内部HSE管理体系审核的准备

　　内部HSE管理体系审核的准备包括五个阶段，下面分别加以说明。

　　一、内部HSE体系审核计划的编制

　　审核计划应包括审核的目的、审核的性质、审核的范围、审核的依据、审核组成员及审核时间和日程安排。

　　下面为一审核计划的示例

***企业HSE管理体系1998年第一次内部审核计划

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　编码：编号：　　　　　　　　

　　目的：检查本企业HSE管理体系是否符合SY/T6276—1997标准，是否能有效按计划运行。

　　性质：例行内部体系审核

　　范围：手册覆盖的所有部门和要素，重点是SY/T6276—1997要求的各要素和涉及的职能部门。

　　依据：SY/T6276—1997《石油天然气工业健康、安全与环境管理体系》标准，管理手册及程序文件。

　　审核组：组长：赵**；

　　组员：钱**，孙**，李**。

　　审核时间：1998年8月15日-16日

　　日程安排：见附件

日程安排表

日期	时间	第一组：赵**  李**	第二组：钱**  孙**
8月15日	9：00-9：30	首次会议
	9：30-12：00	经理办公室（HSE方针、目标、管理者代表、企业机构、资源管理）	技安环保部（HSE职责落实，领导的承诺HSE方针目标的制定和批准健康、安全与环境管理方案，HSE策划，工作计划书，危害确定和风险评价，审核和评审不合格控制，纠正和预防措施）
	14：00-17：00	生产协调部（HSE职责落实，HSE策划，危害确定和风险评价报告书风险削减措施和应急计划，收集员工和社会的反映和意见）
	17：00-18：00	审核组内部会议，整理审核结果，与部门负责人交换意见
8月16日	9：00-12：00	环保监测中心（HSE职责落实，健康、安全与环境管理的监测方案，重大危害监测点的监测数据，监测报告书）	45129队（三标班组管理，危害确定和风险评价，应急计划演习）
	14：00-16：00		供应站（采购、储存和管理，应急计划演习）
	16：00-17：00	审核组总结会议，与部门负责人交换意见
	17：00-18：00	末次会议

　　计划编制人：马**（体系办主任）批准人：周**（管理者代表）

　　年　　月　　日　　年　　月　　日

　　二、组成审核组

　　在进行HSE管理体系审核前，由管理者代表任命审核组长及审核员，组成审核组。

　　1.在选择审核组长时，必须要考虑以下因素：

　　（1）资格：必须是企业领导任命、经过培训的HSE管理体系审核员；

　　（2）业务范围：审核组长应与被审核部门无直接的责任关系，但对被审核部门的业务要有一定的了解；

　　（3）工作经验：审核组长要比审核组成员有较多的能力；

　　（4）企业能力：审核组长应有企业管理整个审核工作的能力；

　　2.选择审核组成员时，主要考虑以下因素：

　　（1）资格：必须是企业领导任命的内审员。特殊情况下，审核组可吸收业务专家、见习内审员或观察员参加审核组，但需经管理者代表批准；

　　（2）业务范围：其专业最好是与被审核部门业务相适应，但也不强求一致；

　　（3）专业知识：内审员对被审部门业务专业知识有一定的了解，但不强调一定是这方面的专家；

　　（4）工作中的协调：如果审核范围大，有好几名审核员，则应考虑他们在工作中能否协调配合，团结合作；

　　（5）为受审部门所接受：管理者代表或审核组长在决定审核组成员以前应征得受审部门的同意，当受审部门不肯接受拟委派的内审员时，可考虑另选审核员。

　　审核小组应具备公正性和专业能力及审核技巧。内部能团结合作，审核组长应具备企业和领导能力。

　　3.审核组长的职责与活动范围

　　（1）负责与管理者代表商定审核的范围；

　　（2）获取实现审核目的所需的背景资料；

　　（3）组建审核组，对人员的选用上，应对潜在的利益冲突因素予以考虑；

　　（4）参照ISO14010和ISO14011的指南指导审核组的活动；

　　（5）制定审核计划，必要时与管理者代表、受审核方和审核组成员磋商并传达到审核组成员、管理者代表和受审核方；

　　（6）协调工作文件的制定，向审核组发布指令；

　　（7）及时发现审核目的无法实现情况，并向管理者代表和审核方通报原因；

　　（8）在审核期间及其前后代表审核组与受审核方商谈；

　　（9）及时向受审核方通知关于关键不符合的审核发现；

　　（10）及时向管理者代表清晰、明确地通报审核情况；

　　（11）企业跟踪审核。

　　4.审核员的职责与活动包括：

　　（1）服从审核组长的指导，支持审核组长开展工作；

　　（2）在审核范围内客观地、高效地富于成果地策划与开展指定的工作；

　　（3）充分收集与分析有关审核证据，对审核发现进行判断，得出有关HSE管理体系的结论；

　　（4）在审核组长的指导下编制工作文件；

　　（5）将个人审核发现形成文件；

　　（6）保管好与审核有关的文件，如有要求应予归还；

　　（7）协助编写审核报告。

　　三、收集并审阅有关文件

　　审核组收集与受审核部门有关的程序文件，以标准、手册、计划、合同及法律、法规为依据，审核程序文件，检查其符合性，检查相关程序文件的接口是否明确、协调，审阅该部门重要的记录，如内外审的审核报告、不符合报告、纠正措施记录等。

