【摘要】文档管理是质量管理体系的一部分，只有依据国家的有关法规，按照文件和记录控制要求，接受先进的文档管理理念和方法，建立有效的文档管理体系，才能保障工程建设文件的正确应用和完整、准确、系统地归档，进而保障核电站的安全、长期、正常、稳定、经济运行。
【关键词】核电工程 质量管理 文档管理
１．引言
在我国核安全法规ＨＡＦ００３《核电厂质量保证安全规定》中，对文件控制与管理提出了非常明确的要求。在广东核电工程建设中，“安全第一、质量第一”始终是最核心的方针。安全必须建立在合格的质量基础之上。为了保障工程质量，需要建立文件化的质量管理体系，并将文件作为贯穿整个体系的要素进行控制，保汪工程建没中正确地产生、流转和使用文件，并促进文件完整、准确、系统地归档；工程文档管理则为工程建没保存真实、完整和系统的文件、记录等见证件。本文主要从质量管理与文档管理之间的相互促进作用人手，探讨了工程建设文档的管理方法。
２．核电工程质量管理对文档管理的促进作用
２．１文档意识的提高。
质量管理强调过程控制和文件化的管理，用程序文件、岗位操作规范规定了每个部门及每个岗位的工作流程、目标和责任。“凡事有据可查”，由于质量管理的要求，产生文件和记录的责任落实到了参与活动的每个员工，使广大员工能够更加深刻地理解各项职能活动过程中正确地产生文件或记录，并及时将其归档的重要性和必要性，提高了全员的文档意识。
２．２文档管理的规范化。
文档管理的主要对象是文件和记录，其标识、收集、整理、存储、保管、提供利用、鉴定销毁等管理努力提高系统在实施远程监控的实用性、适应性和灵活性，最大限度地满足安全监督工作的不同需求。系统采用数据加密技术、防火墙技术、共享磁盘技术、关键部件冗余技术和其它相关认证技术，其安全、可靠性得到充分的保障。第三，智能化网络监控系统的应用，让我们消除路途奔波的疲惫，只要端坐电脑桌前，手指轻轻一击鼠标，施工现场大到机器设备运转，小到混凝土骨料粗细的搭配，远至天边，近至眼前，一览无余。降低了劳动强度，提高了工作效率。这就是建筑项目远程安全控制管理系统的效果。应用智能化系统的远程控制管理信息网络对建设工程安全生产、施工现场环境保护、安全、质量、进度、项目管理、作业条件进行远程实时图像监控管理、视频采集、传输和终端监控。从实际出发，既满足当前各行业的功能需求，同时又为未来拓展余地。以完善、提高、加快我国智能化系统控制管理的建设与发展，达到节约资源，降低能耗和保护环境的目的。为人们提供安全、舒适、方便、高效的工作与生活环境。要求，正好吻合质量管理对文件和记录的控制要求；文档管理自然成为质量管理的有机组成部分。文档管理不但管理着所有活动所产生的文件和记录，同时也必须按照质量管理的要求，通过程序对文档管理活动全过程进行控制。质量管理促进了文档管理的规范化。
２．３文档管理内容的丰富和归档范围的明确。
在质量管理中，对文件和记录的控制，从形成到消亡的全生命周期都有较高的要求。文档管理在实现这些要求的过程中，大大丰富了管理的内容，如文件编码管理、文件格式的管理和受控文件的管理等。以前文档管理中难以触及的内容成为了现在文档管理的组成部分，文件收发控制也得到了加强。特别是对记录的管理，在建立质量管理体系以前，因为收集范围很难界定，文档管理人员很难按照活动内容收集完整；而建立全面质量管理体系以后，质量管理体系文件中明确规定了要求建立和保存的记录范围，并且专门规定了记录的编制方式和记录控制要求，对每项记录环节的责任人的职责和权限作了详细规定。质量管理体系使得记录在闭环轨道中以强制性的管理方式不停地产生，自然累计成为档案的前身。
２．４文件归档的质量保证。
