HSE管理体系审核员

　　中油集团企业将在三年内建立并实施HSE管理体系，这就急需一批熟悉SY/T6276—1997标准，掌握进行体系现场审核的内审员队伍。

　　一、审核员的作用

　　HSE管理体系内部审核员在一个企业内对HSE管理体系的正常运行和改进起着重要的作用，这种作用表现在下列几个方面：

　　1.对HSE管理体系的运行起监督作用

　　对HSE管理体系的运行需要持续地进行监控，才能发现问题及时解决。这种连续监控主要是通过内部审核进行的，而实施内部审核的正是这支内审员队伍。所以，从某种意义上来说，内审员对HSE管理体系的有效运行起着监督员的作用。

　　2.对HSE管理体系的保持和改进起参谋作用

　　在内部审核时，内审员发现某些不符合项，要求受审部门提出纠正措施。他必须向受审部门解释为什么这是一项不符合，为什么不符合某一规定的条款。这样对方才能针对不符合，找出原因，采取纠正措施。在受审方考虑纠正措施时，内审员可以提出一些方向性意见供其选择。当受审部门提出纠正措施建议时，内审员应决定是否加以认可，并说明认可或不认可的理由。在纠正措施计划实施时，内审员应主动关心其实施的进程，必要时应加以协助（如向体系办或管理者代表反映实施中的困难，提出解决问题的建议等）。如果在审核中发现某些潜在不符合，内审员应把它作为观察项主动向受审方提出，并提出调查潜在不符合原因的途径。这一切都说明内审员在内审工作中，决不仅仅是一个消极的裁判员，还应积极为保持和改进HSE管理体系想办法、出主意，成为一名优秀的参谋。

　　3.在HSE管理方面成为沟通领导与群众之间的渠道和纽带

　　内审员在审核中与各部门的员工有着广泛的交流和接触。他们既可以收集员工对HSE管理方面的意见、要求和建议，通过管理者代表向领导反映；又可以把领导层关于HSE方面的方针、政策和意图向职工群众传达、解释和贯彻，起一种沟通和联络的作用。有时，内审员通过自己的工作，生动具体地宣传贯彻SY/T6276—1997标准的要求，比上几堂标准宣贯课更为深刻，成为领导最好的助手。

　　4.在第三方审核中起内外接口的作用

　　当外部审核员来本单位进行审核时，内审员常担任联络员、陪同人员或观察人员等职务，从中了解对方的审核要求、审核方式和方法，向管理者代表或最高领导反映；同时也可向对方介绍本单位的实际情况，起内外接口的作用。当然目前中油集团企业还没有成立相应的体系认证机构，作为内部审核员还起不到这种作用。

　　5.在HSE管理体系的有效实施方面起带头作用

　　内审员一般在企业的各部门都有自己的本职工作。在这些工作中，内审员带头认真执行和贯彻有关的健康、安全与环境标准、管理手册和涉及自己的程序文件和作业文件。在接受内审时要做到虚心诚恳、积极配合，在员工中起模范带头作用，成为贯彻实施HSE管理体系的积极分子。

　　二、审核员应具备的工作能力

　　工作能力是指为了胜任所承担的审核工作而必须具备的基本功。主要包括以下几方面：

　　1.具备制定计划和审核准备工作的能力

　　审核员应能制定审核计划、企业审核、初审文件、编写检查表等等。

　　2.具备实施现场审核的能力

　　审核员应能主持召开首、末次会议，在现场调查研究寻找客观证据，发现不符合项时能正确编写不符合报告，汇总分析审核中所得到的观察结果并作出恰当的结论以及对受审体系的总体评价。

