HSE记录的编写
一、HSE记录的作用
记录是HSE管理体系文件的一部分，是记载过程状态和过程结果的文件。在管理过程中所有的重要环节上都要有书面记录。记录可提供关于HSE管理体系长期发展趋势的有用信息。HSE管理体系标准要求，企业建立一个记录系统，为管理体系有效运行提供证据。在健康、安全与环境管理体系中建立记录系统可起到如下作用：
1、HSE记录为企业实施有效管理提供信息；
2、HSE记录为使健康、安全与环境管理体系的改进提供依据；
3、HSE记录为验证纠正和预防措施的有效性提供依据；
4、HSE记录是健康、安全与环境管理体系有效运行的客观证据。
二、HSE记录的要求
1、企业应当制定程序，对记录的标识、收集、编目、查询、归档、维护、贮存、保管、收回和处理等作出规定。
2、为了有效地实施健康、安全与环境管理体系，还必须加强信息管理，重点对各类记录进行必要的控制。
3、应规定记录的登记制度，制定程序保证记录的可得性和保密性。
4、记录应在适宜的环境中保存，以减少变质或损坏并防止丢失，保管方式应便于查询，应制定相关方查阅和索取所需记录的有关规定。
5、应明确记录所采取的方式（如文字填写、缩微胶卷、磁盘、光盘或其它媒介）。
6、按规定表式填写或输入记录，做到记录内容准确，填写输入及时，字迹清楚整齐。
7、应根据需要规定记录的保存期限，一般应遵循的原则是：有永久保存价值的记录应整理成档案，长期保管，合同要求时，应征得相关方的同意或由相关方确定。
8、应规定对过期或作废记录的处理方法。
三、HSE记录的编制
HSE记录的设计应与编制程序文件和（或）管理作业文件同步进行，以使HSE记录与程序文件和作业文件协调一致、接口清楚。
1、编制记录总体要求的文件
根据标准、手册和程序文件的要求，应对体系中所需记录进行统一规划，同时对表卡的标记、编目、表式、表名内容、审批程序以及记录要求作出统一的规定。
2、表卡设计
在编制程序文件与作业文件的同时，分别制定与各程序相适应的记录表卡。必要时可附在程序文件和管理作业文件的后面。
3、校审和批准
汇总所有记录表格，企业有关部门进行校审。校审应从体系的整体性出发，重点对各表卡间的内在联系和协调性、表格的统一性和内容的完整性进行审查。校审并作相应修改后报主管领导批准。
4、汇编成册
将所有表式统一编号，汇编成册发布执行，必要时，对某些较复杂的表式要规定填写说明。
四、HSE记录编制内容
1、记录名称：简短反映记录对象。
2、记录编码：编码是每种记录的识别标记，每种记录只有一个编码。
3、记录顺序号：顺序号是某种记录中每张记录的识别标记，若记录为成册票据，印有流水序号，可视为记录序号。
4、记录内容：按记录对象要求，确定编写内容。
5、记录人员：记录填写人、会签人、审批人等。
6、记录时间：按活动时间填写，一般应写清年、月、日。
7、记录单位名称。
8、保存期限和保存部门。
五、HSE记录的格式
HSE记录的格式多种多样。根据需要，记录栏目内容、格式由编写部门自定。（见附录）
六、记录编码规则与版面要求
记录编码是记录文件的识别标记，一个记录只有一个编码。
推荐记录编码规则为：
记录（专用票据除外）版面推荐才用A4纸,如图表较大可折叠装订。
七、记录编写举例
在此列出几份记录文件，以供参考。
附录：记录格式
（企业名称）
（记录名称）
编码：* */HSE*.*.*-* * 顺序号:* * *
或: * */HSE*.*-* *
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此部分设计出记录栏目： 记录内容 记录单位 记录人 审批人 ……
注：栏目内容、格式由编写部门自定 |
保存部门： 保存期：
记录参考样本
* * *企业HSE记录管理明细表
编码：01/HSE1.10-01
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序号 |
记录编码 |
记录名称 |
保存部门(单位) |
保存期 |
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1 |
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2 |
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3 |
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* * *企业企业承诺评审记录
编码: 顺序号:
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专业主管部门报审意见:
签字: 年 月 日 |
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经营管理科企业评价结论:
签字: 年 月 日 |
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职代会审议意见:
签字: 年
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