HSE管理体系内部审核

　　一、概述

　　1．审核目的

　　HSE管理体系审核的目的通常有以下几种：

　　（1）确定体系的充分性、适用性和有效性；

　　（2）作为一种管理手段，及时发现HSE管理中的问题，组织力量加以纠正或预防，确保体系的正确实施与保持；

　　（3）在第二方、第三方审核前，发现问题加以纠正，为顺利通过外部审核做准备；

　　（4）作为一种自我改进机制，使体系保持有效性，并能不断改进，不断完善。

　　2．审核范围

　　在明确审核目的后，审核组长与受审核方应确定审核范围。第一方审核（内审）的范围可视企业所建体系覆盖的产品、活动、服务而定，并可有一定的灵活性。但原则上应包括体系所覆盖的所有部门、活动和服务，当然在编制内审计划时可以在特定的时期，在产品、活动和服务中确定一定的范围。

　　3．审核准则

　　HSE管理体系审核的准则可以归纳为以下三条：

　　（1）SY/T6276-1997标准。

　　（2）管理手册、程序文件及其它相关体系文件。管理手册和程序文件是企业根据SY/T6276-1997标准的要求编制的，对企业内部HSE管理体系的实施提供强制性指令和具体运行指导，一旦发布就是企业的内部HSE管理法规。

　　（3）适用于企业的有关法律、法规和其他要求。SY/T6276-1997标准强调对健康、安全与环境法律、法规遵守的承诺，因此适用于企业的法律、法规和其他要求，也必须作为审核准则之一。

　　4．内部审核的特点

　　（1）根本的目的在于发现问题并致力于改进。

　　（2）必须得到管理者的支持。内部体系审核是管理者介入体系管理的重要手段，审核结果需经管理者评审，不符合项需管理者组织纠正措施的实施。实践已证明，没有最高管理者的支持，内审不能顺利进行，也不会产生期的效果。

　　（3）是一项需经常开展的管理活动，重在有效性审核。

　　（4）是一项正式的活动。审核应依据程序，有计划安排，应由有资格的人员进行。审核结果应形成文件化的审核报告，发现的不符合应采取纠正措施。

　　（5）依据客观证据，不因情绪或偏见而左右事实。

　　（6）开展内部审核的难度表现在：

　　①高层管理者等人的支持往往因人事或环境的因素打折扣；

　　②审核结果涉及员工或集体的荣誉和利益，可能发生争执；

　　③都是同事，难以产生权威效应；

　　④有水平、有能力、懂得管理、技术高而又有充裕时间的内审队伍难以建立；

　　⑤内审员难于持续跟踪纠正措施，验证和分析其有效性。

　　5．内部审核的时机和频次

　　内部HSE管理体系审核，一般可分为例行的常规审核和特殊情况下的追加审核两类。常规审核按预先编制的年计划进行，往往是定期对一个或几个部门或要素进行审核，每年应覆盖所有部门（或要素），至少一次或不少于监督审核的次数。

　　在以下几种特殊情况下往往需要追加审核：

　　（1）企业的领导层、隶属关系、内部机构、承诺方针、目标、重大危害与影响因素、生产工艺及现场等有较大改变；

　　（2）发生了严重的环境、安全、健康问题或相关方有严重抱怨；

　　（3）即将进行第二方、第三方审核；

    （4）获证后，证书即将到期又希望继续保持认证资格。

　　内审的时机和频次应根据企业内部的实际情况，由管理者代表提出具体计划并报请最高管理者批准后实施。

　　6．内部审核的一般顺序

　　HSE管理体系审核大致可以分为下列几个步骤进行。

　　1）确定任务

　　内审应明确审核范围和审核准则，根据审核范围确定工作量和任务的大小。如是例行审核按年度计划，如是追加审核则要明确目标和受审的部门或要素。每次审核还要明确采用的依据，任务确定后要按程序由管理者代表批准下达。

　　2）审核准备

　　由管理者代表指定审核组长和批准审核组的组成。审核组长负责编制审核计划并分配审核小组成员。审核组成员应进行文件预审，包括管理手册、程序文件、支持性文件、相关法律、法规、标准等有关文件。在审阅文件的基础上，审核员应编制检查表并经组长审批后实施。审核计划日程表确定后应及时通知受审部门，并请受审部门确定发言人及陪同人员并安排首、末次会议参加人员。

