一、概述
建立体系的过程就是结合企业性质和特点，将标准具体化为企业的健康、安全与环境管理体系文件的过程。健康、安全与环境管理体系，是个文件化的体系，按标准要求建立的体系文件是企业实施健康、安全与环境管理的规范。
1．HSE管理体系文件的结构
参照ISO10013《质量手册编制指南》附录A的描述和体系设计方案中文件层次的开发，HSE管理体系可分为三个层次，即：
（1）管理手册（A层文件）；
（2）程序文件（B层文件）；
（3）支持性文件（C层文件）；
建议企业可以与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行管理体系，作为HSE管理体系的基础。可以在管理体系文件方面实行HSE与质量和（或）环境的一体化。这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE管理体系文件具有完整性，避免重复，便于实施管理。但是鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状，同时为了加强健康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSE管理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。
2．编写体系文件的原则
写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做。
3．编写体系文件的基本要求
1）系统性
（1）企业应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制定各项方针和程序；
（2）所有文件应按统一规定的方法编辑成册；
（3）各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分；
（4）各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。
2）法规性
（1）体系文件应在总体上遵循SY/T6276-1997标准，以及国家或上级有关法规要求；
（2）文件一旦批准实施，就必须认真执行；
（3）文件修改只能按规定的程序进行。
3）协调性
（1）体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；
（2）体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。
（3）体系文件之间应相互协调。
4）见证性
（1）体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况；
（2）对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据。
5）惟一性
①危险因素、环境因素已被识别；
②有关活动的程序已被确定并得到批准；
③有关活动处于全面的监督检查之中；
④程序处于更改控制之中；
⑤对一个企业，其HSE体系文件是惟一的理解；
⑥通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现惟一的理解；
⑦决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。
6）适用性
①体系文件应根据企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；
②任何体系文件都应依据标准的要求和企业的实际；
③所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻；
④体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应。
4．体系文件编写的方式
1）自上而下依次展开方式（本文采用的方式）
按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。
2）自下而上的编写方式
按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱。
3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式
先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与企业实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。
二、HSE管理手册编写
HSE管理手册是对企业健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”，对HSE管理体系的建立与运行的有特殊意义，是HSE管理体系中的A层文件。
管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。
1．HSE管理手册编写要求
（1）手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标；
（2）手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；
（3）手册力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。
2．编制HSE管理手册的目的（但不仅于此）
（1）描述的企业的承诺、方针和目标、程序和要求，展示企业HSE管理体系重点解决的问题；
（2）总体描述和实施有效的HSE管理体系；
（3）向企业各级管理者展示企业健康、安全与环境管理的总框架；
（4）明确各部门的职责与相互关系；
（5）HSE管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；
（6）向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；
（7）按HSE管理体系的要求和相应方法培训人员；
（8）为审核HSE管理体系提供文件依据；
（9）提供改进的常规控制，促进管理活动；
（10）对外介绍HSE管理体系；
（11）证明其自身HSE管理体系符合合同中的相关规定。
3．HSE管理手册编写前的主要准备工作
（1）确定承诺、方针和目标；
（2）确定管理手册结构；
（3）职能完善和职责、权限的确定；
（4）资料收集与分析；
（5）落实手册编写的工作组织；
（6）制定编写手册的工作计划。
4．资料的收集与分析
1）需要收集的主要资料
（1）企业机构现状；
（2）各部门职责和权限现状（各部门确认的）；
（3）各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；
（4）现有的各种技术标准、规范以及呼部门执行情况的说明；
（5）现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明。
2）资料分析
（1）评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；
（2）评价工作接口现状，列出需研究、了解、解决的工作接口问题的清单；
（3）评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。
5．职能的完善和职责、权限的确定
（1）现有部门的职责和权限的调查；
（2）列出需要调整或补充的职责和权限的清单；
（3）提出调整或补充职责和权限的议案；
（4）有关部门讨论，提出修改意见；
（5）由企业最高管理层研究决定；
（6）发布有关明确职责和权限的文件。
6．落实手册编写的组织工作
（1）最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题；
（2）各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求；
（3）应有一个熟悉标准、熟悉企业实际、责任心强，文笔好的统稿人。
7．HSE管理手册的结构与内容
（1）内封面：
①企业名称；
②企业标准编号；
③手册标题；
④符合标准的版次；
⑤手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。
（2）批准页：是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字、批准发布日期和实施日期，声明手册是HSE管理体系的纲领性和证实性文件，是全体员工必须遵守的法则。
（3）范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织行政范围、地理范围和应用领域。
（4）目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等。
（5）企业的概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。
（6）手册说明，涉及手册本身的信息应包括：
①现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容；
②简述手册的确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括修订版的审定方法
③简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容；
④负责手册实施人员的批准签字。
（7）术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本企业实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；
（8）承诺：明确提出企业的承诺，明确承诺的提出、评价、审定与监督程序。
（9）方针和目标：明确提出企业的方针和目标，方针目标由最高管理者组织制定，并签名批准发布执行。明确方针和目标的策划、提出、评价、发布、实施与考核评审。
（10）组织机构、职责和权限：明确本企业内部机构设置（可给出企业机构图）、各职能部门职责权限（可给出职责分配图）、隶属工作关系。
（11）HSE管理体系要素描述：是对HSE管理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等。同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。
（12）支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料，包括程序文件一览表，作业文件一览表，HSE记录一览表和手册更改记录表，HSE管理方案清单，重要危险，危害与环境因素清单，在用法律、法规、标准目录等。
8．手册的批准、发布和控制
（1）手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出标准的识别标记。
（2）经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业每个使用者熟悉手册中与其有关的内容。
（3）应规定手册编制、控制和更改的办法。
（4）文件发行和更改控制对确保手册内容严格经过审批是至关重要的。