
依据检查表提问题，易于使审核保持连续和系统化，使所提问题有的放矢，且使受审核方感到审核员的审核有针对性有充分的准备，体现出审核员的专业性和正规性。
6）作为重要的审核记录
检查表中一般都设有“审核记录”栏，通过检查表可以反映审核员审核的内容、查实的证据以供审核员现场审核记录有关的事实，检查表是审核档案中的重要原始资料。
2．检查表的内容及格式
现场审核的方法很多，采用较多的一般是按要素审核和按部门审核的方法，如检查表通常是由各个认证机构根据自己的规定要求设计的统一表格，一般应包括以下内容：
（1）受审核部门，审核时间、审核员姓名；
（2）审核的依据。一般是填写标准的要素名称和编号，受审核方体系文件的名称或作业指导书。
（3）审核项目和要点：依据标准或文件，列出审核的内容，主要解决“查什么”的问题。
（4）审核方法：列出审核的步骤和具体方法，主要解决“怎么查”的问题。
（5）审核与跟踪记录：供现场审核时记录审核结果，检查表的确立要灵活多样，不应硬性规定具体格式，检查表的部局和格式，通常有两种多形式，一种是“问—答”形式，答案是“是”或“否”；另一种是“问题—结论”形式。
3．检查表的编制方法
编制检查表是审核员必须掌握的一项基本功，也是一项技术性较强的工作。编制一份指导性较好的检查表，对审核员的审核工作是很有帮助的。
1）编制前的准备工作
在编制之前，要认真阅读受审核方的体系文件，了解受审核部门所从事的活动和体系文件对该部门的各项要求，了解该部门可能存在的危害与影响因素，查阅有关HSE法律法规文件要求。
2）编制检查表的要点
检查表的编制，主要是根据审核准则或受审核方的文件，列出“审核要点”和“审核方法”。
（1）关于审核要点：
①要根据标准的要求和受审核方的体系文件的要求，逐项列出要审核的内容；
②要注意逻辑顺序。
（2）关于审核方法：
对应审核要点列出审核的具体方法，包括抽样数。具体的审核方法应包括以下三个方面：
①“去哪里”，说明去哪个部门、哪个区域检查；
②“找谁查”，说明找哪些人来回答问题和证实；
③“怎么查”，说明要查哪些文件、资料、记录等证据，包括现场的观察。
以上是编制检查表的四项原则，即“查什么、去哪查、找谁查、怎么查”
3）编制和运用检查表的注意事项
（1）编制检查表要周密考虑，既要考虑受审核部门所涉及标准的有关要素，也要考虑要素的逻辑关系，另外还要考虑法律法规及其他要素。
（2）检查表中提出的审核内容应以SY/T6276—1997标准、相关法律法规要求和受审核方的体系文件的规定为依据，而不能以审核员自己的观点或要求作为审核依据。
（3）抓住重点，抽样应有代表性。
（4）检查表应按预审核和认证审核分别编制，由于两个阶段审核的侧重点不同，因此针对同一要素的审核，编制检查表时在深度和广度上应反映出两个阶段不同的审核要求。
（5）审核组长负责对检查表进行审查，以保证审核的完整性。
（6）在现场审核中，根据实际情况可以对检查表的内容进行调整和补充。
（7）检查表是审核员的工作文件，应妥善保管，不应提交给受审核方。
（8）灵活运用检查表，不要逐条照本宣科，变成生硬的你问我答式的检查过程。
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