　　3）现场审核

　　审核组应准时到达审核现场，召开一次正式的首次会议，说明审核的目的、范围、准则和方法。如果是例行审核，而且是对一个部门进行审核这种首次会议可适当简化，现场审核应是客观的、独立的和公正的，就是应以事实为依据，以标准或其他文件的规定为准绳，收集客观证据做出公正判断。现场审核方法主要是通过查阅文件、记录、面谈和现场观察三种方式。如发现不符合，要按规定填写不符合报告，并请受审核方对事实表示认可签字。现场审核以末次会议结束。在末次会议上，审核方应报告审核发现，宣读不符合报告和宣布审核结论。在末次会议后还应要求受审方提出纠正措施计划。

　　4）编写审核报告

　　审核组长应参照规定的内容和格式编写审核报告，报告应经管理者代表审定后通过体系管理部门下达给受审部门。

　　5）审核汇总分析

　　审核组长应根据审核小组成员的审核记录和报告，汇总编写一份全面的审核报告并分析体系运行的有效性和符合性。同时应与上次内审的情况做比较，评价其进步情况，以判断体系是否符合持续改进的精神。

　　6）纠正措施的跟踪

　　体系管理部门应组织内审人员对受审核及纠正计划和措施的落实情况进行跟踪验证。应对各部门纠正措施的情况加以汇总分析，并将结果上报给最高领导层，作为管理评审的依据之一。

　　以上各步骤都应在内审程序中有所规定，内审程序应根据每个企业的实际情况编制，但这些主要步骤的内容是必不可少的。

　　二、策划

　　有一个良好的开端是内审成功的必要条件。在实施内审前应做以下内审的发起工作。

　　1．领导重视是关键

　　内部审核牵涉到企业的所有有关部门，需要有高层管理者协调，只靠安全、环保部门的努力，权威性不够。因此领导对内审应重视，并赋予内审权威性是十分重要的。

　　2．管理者代表要亲自抓

　　管理者代表应确保按照SY/T6276-1997标准的规定建立、实施和保持HSE管理体系，具体领导内审工作的就是管理者代表，负责建立内审组织和程序、培训人员、制定计划、实施内审和审批审核报告。

　　3．落实内审职责

　　为维持一个管理体系并使之长期有效和持续改进，要求内审是一项长期的常规工作。这就需要有一个机构来负责实施内审。这些机构可能还有一些其他的管理工作，但内审工作应是此类部门的一项重要任务，而内审工作又完全可以与其他工作（如建立体系、编制手册和程序等）结合进行。

　　4．组建一支合格的内审队伍

　　要有一支合格的内审队伍才能保证内审的质量，因此培训内审员是一项重要的工作。应在各部门选择一批熟悉企业业务、专业技术、工艺流程、HSE知识和管理知识；了解HSE法律、法规；有一定的学历和工作经验、有交流表达能力和正直的人员进行培训。所有经过培训的内审员需经考核合格后正式任命。

　　5．有正规的内审程序
　
　　为便于内审有系统、有组织、有方法和有计划地进行，一套正规的文件化内审程序是必不可少的。内审程序应明确审核的目的、范围、执行者的职责，以及具体的实施方法。

　　三、准备

　　1．编制内部审核计划

　　内部审核计划分集中式和分散滚动式两种，下面分别进行说明。

　　1）分散滚动式

　　企业进行内部审核最好采取这一审核方式，分散滚动式的内审计划一般应一年编制一份。每月对一个或几个部门或要素进行一次审核，逐月开展，使一年内把所有部门、所有要素都覆盖至少一次，最好是覆盖两次。对重点部门或要素的审核频次可适度增加。计划还应是跨年度连续进行的，以体现出审核的连续性。例1是按部门进行内部审核的年度内审计划的例子，供参考。当然企业也可以按要素来制定年度内审计划。

　　[例1]HSE管理体系年度内审计划（按部门）

 

　　2）集中式

　　集中式内部审核类似于认证审核，就是在确定时间内（一般为2-4天）一次性集中审核完成体系所覆盖的所有部门和要素。

　　内部审核计划是指确定现场审核人员、日程安排以及审核路线的文件，是指导内部现场审核工作的重要依据。审核计划应经受审核部门确认，如受审核部门有特殊情况时，审核组可适当加以调整。内部审核计划的例子见例2 HSE管理体系内部审核计划。

