HSE文件和资料控制程序

　　1目的

　　为了使与HSE管理体系运行有关的文件和资料处于受控状态，制定本程序。

　　本程序对文件和资料进行管理，以保证HSE管理体系运行的各个场所均使用相应的有效版本，防止失效或作废文件被误用。

　　2适用范围

　　本程序适用于HSE体系文件和资料的控制。

　　3职责

　　3.1安全环保部是本程序的归口管理部门,负责：

　　(1)制订和修订《文件和资料控制程序》，以及实施情况的监督、考核；

　　(2)HSE管理体系文件的发放、收回、更改等管理；

　　(3)负责公司《管理手册》和《程序文件》的编写、会签、审批等的管理。

　　3.2经理办公室负责文件的接收和管理。

　　3.3各职能部门和直属公司负责涉及本单位文件和资料的管理。

　　4程序内容

　　4.1文件和资料

　　4.1.1文件和资料是公司HSE管理体系运行的依据，也是管理体系内部沟通和行动的准则文件和资料包括：

　　(1)《管理手册》:是依据HSE管理体系标准，对公司HSE管理体系各相关或相互作用过程进行描述的纲领性文件，旨在实现HSE方针和目标，主要供公司内部管理人员、顾客（必要时提供）及第三方审核机构使用；

　　(2)《HSE体系程序文件》（以下简称《程序文件》）:是对公司活动、产品和服务过程描述和管理的控制性文件，是确保HSE管理体系有效运作和控制的依据，是《管理手册》进一步实施的支持性文件，按照标准要求形成了公司的《程序文件》，见附录《程序文件清单》；

　　(3)支持（管理）性文件和资料:是阐明公司活动、产品和服务过程管理要求和方法的文件，用于指导活动、产品和服务过程的具体实施，是对《管理手册》和《程序文件》的进一步支持；支持（管理）性文件包括：作业指导书、操作规程、规章制度、技术标准等；

　　(4)记录:是一种特殊类型的文件，它为所完成的活动或达到的结果提供客观证据；

　　(5)文件和资料可以采用文本文件、电子版或光盘等多种管理形式。

　　4.2受控文件范围

　　4.2.1体系文件:HSE方针与目标、管理手册、程序文件、支持（管理）性文件等。

　　4.2.1技术文件:各类HSE标准、规范、工艺文件、设备文件、检测文件等。

　　4.2.3外来文件:包括标准、合作者或分承包方提供的与HSE管理有关文件、图纸等。

　　4.2.4关键信息和关键记录:关键岗位职责的说明，事故调查、处理过程等及相关记录。

　　4.2.5应急反应:包括应急预案和职责，关键活动和关键任务的程序工作指南，风险评价和风险管理结果。

　　4.2.6以硬盘拷贝或电子媒体形式存在的以上文件和资料。

　　4.3文件的编写、批准与发布

　　4.3.1《管理手册》由HSE体系办公室组织编写，管理者代表审核，经总经理批准后发布。

　　4.3.2程序文件由各归口管理部门组织编写，部门负责人审核，经管理者代表批准。

　　4.3.3支持(管理)性文件由各职能部门及直属公司组织编写、修订和管理。

　　4.3.3.1直属公司对外发放使用的HSE文件和资料，由编写部门负责人审核，主管领导批准，各级安全环保部门备案。

　　4.3.3.2本单位(各级机关部门和基层单位)使用的HSE文件和资料,由本单位负责人审批。

　　4.3.3.3各类标准(指标)、各类技术文件和资料，具体执行相关部门的管理规定。

　　4.3.4红头文件的管理执行《国家行政机关公文处理办法》，其它文件的管理参照以上程序执行。

　　4.3.5关键信息和关键记录在初次使用前，由编制部门填写《管理性作业文件审批表》,报管理者代表批准后实施。

　　4.4文件的发放与接收

　　4.4.1HSE体系文件的编码、编号执行《HSE体系文件编写规定》。

　　4.4.2安全环保部对下发的HSE管理体系文件进行登记，加盖“受控”章，提供给外单位和顾客使用的体系文件，加盖“非受控”章。

　　4.4.3文件发放由发文单位按确定的文件发放范围和数量进行发放，履行发放手续，填写《文件发放登记表》，受控文件还应填写《受控文件清单》，并要确保需要使用文件场所都能得到相应文件的有效版本。

　　4.4.4文件接收各单位按文件接收数量履行相关接收手续，填写《文件收集登记表》，对于受控文件，接收部门同时填写《受控文件清单》。

　　4.4.5安全环保部每年下发《失效的体系文件清单》,并及时从各职能部门、直属公司等场所按发放的份数收回失效的体系文件，加盖“作废”章并填写《文件收集登记表》。

　　4.4.6文件持有者应对文件进行妥善保管，不得私自涂改，要防止损坏和丢失。

　　4.5文件的评审、更改和修订

　　4.5.1文件和资料编制部门每年应进行1-2次对发放的文件和资料的有效性、符合性、可操作性进行一次评审，并根据实际情况对文件进行修订，公司所有需评审的文件和资料等都应填写《工程公司评审记录》。