　　3.具有编写审核报告的能力

　　审核员应能按照规定的格式编写内容完整、文字简练的正式审核报告。

　　4.具有跟踪和监督的能力

　　审核员应能对受审方的纠正措施计划的实施及其有效性进行跟踪和验证。如果是认证机构的审核员，还应能在证书有效期内，对受审方的HSE管理体系进行监督检查。

　　三、审核员应具备的知识

　　作为一名合格的审核员应掌握许多知识，主要包括以下几方面：

　　1.国家的政策、方针、法律、法规等方面的知识

　　审核员首先要掌握的是国家关于健康、安全与环境的法律、法规等方面的知识。

　　2.国际常用规则（国际惯例和习惯做法）

　　HSE审核工作没有各种国际和等同的国家标准作为指导和参考，所以审核员应在培训中或实践中注意学习国际上流行的质量审核和环境审核的一些习惯做法。如审核准备阶段的预防问，检查表编制，样本选择等；在审核实施阶段的不符合判断，观察项的建立等；在审核报告中全面阐述受审体系的优缺点，作总的有效性的评价等等。这些都是世界各国实际经验的总结，已形成一套习惯做法。审核员应细心学习掌握，吸收其优点及适用之处，在自己的审核工作中加以运用。

　　3.标准和指南

　　审核员必须熟练掌握SY/T6276-1997标准，同时应掌握ISO10011质量体系审核指南和ISO14010、ISO14011、ISO14012环境体系审核指南，也应了解ISO9000族标准和ISO14000族标准的相关标准。此外ISO/IEC还有许多导则，也有参考价值，需要时也应学习参考。

　　4.审核评定技术

　　审核员在审核过程中应向有经验的审核员学习审核的评定技术，包括审核计划、审核检查表、不符合项报告、审核报告的编写以及灵活使用审核方法和审核技巧等。

　　5.必要的专业知识

　　审核员应在自己审核的专业范围内，学习和积累必要的专业知识，以便于审核的进行。

　　内部审核员在这方面处于较有利的条件，因为基本上在本企业内活动，专业范围较明确具体。但也要考虑到即使在一个企业内生产经营活动也可能较多，因此要了解的专业知识面也是比较广的。

　　四、审核员应具备的素质

　　审核员为了进行审核工作，要具备一些素质。缺乏这些就会被认为不适于从事这一职业。素质主要是指以下几项：

　　1.具有交流的能力

　　审核员不是孤立的，他需要与人作广泛的交流。也就是说他要善于表达自己的意思，同时也要善于理解对方所表达的意思。所以审核员在“口头”和“笔头”这两方面都应有表达的能力，还要有较强的理解对方所表达内容的能力。

　　2.具有合作的能力

　　审核员是在群体中工作的，他的工作成效在很大程度上取决于与他人合作的能力。在审核组内他要接受审核组长的领导，配合和支持组长和其他组员的工作，在工作中要彼此协调，发扬集体优势。对外他应善于取得受审核方的支持和配合，使审核顺利进行。因此善于处理人际关系是审核员应具备的一种能力。

　　3.具有分析判断能力

　　审核中出现许多问题，往往需要审核员在较短的时间内作出分析判断，正确的分析判断一方面是建立在知识和经验之上的，另一方面也有赖于正确的思想方法和工作方法。一个思想逻辑混乱、工作没有条理的审核员是不可能对问题作出正确的判断和决策。

　　4.具有独立工作的能力

　　审核员往往要独当一面，在某一范围内独立完成某项任务，如审核组长带领一组审核员完成对一个单位的审核。在内部审核中，对一个部门的审核往往指派一个审核员来完成。这时从计划到安排到跟踪验证，都要靠审核员自己来设法完成。所以对审核员来说，摆脱依赖心理，独立开展工作的能力是应当具备的。

　　5.具有应变能力

　　审核工作中客观情况变化甚多，不能完全符合准备阶段的各种设想。所以善于应付情况的变化而采取应急或调整措施十分重要。应变的目的是始终控制审核的主动权和力求达到既定的审核目的。应变能力的锻炼应从计划审核时对各种可能变化的情况多加设想，以便随时有对策可以应付；另一方面也靠在实际审核中积累应变经验。

　　6.具有善于学习的能力

　　审核员需要不断学习各种有关的知识。有时往往要在较短时间内掌握某一方面的基本知识，这时学习的方法就显得很重要。例如如何获得信息，如何抓住这些知识的关键要领，如何安排学习计划，以及向何人请教，作什么调查研究等都是需要逐步锻炼的。