　　审核计划的内容包括：审核的目的、性质、范围、准则，以及审核组成员和审核日程安排。

　　[例2]HSE管理体系内部审核计划

　　1．审核目的

　　判定公司HSE管理体系是否得到了实施和保持，发现HSE管理体系中可予以改进的领域，评价HSE管理体系的有效性和适应性。

　　2．审核性质

　　公司例行HSE管理体系内部审核。

　　3．审核范围

　　公司HSE管理手册覆盖的所有部门和要素，重点是SY/T6276-1997标准和健康安全与环境管理体系标准的主要要素和重要的施工作业现场。

　　4．审核准则

　　a. SY/T6276-1997标准和健康安全与环境管理体系标准；

　　b. HSE管理体系文件；

　　c. 适应的法律、法规。

　　5．审核组

　　审核组长：李××

　　A小组：刘×× 韩×× 杜××

　　B小组：王×× 钱×× 孙××

　　6．审核日期

　　2001年6月24—2001年6月26日。

　　7．审核日程安排

 

　　编制人：（审核组长） 批准人：（管理者代表）

　　2．组成审核组

　　在进行内审前，管理代表应指派审核组长和审核组成员。在选择审核组长和审核组成员时，必须考虑以下因素：

　　（1）资格：必须是经过培训并由组织任命的内审员，特殊情况下，审核组成可吸收技术专家，但需要批准。

　　（2）业务范围：内审员应与受审部门无直接的责任关系，其专业最好与受审部门业务相适应，但也不强求要专业一致。

　　（3）经验与能力：审核组长要有较多审核经验，并有组织管理整个审核工作的能力。

　　（4）为受审部门所接受：管理者代表或审核组长在决定审核组成员以前应征得受审核部门的同意，当受审核部门不肯接受委派的内审员时，可考虑另选内审员。

　　审核组长的职责与活动包括：

　　（1）负责与管理者代表商定审核的范围。

　　（2）组建审核组，对人员的选用上，应对潜在的利益冲突因素予以考虑。

　　（3）获取实现审核目的所需要的背景材料。

　　（4）制定并传达审核计划，必要时与管理者代表、受审核部门和审核组成员磋商。

　　（5）协调工作文件（如检查表等）的制定，向审核组发布简要指令。

　　（6）及时发现审核目的的无法实现的情况，并向管理者代表方通报原因。

　　（7）在审核期间及其前后代表审核组与受核方商谈。

　　（8）及时向受审核方通知不符合的审核情况。

　　（9）及时向管理代表清晰、明确地通报审核情况。

　　（10）组织跟踪审核。

　　3．收集并审阅有关文件

　　收集与受审核部门有关的程序文件，以标准、手册、合同及法律、法规为依据，审核程序文件的符合性，检查相关程序文件的接口是否明确、协调。审阅该部门重要的记录，如内外审核报告，不合格报告，纠正措施实施记录。

　　4．编制检查表

　　检查表的格式没有统一的要求，企业可根据自己的习惯设计合适的表格，一般应包括以下内容（例3为供参考示例）

　　[例3] HSE管理体系内部审核检查表

 

　　（1）受审核部门、审核时间、审核员。

　　（2）审核项目和要点：依据标准或文件，列出审核的内容，主要解决“查什么”的问题。

　　（3）审核方法：列出审核的步骤和具体方法，主要解决“怎么查”的问题。

　　（4）审核记录。

　　5．通知受审核部门并约定审核时间

　　虽然在年度体系内部审核计划中规定了对某部门或其要素的审核时间，但审核组长仍应在审核前3~5日与受审核部门接触，约定具体的审核时间，确定受审部门的发言人和陪同人员以及审核中双方关心的其他问题，使审核能顺利进行。

　　四、实施

　　审核组在完成了全部准备工作以后，就可按预先约定的日期和时间到受审核方实施审核。实施审核的步骤和这个阶段工作内容主要有以下几项：

　　（1）召开一次简短的首次会议；

　　（2）进行现场审核；

　　（3）确定不符合项并编写不符合报告；

　　（4）汇总分析审核结果；

　　（5）召开末次会议，宣布审核结果；

　　（6）编写审核报告。

　　以下对这些工作内容逐项加以说明。

　　1．召开首次会议

　　首次会议是由审核组长召开的一次会议，首次会议应包括以下内容：

　　（1）向受审核部门介绍审核组成员；

　　（2）评审审核范围、目的和计划，共同认可审核进度表；

　　（3）简要介绍审核中采用的方法和程序；

　　（4）在审核组和受审核部门之间建立正式联络渠道；

　　（5）确认已具备审核组所需的资源与设备；

　　（6）确认末次会议的日期和时间；

　　（7）审查审核组工作开展中的现场安全条件和应急程序。

　　这些也是审核组长应在首次会议发言的主要内容。内部审核的首次会议无论在内容和召开形式上都可适当简化。受审核方的领导、受审部门人员及陪同人中应参加首次会议。如领导不能亲自参加，必须指定代表参加。

