企业结构、资源和文件是保证HSE表现良好的必要条件，是体系运行的基础要素。
企业机构：指企业管理系统中负责HSE管理的部门和人员，是企业HSE管理体系的组成部分；
资源：主要指可供使用的人力、物力、财力、技术和时间等内部资源，是HSE管理体系建立和运行的重要保障；
文件：指HSE管理体系在建立、运行和保持过程中所形成的各种文档，可以是书面的，也可以是电子的。
§1 企业结构和职责
企业应对实施HSE管理体系所需的机构、职责、权利、义务和相互关系作出明确的规定，形成文件，并按企业的行文规定予以公布。
根据我国目前企业的管理体制和管理现状，HSE管理体系的企业结构不能照搬国外。但是，HSE管理体系中的企业结构的作用是把负责HSE事物的人员连系在一起，形成一个有机的富有战斗力的整体，形成一个层次分明的管理网络。这样做是符合标准要求的。
这个网络可以在企业现有的企业机构的基础上通过对原有相关机构（如原有的安全、卫生、环保等机构）进行必要的调整、合并或改造建立起来，各个层次HSE管理人员的编制应根据业务量和总编制名额确定。
国外的情况是HSE管理人员约占员工总数的千分之三（3‰）。
职责是指各级管理人员在其管辖范围内建立、实施和保持HSE管理体系的具体职责及全体员工个人或集体在确保HSE表现方面的责任。从标准上的内容来看。可分为最高管理者的责任、管理者代表的责任等五个方面：
●最高管理者：负责主持制定指导企业HSE行为准则的方针和战略目标，为体系的建立和运行提供领导和资源保障，主持评审；
●管理代表：在授权的范围内行使最高管理者的职责，除具体责任和及时向最高管理者请示汇报外，还应对体系的运行提出建议，主持审核和为评审和体系的可持续改进提供依据；
●HSE管理部门：在上级主管部门和管理代表的领导下，对HSE管理体系的实施过程进行监督、咨询、协调、人员培训和文件管理，部门和人员的职责应形成文件；
●各个职能部门：所有部门和岗位都应承担HSE责任，由上层职能部门根据其工作性质和涉及的HSE因素进行规定，并行成书面文件。各个职能部门的主管领导对所辖范围内的HSE工作负主要责任；
●全体员工：在自己的岗位上承担相关的责任，也要形成书面文件中的规定。
§2 管理代表
最高管理者，作为企业的最高领导，往往公务繁忙，对HSE管理不能
保证事必亲躬，需授权他人代行职责，这个人就是管理代表，他应定期向最高管理者汇报和请示，最高管理者应为其配备行使职权所需的资源。管理代表的职责见本章§1
§3 资源
资源的作用：保证HSE管理体系的建立和实施过程的正常运行。
资源的内容：可供使用的人力、物力、财力、技术和时间等。
资源的配置：HSE管理体系建立和运行过程中，应在了解企业现有设施和装备的基础上，进行设施和装备上的改进和补充。
配置原则：当现有的设施和装备不能满足体系要求时，要按下列原则进行更新和补充，
◆不符合国家、地方法律法规要求的设备和设施；
◆不能满足企业健康、安全与环境管理目标和表现准则的各种设施和设备；
◆企业健康、安全与环境管理水平持续改进所需的设施和设备；
在更新和改进的过程中，常常会遇到技术和资金的限制，下列做法可供参考：
◇与用户或供应商合作，因为有共同的利益；
◇与同行企业共享技术和经验；
◇与大专院校和科研院所合作，进行共同投资的合作开发；
◇取得上级部门的支持和帮助。
§4 能力与培训
能力就是企业中管理人员和操作人员完成任务的能力，包括三个方面的内
容：①个人素质（个人通过从小学教育开始直到参加工作前的所具备的能力）；②通过实践提高技能的能力；③不断更新知识的能力。
企业应建立对员工能力进行评价和培训的程序，以确定岗位员工所需的知识、经验和技能，建立上岗制度，制定培训计划，保持培训记录，以保证岗位工人从事工作所需的能力，培训有正规的室内培训和实际操作培训，采用面对面教育和形体示范相结合的方法。
§5 承包方
要求企业的承包方建立他们自己的HSE管理体系或认可本企业的HSE 管理体系，这样做，可以最大限度地消灭企业在承包商方面和企业与承包商交接部分的管理漏洞，保持良好的企业形象。
如果承包商与企业之间在HSE管理上存在差异，应在承包合同签定之前进行谈判或协商，将协议记入承包合同，以便在合同实施中解决可能出现的分歧。
§6 信息交流
为使企业内各个部门能够互相配合、协同工作，有关责任部门能够及时了解体系运行情况，特别是体系出现不符合时，能够同时采取纠正措施，发生紧急情况时，迅速传递信息，敏捷地作出反应，控制影响的蔓延，不断增强企业的自洁能力。
企业外部有关各方对本企业状况的了解，企业对外部相关方的了解。这些都需要借助于有效的信息交流。
企业建立有效的信息交流机制，开发有关的程序，针对各种内外信息的性质，规定联络的责任者、渠道、方式，对信息的记录、处理，包括汇报对象、采取对策的责任等作出规定。对于涉及重要因素的内、外部联络，应规定其接受、答复、处理、归档等的具体方式。
内部信息交流是企业内部各个层次间的交流，如部门间的日常联络、指令、常规报表、各种信息、通报、各部门间的行文等，它支持着企业的管理活动协调而有效地进行。
与外部的信息交流主要是各类相关方（政府机构、社会团体、所在社区、社会公众）之间的信息交流，能够保持企业对来自外部的要求的了解，也向外部提供企业的信息，满足外部对企业的需要，修正企业的运行和管理活动，提高企业形象。
通过信息交流，要使企业、承包方、合作者确保他们的各级员工都能够认识到：①各自的行动符合HSE方针和目标的重要性，在实现这些方针目标中各自的作用和责任。②活动中的HSE风险和危害，已建立的预防、控制和削减措施及应急反应程序。③违背已认可的操作程序的潜在后果。④为改进工作程序，如何向管理者提供建议。⑤紧急情况时，外部联系的手段和特别的安排。
§7 文件及其控制
作用：文件是管理方案和管理程序的存在方式。记录体系的运行情况，保持和传输体系各种内、外部信息，支持体系的正常运行。
内容：这里的文件就是HSE管理体系的文件化系统，简称体系文件。形成文件的首要目的是提供HSE管理体系的完整描述和具体操作的程序或指南，并作为该体系保持和实施的永久的文字记录。
文件控制包括对体系文件的保管、流通、作废、归档、标记等管理内容进行控制。
对文件要进行下面这些方面的管理：
①文件的定位：文件的存放位置，要有利于迅速查找；
②对文件进行定期评审和修订，以及由谁来认可文件的适宜性；
③保证所有体系的有效运行具有关键作用的岗位，需要时都能得到文件的现行有效版本；
④文件失效时，能够从所有发放过的场所及时收回，并采取必要的措施，避免继续使用这些文件；
⑤法律规定失效后需要保留的文件，以备必要时提供法律、法规所需要的信息。应对这类文件予以标识，以免与其他文件相混淆，造成不应有的后果；
⑥所有文件均应字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识正确，保管妥善，电子文件要预留备份，谨防数据丢失；
⑦应根据文件的重要程度及其类型，规定其修订的程序和职责。有关体系文件的编写，本教材有专门的章节描述。这里不详加阐述。