　　四、编写检查表

　　检查表是审核员进行审核的重要工具，是审核的重要原始资料之一。世界上著名的认证机构都把检查表看作是审核员的重要智力产品，所以编写检查表是审核员进行审核准备的一项重要工作内容。

　　1.检查表的作用

　　检查表的作用主要有以下几个方面：

　　（1）明确与审核目标有关的样本

　　审核采用的主要方法是抽样检查。抽什么样本、每种样本抽多少数量、如何抽样等等问题都要通过编写检查表解决，而且这一切都要为达到审核目标服务。因此明确与审核目标有关的样本是检查表的首要作用；

　　（2）使审核程序规范化

　　编制检查表已成为国际上进行管理体系审核的一种通用做法，而且已普遍地列入审核程序之中，成为必不可少的一件工作。它又反过来使审核程序进一步正规化和格式化，对减少审核工作的随意性和盲目性可以起很大的作用。

　　（3）按检查表的要求进行，使审核目标始终明确

　　在现场审核中种种现实情况和问题很容易转移审核员的注意力，有时甚至迷失大方向而在枝节问题上浪费大量时间。检查表可以提醒审核员始终坚持主要审核目标，针对事先精心考虑的主要问题进行调查研究。当然，现场检查中并不排斥对事先未列入检查清单，但确实是很重要的健康、安全与环境问题的审核发现。HSE管理体系现场审核时，会十分关注跟踪现场审核的需求。

　　（4）保持审核进度

　　有了检查表，可以按调查的问题及样本的数量分配时间，使审核按计划进度进行，不至于发生先松后紧或不得不延长审核时间的现象。

　　（5）作为审核记录存档

　　检查表与审核计划一样也应与审核报告等一起存入该审核项目的档案中备查。有的检查表同时留出栏目记载调查情况，兼起记录的作用，则更有保存的必要。有的审核机构把每次审核的检查表存入计算机内，成为以后编写检查表的参考资料，这是审核机构的宝贵智力财富。

　　（6）减少重复的工作量

　　如果审核组有好多名审核员，则他们各自编写的检查表要经审核组长审查协调，防止遗漏和重复。这样可以减少重复的工作。有的问题不在审核范围之内，编制检查表时就不会列入。审核员按检查表工作，就可避免不必要的工作。

　　（7）树立审核员的职业形象

　　一名审核员，尤其是刚参加工作不久的年轻审核员，往往会被受审核方低估其工作能力。有了检查表，调查研究就有的放矢，提问题、查看文件和现场审核也都有针对性，抽样也有代表性，工作有条理，这一切都能为审核员树立起一个熟练的专业审核员的职业形象。因此，编好检查表还能加快年轻审核员的成熟过程。

　　2.检查表的设计

　　设计检查表时应注意以下几点：

　　（1）以SY/T6276—1997标准、手册和体系文件为依据；

　　（2）以部门审核为主，部门审核时应列出有关的主要要素的审核内容和审核方法，也可进行要素审核，但必须说明到哪些部门去查，如何查；

　　（3）注意逻辑顺序，明确审核步骤；

　　（4）抓住重点，抽样应有代表性；

　　（5）时间要留有余地；

　　（6）检查表应有可操作性；

　　（7）结合受审核部门的特点；

　　（8）按部门编制的检查表要考虑涉及的要素，按要素编制的检查表要考虑涉及的部门；

　　（9）在设计检查表中常出现的问题是：

　　只列出审核项目，忽视审核方法和抽样量的设计；

　　对有关受审核方的体系钻研不够，没有结合企业实际来编制检查表。

　　3.检查表的构成

　　在检查表中仅把标准或手册或程序文件中的规定改写为问题，实际上只是一张判别表，没有任何的可操作性，所以难以达到审核的目的；只有加上有可操作性的会有具体检查方法的审核表后，才是一张完整的检查表，这种关系可用下图来表示。

 

　　表2-4为供参考的检查表的样式

表2-4审核检查表

　　编码：

审核要素	程序文件	被审核部门		陪同人员	审核人员			审核日期
文件条款	文件内容摘要	检查方法与抽样			检查记录	评价
						合格	改进		不合格
编制人：            日期：			审批人：              日期：

　　保存部门：保存期：

　　4.检查表的性质

　　检查表是审核员为方便审核而使用的工具，审核员签字，审核组长批准。不用受审核方同意，也没有展示的必要，更不能预先提供给受审核方，使其改变现状。

　　五、通知受审核部门并约定具体的审核时间

　　虽然在年度内部审核计划中已经规定了对某部门或其要素的审核时间，但审核组长仍应在审核前3-5日与受审核方的领导接触，约定具体时间，确定受审部门的发言人和陪同人员以及审核中双方关心的其它问题，使审核能顺利进行。