HSE程序文件的审查与控制

    （一） HSE程序文件的审查

　　程序文件的审查。

　　程序文件的会签。

　　程序文件的批准。

　　（1） 程序文件的审查目的与时机

　　● 程序文件审查的目的

　　程序文件符合标准的要求；

　　程序文件的规定是切实可行的；

　　程序文件表述准确，可实现“释义唯一”；

　　程序文件的结构合理，便于管理和控制；

　　程序文件与管理手册的规定协调统一；

　　各项过程接口处理适当、明确；

　　● 程序文件审查的时机

　　文件初稿完成后可进行初审；

　　投入正式运行前进行全面审查；

　　运行过程中可适当安排审查；

　　管理体系进行重大修改或采取较大范围的纠正措施后安排全面审查。

　　（2） 程序文件审查的方式

　　采用集体讨论的方式进行；

　　由选定的审查人员进行传阅；

　　程序文件所涉及的责任部门的管理者审查；

　　由管理者代表或授权的相当职位人员进行文件的最终审查。

　　（3） 程序文件格式的审查

　　● 审查的目的

　　程序文件应有统一格式，便于管理；

　　文件格式应考虑文件控制的要求；

　　● 编码

　　符合企业内的规定；

　　编号具有唯一性；

　　便于识别和区分；

　　● 编、审、批

　　程序文件要注明编写人、审核人、批准人；

　　制定及实施时各程序相关部门参加。

　　● 文件控制要求

　　标识明确；

　　版本现状；

　　生效日期；

　　审批手续。

　　（4） 程序文件内容的审查

　　● 标准的要求

　　审查程序文件清单，所列程序文件是否覆盖了标准；

　　各程序文件，是否覆盖了健康、安全与环境管理全过程的控制要求。

　　● 程序文件协调性

　　与管理手册内容保持一致；

　　与其他管理性文件不产生矛盾；

　　相互引用程序内容应保持协调统一。

　　● 适合HSE管理体系运行

　　程序文件规定的健康、安全与环境过程适合体系运行；

　　人员的职责明确，权限清楚；

　　各项过程所需的资源均能得到保证；

　　程序规定的要求在实际运行中能达到。

　　● 逻辑上完整：

　　每个程序文件都涉及HSE管理体系运行中一个逻辑上独立的部分；

　　按逻辑顺序对健康、安全与环境管理和控制过程展开描述；

　　各项过程的描述有始有终，形成闭环。

　　● 具有可操作性：

　　目的明确，方法清楚，切实可行；

　　规定各项工作的责任人或责任部门，并规定工作的接口方式；

　　按过程顺序清楚地规定工作步骤；

　　规定应保留的记录，为事后监督检查提供依据；

　　措辞准确严谨，实现“释义唯一”，执行时不易引起混淆。

　　● 程序文件内容的掌握

　　可不涉及具体的技术问题及操作细节，这些技术问题和细节可在作业文件中进一步具体化；

　　需要保密的内容可在下一层文件中引用；

　　现有行之有效的管理文件，在适当之处将其引入程序，不必重复描述，但应注意引用的文件需纳入受控文件范围。

　　（5） 程序文件的会签

　　● 会签的目的

　　使相关职能部门明确本部门的职责；

　　了解本部门与其它部门的工作接口；

　　了解并确认开展健康、安全与环境过程的方式；

　　● 会签的方式

　　采用传阅的方式，由相关部门负责人在每份程序文件上签署意见；

　　采用会议的形式通过每份程序文件；

　　● 文件会签后的执行

　　会签即代表各相关部门已确认了程序文件；

　　经确认的程序文件执行时不得打折扣；

　　在执行中发生问题，应通过文件修改的正规途径办理文件更改手续。

　　（6） 程序文件的批准

　　● 批准的权限

　　管理者代表批准；

　　批准的程序文件应有效执行：

　　程序文件批准即成为企业的内部标准；

　　企业健康、安全与环境管理过程按程序文件执行。

　　（二） HSE程序文件的控制

　　（1） 程序文件的管理

　　● 程序文件的审批

　　拟制人起草文件；

　　部门内、外充分讨论修改；

　　审核人进行文件审查；

　　与程序文件相关的部门进行会签；

　　授权人批准发布；

　　● 程序文件的发布

　　文件经打印、校对、制作完成，由上一级部门同意后发布；

　　保证所有使用者手中持有相应文件都是有效的版本；

　　保证现场使用的所有文件为最新版本，根据收发文登记及时收回作废文件及时发放新版文件；

　　● 程序文件的更改

　　更改应有修改状态标识；

　　更改一般由原审批部门或人员进行审核；

　　更改文件由申请人提出申请并办理有关手续；

　　文件更改的生效日期要明确；

　　更改的内容应明确并及时地传达到使用者及相关人员；  

　　经多次更改可重新印发，更换版本；

　　● 程序文件的收回

　　根据收发文登记，及时更换或撤回作废文件；

　　作废文件应有明确的标识；

　　作废文件收回后统一处理；

　　需保留的作废文件，作明显的标识，隔离保存。

　　（2） 程序文件的控制方法

　　● “受控”文件

　　“受控”文件在文件发生更改时应能够追溯到全部的使用者；

　　受控文件一般仅限于企业内部，但也有时可能涉及到外部文件；

　　程序文件属受控文件。

　　● 程序文件编码

　　每份程序文件有唯一的编码，便于识别文件并对其进行控制；

　　同一企业内应使用统一编码方式。

　　● 受控印章及分发号

　　受控文件发放时加盖受控印章，防止复印件的流传造成文件失控；

　　需转发的文件，由转发部门复制后加盖受控印章；

　　分发号标记在文件上，发文时进行登记签名领取，根据分发号码可追溯到每份文件的使用人。

　　● 文件清单及修改状态

　　制定文件清单，随时发布最新文件修改状况；

　　每页的修改状况可采用修改码态进行标识；

　　同一版次的文件，不同的页码可有不同的状态；

　　多次或多处修改的文件可改版重新发布。

　　● 文件发放控制

　　文件使用人应进行发文登记，签名领取；

　　文件修改时文件管理人员应根据发文登记追踪每份文件及时修改；

　　作废文件应根据发文登记撤回；

　　文件破损，丢失均应办理相应的申请手续才能补发；

　　需扩大文件使用范围、增补文件时，严禁自行复制，应由文件管理人员统一制作，加盖受控印章，登记发放。