文件在健康、安全与环境管理体系中具有重要作用，几乎所有重要的工作都要以文件为指导，审核也要以文件为基础。我们应认识到，编制健康、安全与环境管理体系文件不是目的。建立健康、安全与环境管理体系的目的是为了提高健康、安全与环境管理水平，保护人员健康、周围环境和公司财产，减少事故。
1．记录
健康、安全与环境管理体系标准要求企业建立一个记录系统，为管理体系有效运行提供证据。完善的记录系统可起到如下作用：为公司实行有效的管理提供信息；为管理体系的改进提供依据，为验收纠正和预防措施的有效性提供依据，对外提供管理体系运行的证据。
企业应当制定程序，对记录的标识、保存与处置出作出规定。记录可包括有关法律及其他要求地信息、投诉记录、过程信息、产品信息、培训记录、检查、维护与校准、事故报告、应急准备和相应信息、审核结果、评审结果等。
为了有效地实施健康、安全与环境管理体系，还必须加强信息管理，重点对各记录进行必要的控制。
2．文件
文件应字迹清楚，注明日期（包括修改日期），易于识别，应有编号（包括版本编号），并保管有序且有一定的保存期限。应建立文件修改制度，并使公司员工、承包方、政府机构和公众易于获得文件的最新版本。
文件应包括如下内容：
①健康、安全与环境方针、目标及规划；
②健康、安全与环境管理体系要素及其相互关系的表述；
③相关文件对照表及其同整个管理体系其他因素的相互联系；
④关键岗位和责任的说明；
⑤有关法规的要求；
⑥健康、安全与环境评价和风险管理结果；
⑦关键信息；
⑧必要时关键活动和任务的程序和工作指南；
⑨应急计划和职责，对事故和潜在紧急情况反应措施；
⑩事故的发生和处理过程。
文件还应包括以下内容：
①企业概况；
②组织结构及业务部门；
③独立的职能和操作（如装置设计、勘探、土地征用等）；
④承包方和合作者。
企业应适时对这些健康、安全与环境管理体系文件进行控制，以确保这些文件；与公司、部门和职能单位的活动相适应；被定期评审，必要时进行修订，发布前经授权人批准；需要时现行版本随时可得；失效时能及时从颁发和使用处删除。