HSE管理作业文件内容和格式

    虽然依据标准（SY/T6276-1997《石油天然气工业健康、安全与环境管理体系》）开发了程序文件。但是，程序文件的主要任务是解决管理部门之间的业务接口和业务管理程序，它的突出的是规定清楚由哪个部门或哪几个部门按什么程序、先干什么、后干什么、如何干、怎样能较好地完成该任务。程序文件侧重于解决业务上的部门交叉关系的理顺。

　　如果在程序文件中把每一件业务应该干到什么程度、由谁来干都写进去，容易造成管理程序界限不清，程序文件的篇幅过于冗长。在这种情况下，健康、安全与环境管理体系就需要开发作业文件来实现对作业管理的完整性。

　　§1 作业文件的开发原则

　　作业文件是健康、安全与环境管理体系的重要组成部分，是与操作人员最接近的管理层，对于作业文件的开发应按照下列原则进行：

　　a)作业文件的开发要依据程序文件，倘若能在程序文件中交代清楚而又不影响管理内容的，就无须再编制作业文件。

　　b)作业文件必须与同要素中的程序文件相联系（通过文件的编码），是对程序文件中整个程序或某个、某几个条款的细化和补充。

　　c)为了有效地指导管理活动，使其更具有可操作性，几个作业文件可以一个程序文件的补充和细化。

　　d)国家、行业、企业的技术标准、规范不能作为作业文件。

　　§ 2 作业文件的开发

　　作业文件的开发是一个依据程序文件的需要而进行的过程，因此，要根据程序文件的需要，写清楚一个专业管理内容，例如：事故管理，就要开发一个作业文件，在这个作业文件中一定要写清楚谁干、如何干、什么时间干、什么地点干、干到什么程度，能够准确地指导该岗位的管理行为。概括地说，程序文件是知道部门之间的业务关系和管理活动的，作业文件则是指导具体岗位的管理活动的

　　§ 3 作业文件的编写

　　a)作业文件的内容和格式

　　1）文件文件编号和标题：编号可以根据活动的层次进行编排，同一层次的

　　作业文件应统一编号，以便于识别；标题应明确说明开展的活动及其特点；

　　2）目的和适用范围：简单说明开展这项活动的目的和所涉及的范围；

　　3）职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系。

　　4）管理内容：是作业文件的核心部分。应列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干，什么时候干，什么场合（地点）干、干什么、怎么干、如何控制、及所要在到的要求，需形成记录和报告的内容，出现例外情况的处理措施等，电告要时辅以流程图；

　　5）更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件时应一起企业更忙乱；

　　6）相关程序、文件和记录：指需引用的或与本作业文件相关的程序、文件和记录；

　　7）报告和记录格式：确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格和编号和名称。

　　最后，需要强调一点：作业文件必须操作性强，并得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及有关部门对接口关系的认可，经过审批后实施。

　　b) 作业文件的编制

　　1）对现行文件分析

　　企业现行的各种企业制度和规定等文件，很多具有管理作业文件楔同的功能，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以管理作业文件的要求为尺度，对这些文件再进行一次清理和分析，按管理作业文件内容及格式要求进行改写。

　　2）编制作业文件明细表

　　根据HSE管理详细设计方案，按体系要素逐级展开，以及程序文件的制定，制定作业文件明细表，明确部门的职责，对照已有的各种文件，确定需新编、改造和完善和管理作业文件，制定计划在程序文件编制时或编制后逐步完成。