HSE体系文件的结构与编写要求

　　一、概述

　　建立体系的过程就是结合企业性质和特点，将标准具体化为企业的健康、安全与环境管理体系文件的过程。健康、安全与环境管理体系，是个文件化的体系，按标准要求建立的体系文件是企业实施健康、安全与环境管理的规范。

　　1.HSE管理体系文件的结构

　　参照ISO10013《质量手册编制指南》附录A的描述和体系设计方案中文件层次的开发，HSE管理体系可分为三个层次，即：

　　(1)管理手册(A层文件);

　　(2)程序文件(B层文件);

　　(3)支持性文件(C层文件);

　　建议企业可以与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行管理体系，作为HSE管理体系的基础。可以在管理体系文件方面实行HSE与质量和(或)环境的一体化。这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE管理体系文件具有完整性，避免重复，便于实施管理。但是鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状，同时为了加强健康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSE管理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。

　　2.编写体系文件的原则

　　写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做。

　　3.编写体系文件的基本要求

　　1)系统性

　　(1)企业应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制定各项方针和程序;

　　(2)所有文件应按统一规定的方法编辑成册;

　　(3)各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分;

　　(4)各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。

　　2)法规性

　　(1)体系文件应在总体上遵循SY/T6276-1997标准，以及国家或上级有关法规要求;

　　(2)文件一旦批准实施，就必须认真执行;

　　(3)文件修改只能按规定的程序进行。

　　3)协调性

　　(1)体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调;

　　(2)体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。

　　(3)体系文件之间应相互协调。

　　4)见证性

　　(1)体系文件作为客观证据(适用性证据和有效性证据)管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况;

　　(2)对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据。

　　5)惟一性

　　①危险因素、环境因素已被识别;

　　②有关活动的程序已被确定并得到批准;

　　③有关活动处于全面的监督检查之中;

　　④程序处于更改控制之中;

　　⑤对一个企业，其HSE体系文件是惟一的理解;

　　⑥通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现惟一的理解;

　　⑦决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。

　　6)适用性

　　①体系文件应根据企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式;

　　②任何体系文件都应依据标准的要求和企业的实际;

　　③所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻;

　　④体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应。

　　4.体系文件编写的方式

　　1)自上而下依次展开方式(本文采用的方式)

　　按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。

　　2)自下而上的编写方式

　　按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱。

　　3)从程序文件开始，向两边扩展的编写方式

　　先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与企业实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。

　　二、HSE管理手册编写

　　HSE管理手册是对企业健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”，对HSE管理体系的建立与运行的有特殊意义，是HSE管理体系中的A层文件。

　　管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。

　　1.HSE管理手册编写要求

　　(1)手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标;

　　(2)手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性;

　　(3)手册力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。

　　2.编制HSE管理手册的目的(但不仅于此)

　　(1)描述的企业的承诺、方针和目标、程序和要求，展示企业HSE管理体系重点解决的问题;

　　(2)总体描述和实施有效的HSE管理体系;

　　(3)向企业各级管理者展示企业健康、安全与环境管理的总框架;

　　(4)明确各部门的职责与相互关系;

　　(5)HSE管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性;

　　(6)向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径;

　　(7)按HSE管理体系的要求和相应方法培训人员;

　　(8)为审核HSE管理体系提供文件依据;

　　(9)提供改进的常规控制，促进管理活动;

　　(10)对外介绍HSE管理体系;

　　(11)证明其自身HSE管理体系符合合同中的相关规定。

　　3.HSE管理手册编写前的主要准备工作
　　(1)确定承诺、方针和目标;

　　(2)确定管理手册结构;

　　(3)职能完善和职责、权限的确定;

　　(4)资料收集与分析;

　　(5)落实手册编写的工作组织;

　　(6)制定编写手册的工作计划。

　　4.资料的收集与分析
　　1)需要收集的主要资料

　　(1)企业机构现状;

　　(2)各部门职责和权限现状(各部门确认的);

　　(3)各部门需要解决的工作接口问题和其他问题;

　　(4)现有的各种技术标准、规范以及呼部门执行情况的说明;

　　(5)现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明。

　　2)资料分析

　　(1)评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单;

　　(2)评价工作接口现状，列出需研究、了解、解决的工作接口问题的清单;

　　(3)评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。

　　5.职能的完善和职责、权限的确定
　　(1)现有部门的职责和权限的调查;

　　(2)列出需要调整或补充的职责和权限的清单;

　　(3)提出调整或补充职责和权限的议案;

　　(4)有关部门讨论，提出修改意见;

　　(5)由企业最高管理层研究决定;

　　(6)发布有关明确职责和权限的文件。

　　6.落实手册编写的组织工作
　　(1)最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题;

　　(2)各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求;

　　(3)应有一个熟悉标准、熟悉企业实际、责任心强，文笔好的统稿人。

　　7.HSE管理手册的结构与内容
　　(1)内封面：

　　①企业名称;

　　②企业标准编号;

　　③手册标题;

　　④符合标准的版次;

　　⑤手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。

　　(2)批准页：是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字、批准发布日期和实施日期，声明手册是HSE管理体系的纲领性和证实性文件，是全体员工必须遵守的法则。

　　(3)范围和应用领域：应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。包括组织行政范围、地理范围和应用领域。

　　(4)目录：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等。

　　(5)企业的概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。

　　(6)手册说明，涉及手册本身的信息应包括：

　　①现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容;

　　②简述手册的确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括修订版的审定方法

　　③简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容;

　　④负责手册实施人员的批准签字。

　　(7)术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本企业实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义;

　　(8)承诺：明确提出企业的承诺，明确承诺的提出、评价、审定与监督程序。

　　(9)方针和目标：明确提出企业的方针和目标，方针目标由最高管理者组织制定，并签名批准发布执行。明确方针和目标的策划、提出、评价、发布、实施与考核评审。

　　(10)组织机构、职责和权限：明确本企业内部机构设置(可给出企业机构图)、各职能部门职责权限(可给出职责分配图)、隶属工作关系。

　　(11)HSE管理体系要素描述：是对HSE管理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等。同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。

　　(12)支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料，包括程序文件一览表，作业文件一览表，HSE记录一览表和手册更改记录表，HSE管理方案清单，重要危险，危害与环境因素清单，在用法律、法规、标准目录等。

　　8.手册的批准、发布和控制
　　(1)手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查;各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则;由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论。然后批准发行，并在所有文件中标出标准的识别标记。

　　(2)经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业每个使用者熟悉手册中与其有关的内容。

　　(3)应规定手册编制、控制和更改的办法。

　　(4)文件发行和更改控制对确保手册内容严格经过审批是至关重要的。