　　2．现场审核

　　首次会议后应立即入现场审核。现场审核是审核员寻找客观证据的过程，是整个审核工作中最重要的环节，所以要认真做好。在现场审核中，一般要注意以下几点：

　　（1）审核组长要控制审核的全过程。控制审核进度、审核计划、气氛、纪律、客观性、审核结果。

　　（2）要科学地选择样本。选择样本时应考虑到部门HSE问题的复杂性。一般来说，企业的目标、指标的完成情况和重大风险因素及对风险削减的控制情况在审核中都应涉及到。在对文件、数据抽样时要体现随机过程。

　　（3）充分利用检查表。在准备阶段，审核员已经付出很多精力编制检查表，并且在编制检查表的过程中已经审阅了体系文件，已经有了针对性。因此在审核时应充分利用检查表，不要轻易偏离检查表提问题。当然也要注意不能过分信赖检查表，真正找出不符合的原因还需要进行跟踪提问。

　　（4）当发现不符合时，应追根溯源。有的不符合项问题比较复杂，不能光从表现现象判定，要从多方面取证。

　　（5）受审核方共同确认事实。当发现不符合时，审核方应尽量征得受审核方的认可，并使受审核部门同意采取纠正措施，如果受审核部门确实有真实的客观证据能够推翻某个不符合项，审核方应撤消该不符合。

　　（6）始终保护审核员应遵守的诫律。审核员在整个审核过程中都应保持客观、公正、认真、明确、有礼貌和为受核方保密。

　　3．确定不符合和编写不符合报告

　　HSE管理体系审核中的不符合是指那些违背审核准则的审核发现。对审核中收集的客观证据进行归纳、分析、比照约定的审核准则，即可确定不符合项，通过不符合项有以下几种情形。

　　（1）体系性不符合：HSE管理体系文件没有完全达到SY/T6276-1997标准的要求，即文件的规定不符合标准。

　　（2）实施性不符合：HSE管理体系实施未按文件规定执行，即运行实施不符合文件规定。

　　（3）效果性不符合：体系运行结果未达到计划的目标、指标，即效果不符合所建立的目标。

　　（4）法规性不符合：体系运行的HSE行为未达到HSE法律、法规和其他要求的规定，即HSE行为不符合法规要求。

　　根据审核结果与审核准则相偏离的严重程度，以及不采取措施带来的可能后果的严重性，可将不符合分为两类：严重不符合和一般（轻微）不符合。

　　编写不符合报告，是内审员必须掌握的基本技能，例4不符合示例，以供参考。

　　[例4] 不符合报告

 
 

　　4．审核结果的汇总分析

　　有了若干份不符合报告，还不能在末次会议上对审核发表结论性意见，还应对审核的结果作一次汇总分析。汇总分析可以在末次会议前召开一次全体审核组成员会议上进行，以便以受审部门的健康、安全与环境管理工作做一次总体评价。

　　汇总分析可以考虑以下几个方面：

　　（1）从发现的不符合项入手。分析不符合项的总数中严重不符合、一般不符合各有多少项。如果审核是按部门进行的，则列出其不符合项涉及哪些要素，其中哪些要素最多或最严重，有了这些数据，大致可以说明这个部门的薄弱环节是什么了。

　　（2）从历史和趋势入手。将上次审核发现的不符合的总数及其构成与这次相比较来看体系是在持续改进不是退步。从对上次纠正措施完成的情况及有效性的分析也可看出管理进步和不足的情况。

　　在这些汇总分析的基础上呆以总结成整个体系的建立，实施上有哪些薄弱环节及其严重程度，从而得出整体性的结论性意见。

　　5．召开末次会议

　　在现场审核即收集证据及做出审核发现之后和编写审核报告之前，审核员应与企业的管理者和受审部门的负责人员举行末次会议，其主要目的是向受审核部门介绍审核发现，能使他们清楚地理解和认识审核发现的事实根据。