　　4.5.2文件需要更改时，由文件编写部门提出申请并填写《文件更改申请单》，说明更改原因、更改内容，交原审批部门审批，若改由其它部门审批时，必须提供原审批部门同意变更的背景材料。

　　4.5.3文件更改批准后，由文件编写部门填写《文件更改通知单》,加盖更改部门印章后按原文件发放的范围发放，履行发放手续，并填写《更改通知单发放表》。

　　4.5.4文件持有人根据《文件更改通知单》的内容，对文件进行更改,在更改处注明更改日期、更改人。

　　4.5.5电子版本文件应以书面受控文件为依据，没有形成书面受控文件应以电子文件的最新版本为依据。

　　4.5.5更改的方式

　　4.5.5.1更改方式:划改或换页

　　(1)采用划改时，应使用钢笔或碳素笔在更改处划双横线,加更改印章(或更改人印章/签字)。

　　(2)采用换页更改时，应将本页内容重新打印并对本次更改条款在更改记录表中做出标记，换页更改后将旧页收回，由归口管理部门保存。

　　4.5.6所有的《文件更改通知单》都必须交HSE体系办公室备案。

　　4.5.7文件经过多次更改或修订后，为保证文件的质量应进行换版,换版实施前，应报原文件审批部门审批后实施。

　　4.5.8上级部门新的文件下发后,本部门原有相关文件作废，执行上级文件，或根据上级文件修订原相关文件，修订后继续执行。

　　4.6体系文件的重新印发

　　4.6.1当公司组织结构或产品结构发生重大变化或体系文件已更改次数过多影响使用时，可以重新印发。

　　4.6.2重新印发时,HSE体系办公室提出建议，经总经理批准后，由安全环保部组织实施,同时履行文件发放手续，收回旧版“体系文件”,并加盖“作废”章。

　　4.6.3必要时旧版体系文件可以适当保留存档并加盖“保留”章，其余部分进行登记后，由各级安全环保部门统一组织销毁。

　　4.7文件和资料的管理

　　4.7.1各单位应建立文件收发记录，对受控、作废保留的文件和资料都应整理、编目、归档，便于查阅。

　　4.7.2外来文件和资料的管理

　　4.7.2.1可直接引用的外来文件，由归口管理部门负责确认，按受控文件转发执行，文件的发放管理具体执行本程序4.4条款。

　　4.7.2.2不能直接引用的文件，由归口管理部门根据文件的内容对现有体系文件进行完善，文件的管理具体执行本程序的相关条款。

　　4.7.2.3各单位按职责范围，负责定期对采用的外来文件和资料进行评审,确定是否为现行有效版本，及时更换过期和作废的文件资料，确保文件和资料的有效性,具体执行《法律法规要求管理程序》。

　　4.8文件的复制与借阅

　　4.8.1当体系文件需进行复制时，复制人应填写《体系文件借阅复制记录》，并经文件持有单位领导审批后，方可复制，对复制后的文件应履行文件发放登记手续。

　　4.8.2当需借阅HSE文件时，借阅人应得到文件持有单位领导的批准，并对借阅的文件名称、份数、页数、借阅时间进行登记填写《体系文件借阅复制审批表》，阅后要及时归还，注销借阅登记。

　　4.9文件的作废处理

　　4.9.1当文件失效或需要作废时，由文件主管部门报上级主管领导批准后，方可进行文件的作废处理。

　　4.9.2对于失效或作废的文件,由文件主管部门从所有发放或使用场所及时撤回,填写《作废文件处理登记表》，注明作废处理方式。

　　4.10记录

　　文件管理形成的记录的保存与管理按《记录管理程序》。

　　5相关文件

　　《国家行政机关公文处理办法》。

　　HSE02-4.2--2003《法律法规要求管理程序》。

　　HSE02-6.3--2003《记录管理程序》。

　　HSE03-3.7--01--2003《HSE体系文件编写规定》。

　　6记录

　　HSE04-3.7--01--2003《记录清单》。

　　HSE02-3.7--02--2003《管理性作业文件审批表》。

　　HSE04-3.7--03--2003《受控文件清单》。

　　HSE04-3.7--04--2003《文件发放记录》。

　　HSE04-3.7--05--2003《体系文件借阅复制审批表》。

　　HSE04-3.7--06--2003《文件收集登记表》。

　　HSE04-3.7--07--2003《更改通知单》。

　　HSE04-3.7--08--2003《更改通知单发放表》。

　　GC.HSE04-3.7--09--2003《会议签到表》。

　　HSE04-3.7--10--2003《作废文件处理登记表》。

　　HSE04-3.7--11--2003《工程公司评审记录》。

　　HSE04-3.7--12—2003《失效体系文件清单》。