　　五、应具备的道德和修养

　　一位合格的审核员应具有较高的职业道德水平和良好的修养。

　　1.正直、诚实、守信

　　这是审核员必须具备的道德品质。在审核中不弄虚作假，不使用不正当的手段去获取客观证据，不屈服于任何要求改变调查结果的压力，不随意泄露受审方的各种内情或机密，不接受受审方任何贿赂、好处或隐含的利益，不暗示受审方改变现状或作变相的咨询等等，这些都是必须作到的。

　　2.客观、公正

　　在审核中坚持以客观证据为基础，严格按有关法律、法规、标准或既定体系文件等作出判断。切忌先入为主、主观臆测、凭印象作判断，不是无限上纲就是大事化了。作为一个审核员，即不能证据不足就开不符合报告，也不能抱着“非找出一个不符合”这种偏激的不公正态度。公正性是审核的灵魂，而客观性又是公正性的基础。

　　3.尊重对方、尊重别人

　　在审核中始终抱着尊重受审核方、尊重一切在审核中有联系的人，包括自己审核组的其他同事。要耐心听取别人的介绍或意见，不要盛气凌人；要尊重受审核方的一些制度和习惯，不要随便破坏；要尊重审核组长及其他组员，善于与他们友好合作相处，可以争论但不要争吵。在审核中要始终保持彬彬有理的风度，任何情况下都不要发脾气，总之一切要从工作出发，要善于虚心听取别人意见，切忌自以为是，主观武断，盛气凌人。

　　4.冷静、稳重、自信

　　在审核中如遇到复杂的情况或突发事件，要保持镇静，不要因激动而丧失客观性。保持稳重，坚信自己一定能处理好。

　　5.坚韧、顽强的精神

　　在调查客观证据过程中，如遇工作复杂、调查量大等情况要有毅力把工作做细做好，把证据收集齐全，切忌马虎潦草，轻率下结论，轻率出文件。不符合报告是审核员的重要产品之一，要坚持写好，不仅要有充分证据和正确的判断结论，文字表达也要明确通顺。如果是手写，字迹也要求清清楚楚。审核报告更要写得简明扼要，条理性好，逻辑性强，使各方面都能接受。

　　6.企业管理能力，良好的领导作风

　　审核员在审核过程中对审核的各个环节都要考虑周全，管理好；并且要能独当一面，能领导受审核方完成审核任务。

　　以上所说的道德和修养，对于外审员和内审员都是适用的。内审员更要注意正确地处理好单位内的人际关系，以利于审核工作的进行。

　　六、审核技巧（审核员的正确工作方法）

　　审核员在工作中可以采用许多工作方法，即审核技巧。这种审核技巧往往是审核员在工作中不断积累起来的。各人有各人的技巧，从而形成了各人的风格。这里仅就最基本的工作方法即审核技巧作简单的叙述。

　　审核员在审核工作中，尤其是在现场审核中，主要的手段是看、问、听和分析。审核员用来作分析判断的基础是各种信息。而信息是通过看、问、听而得来的。因此，可以从这几方面来总结审核技巧中最常用的一些经验。

　　1.少讲、多看、多问、多听

　　审核员在现场的时间有限，而需采集的信息量很大；信息只能通过看、问、听获得，不能从讲话中获得。因此只有少讲才能多收集信息。审核员只要自己没有表现欲，一般情况下是可以不主动讲话的（首、末次会议的组长发言例外），但被邀请讲话的情况则屡见不鲜。

　　（1）就题咨询

　　遇到有不符合因素，受审方可能问你：“请问我们该怎么做才算正确？”“我们的程序该做如何修改？”“这方面其它部门是怎么做的？”“如果这般……做，是否算合格？”……此时作为一个审核员应明确指出，审核员的任务只在调查是否符合，如果出了不符合，应由受审方研究，提出纠正措施，审核员对此不能作任何咨询。（内审员在这方面稍有不同，可以就方向提出建议，但最好在提出不符合报告后再提建议。）

　　（2）请作裁判

　　遇到有不符合因素，受审方内部产生了争论。这时有人会请你发表意见，判断谁是谁非。此时你切忌不要扮演裁判员角色，否则宝贵的时间将浪费在阐述为什么谁对谁错上面，而你的检查表将无法按进度完成。