　　末次会议的内容如下：

　　（1）与会者签到。审核组、受审核部门、与会者在表格上签名。

　　（2）重早审核目的、审核范围和审核准则。

　　（3）总结。审核组长对企业的HSE管理体系实施的有效性做出基本评价，提出体系运行的薄弱环节和不符合要点。

　　（4）宣读不符合报告。审核组长（也可以是审核员）宣读不符合报告，并提醒受审核部门是否理解不符合事实。

　　（5）说明抽样的局限性。审核组长应说明审核是一种抽样活动，带有一定的风险性和局限性；发现不符合项的部门未必是惟一的存在不符合的部门，其他存在不符合项的地方也可能未被查到，要求受审核方举一反三，改进HSE管理体系。但审核组应力求使审核结果公正、客观和准确。

　　（6）澄清。应让受审核部门有机会对于不符合项提出意见，包括某些措词修正。审核组在可能情况下应表现一定灵活性，考虑意见的接受。

　　（7）纠正措施要求。审核组长应提出对纠正措施的要求，包括纠正措施完成期限和追踪验证或监督审核方式的要求。

　　（8）领导表态。在末次会议上企业的领导可就审核结论和纠正措施要求和作简短表态，适当说明今后的打算。

　　（9）末次会议结束。当末次会议所有议程完成，受审核方没有任何异议时，审核组长可宣布末次会议结束。

　　在末次会议上审核组长应就整体HSE管理体系的有效性、适宜性、充分性做了总体评价和结论。结论应全面总结健康、安全与环境管理工作的成绩和问题。

　　6．编写审核报告

　　审核报告由审核组长编写，或在审核组长的指导下审核组成员编写，审核组长对审核报告的准确性与完整性负责。审核报告涉及的项目应为审核计划中所决定的，编写过程中如欲对此有所变动，应取得有关各方的一致同意。

　　审核报告应包括审核发现的概要，报告中包含下列内容：

　　（1）审核目的、范围和计划。

　　（2）审核组成员和受审部门。

　　（3）审核的持续时间和日期。

　　（4）审核所依据的文件。

　　（5）审核过程的简介，包括审核期间遇到障碍。

　　（6）不符合项目的数量、分布（将全部不符合项作为报告的附件）。

　　（7）审核结论，如：

　　①HSE管理体系对审核准则的符合情况；

　　②体系是否得到了正确的实施与保持；

　　③内部管理评审过程是否足以确保HSE管理体系的持续适用性与有效性。

　　（8）审核报告的分发清单

　　7．纠正措施及其跟踪

　　1）纠正措施及其跟踪的重要性

　　在内审中纠正措施具有特别重要的意义，内审的重点在于发现体系的问题加以纠正，使体系得到不断改进，因此内部审核在现场审核完成及审核报告发表后，审核组和管理者代表仍要花许多精力促进纠正措施计划的有效实施。审核组应对纠正措施的实施情况追踪，其重要性在于：

　　（1）使受审部门对已形成的不符合项进行清理和总结，彻底解决过去出现的问题，防止HSE管理体系运行受到影响。

　　（2）监控受审部门对现存在的不符合采取的措施，防止其滋生、蔓延或进一步扩大，造成更大的不良后果。

　　（3）最重要的督促受审部门认真分析原因，防止再发生，立足于改进HSE管理体系，为未来体系的运行创造良好的条件。

　　2）纠正措施的跟踪原则

　　纠正措施的跟踪是HSE管理体系内部审核的重要阶段，其原则是：

　　（1）所有在审核中发现的不符合项，必须由受审部门切实采取纠正措施，内审员进行跟踪验证，形成闭环。

　　（2）根据不符合的性质或程序，可采用不同的纠正措施，跟踪验证方式：

　　①对受审部门再次组织部门要素的现场审核以检查纠正措施的效果，这适用于严重不符合项或只有到现场才能验证的轻微不符合项的纠正措施跟踪。

　　②受审部门提交纠正措施的实施记录，审核员据此验证其是否已完成，这适用于一般不符合项的纠正措施跟踪。

　　③在下次内部审核时再予复查，这适用于短期内无法完成而又制定了纠正措施计划的一般不符合项的跟踪验证。

　　3）纠正措施完成期限

　　（1）严重不符合项一般在三个月内完成，其中由相当数量同类性质的轻微不符合形成的严重不符合项完成时间可再短些。

　　（2）一般不符合项在一个月内完成。

　　（3）性质非常轻的轻微不符合项可在现场审核期间由受审核方立即完成整改，审核员及时进行纠正措施跟踪验证，如确已完成，应在不符合项报告中注明。