　　（3）重复阐述

　　有的部门负责人不去参加首次会议或参加了但不注意听讲，对审核知之不详。直到审核员到了本部门，才对审核的目的、范围、程序、方法……甚至什么是HSE等临时请教。此时审核员不应重复阐述在首次会议上的讲话，而应抓紧审核，同时请他向部门联系人了解。如在内审时发生这种情况，可事先请他学习“内审程序”。

　　总之，审核员应努力避免多讲，才能多看、多问、多听。

　　2.选择正确的对象提问

　　问题应向负责该项业务活动的部门或个人提出，而不要向无关的部门或人员提问；否则就会文不对题，浪费时间。在一个部门内，也有选择正确的提问对象问题。如在设计科内，大的方案性问题的评定应向设计部门负责人甚至总工程师提出，如果向绘图员问方案评定问题，也会闹出笑话。

　　3.针对要了解的问题提问（正确地提出问题）

　　审核员应当明确地、针对要了解的问题提问，用不着象在商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的办法。更不要提出外行的或错误的问题。

　　4.封闭式提问和开启式提问相结合

　　问题一般可以分为封闭式和开启式两种。前者可用“是”、“否”、“无”等简短的词来回答。后者则需要对方作较详细的说明或解释。封闭式的问题可以得出明确无误的答案，但信息量很少。开启式的问题可以引出较多的信息，有助于调查深入，但花费时间较多，两者要合理结合，不可偏废。

　　开启式的问题中，还可分为下列几类：

　　（1）主题式问题

　　这是主题非常明确，开门见山式的问题。如“请谈谈责任制的落实，你们是如何做的？”

　　（2）扩展式问题

　　这是在会话基础上逐步进入较高层次交流时的问题。如“那么对你来说，了解这类程序的重要性有什么作用呢？”“为什么你觉得有必要制定这种程序呢？”

　　（3）征求意见式问题

　　这种问题可以鼓励被审人员提供更多的信息。如“你认为这方面最有效的方法是什么？”“关于……你又是如何做的呢？”等等。但征求式问题不宜多提，否则会产生离题太远、浪费时间的后果。

　　（4）设想式问题

　　如“发生火灾怎么办？”“假如计算结果不满足这个公式，你将如何处理？”这类问题也要注意适当掌握，不宜任意设想许多特殊情况请被审人员回答。

　　封闭式的问题，一般用于会话开始。如“请问你们部门有没有这方面的程序？”答案是“有”或“没有”。另外有一种诱导式的封闭式问题，如“那么你将在一周内采取这种纠正措施，对不对？”这种诱导式问题也宜慎用。一般说来，审核员不应诱导被审人员做出你设想好的答复，只有不得已时才可采用。

　　审核时常以封闭式问题开始，继之以许多开启式问题，最后以一两个封闭式问题结束。这就是两种问题结合使用的典型方式。

　　5.提问和索看相结合

　　审核员在提问时经常问及文件及实际情况，这时可在提问中同时索取需要看的文件或提出要观看现场。这样就等于临时又增加了一些检查的样本，对检查表起了补充的作用。这些问看结合的做法，既可使审核步步深入，又可避免单纯问答谈话那种单调的审核方式，比较有效。但也要注意避免当对方出示一大堆文件后，审核员就终止提问，埋头细读的做法。

　　6.注意观察易被遗忘的角落

　　被审方在审核前一定会做充分的准备，因此重点的文件柜、货架、设备等一定会收拾得整整齐齐。但在办公桌下，货架顶上，某些辅助装置上常常会发现作废的文件等不应该存在于现场的东西。所以观察的视野要广阔些，检查要细致些。当然，这种办法只能是次要的、辅助性的。作为主流，还应集中力量检查在检查表中规定的样本。

　　7.创造一个良好的审核气氛

　　为了使审核顺利进行，审核员应注意创造一个良好的气氛，使审核成为仿佛是在进行工作研究而不要使对方经常意识到自己处于受审的地位。为此，审核员应平等、和气待人；注意听人讲话；认真记笔记；不时地用点头、注视、符合等方式对对方谈话表示感兴趣等等。凡事要请对方出示文件或找一般工作人员谈话都应征得对方领导同意。如发现了不符合，要对方领导签字时，要耐心说明理由。如对方态度粗暴也不要与之争吵。只有这样，才能使审核顺利进行。