在传统管理环境下，档案管理和文件管理以“归档”为接口，档案部门基本是“交什么，收什么”，缺乏对归档前文件材料的质量进行有效控制，归档文件的质量，特别是文件内容的完整性、准确性和系统性没有保证。质量管理要求文档管理以全面质量管理思想为指导，以质量控制为手段，对文件与档案管理的所有环节实行全过程监控。文档管理加强了前端控制。将活动全过程中的每个环节按照规定进行详细、真实记录，形成完整、客观的第一手材料，保证了文件归档质量。
３．核电工程文档管理对质量管理的支持
３．１文件档案为质量体系文件的编写提供条件和依据。
编写质量体系文件的主要资料来源之一是单位的档案材料。这些档案材料可以充分提供单位的发展历程、规模、性质、业绩、质量水平、生产能力、所处的环境及单位原有的规章制度和其他质量文件等。只有充分利用单位保存的档案材料，将原有工作中积累的经验，按照全面质量管理体系的要求进行加工和优化，取之精华，去其糟粕，编写出的文件才能满足不断进步的管理要求且具有
操作性。
３．２文档管理为质量体系中文件的控制提供方法和手段。
质量体系只是对文件和记录的控制提出了相关要求，并未提供具体的方法和手段。对于文件控制程序中的很多操作，如文件的收发、使用、更改、回收和文件的借阅、鉴定、归档、处置，都是文档管理中的日常工作。文档管理在这些方面具有长年累积的工作经验，并形成了相关制度。将这些管理方法运用到文件控制程序中，既便于操作，又行之有效。
３．３严谨的文档管理为质量及有关管理提供真实可靠的记录。
文档管理的目标是规范各项职务活动中形成的具有保存价值的文件材料，并向档案部门归档。在工程建设中，必须通过制订和实施相应的控制措施和程序，对文件的产生和流转进行有效控制，确保工程建设中的文件正确传递，使所有单位、部门和人员能够准确、及时地得到并使用所需文件；同时按照国家重大建设项目档案管理要求建立文件归档管理程序，加强档案的收集、整理和保管，保证建设项目归档文件的完整、准确、系统和安全。只有这样，才能为工程建设积累下真实可靠的记录。
３．４工程档案资料为判定工程质量提供了重要依据。
建设工程档案验收是工程验收的组成部分。《中华人民共和罔建筑法》、国务院《工程质量管理条例》、国家档案局《重大建设项目档案验收办法》、国防科工委《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》及《验收办法》都要求建设工程。在竣工验收时对建设工程档案资料进行验收，工程档案未经验收，建设工程不得验收，建没工程档案未达到优良标准的不得申报优良工程。这些规定明确了工程档案资料是判定工程质量的重要依据。工程完工后的决算、审计工作以及判定建设工程质量的管理与监督是否有效，在很大程度上依赖于工程技术档案。即通过对照工程预算，及施工过程中的实际变化（如设计修改与变更），经过计算最后确定工程的决算，以及是否合理使用资金等。施工过程中有时会出现一些事故，这些事故的责任认定和处理很大程度上依赖工程建设过程中的档案。
４．核电工程建设文档的管理
由于工程文档是无形资产和信息资源的重要组成部分，且国家和有关部门对工程文档有严格的要求，建设单位需要在工程建设中合理部署文档管理，为保证工程建设质量打下文档基础。
４．１按照质量管理要求，树立全员的责任意识。
质量管理把文件和记录的责任落实到了参与活动的每个人，建设单位所有员工都应负起文档管理的责任，保证个人业务活动中产生的文件正确、有效、适用和精简，保证传递过程中文件的安全，主动收集积累反映与工程项目有关的重要职能活动、具有参考或利用价值的各种载体的文件，及时将应归档文件向文档管理部门归档。
４．２结合质量管理体系，强化项目档案管理制度。
工程建设文档工作由建设单位统一领导，按照国防科技档案管理的“三纳入”、“四参加”、“四同步”规定，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，把档案工作列入管理机构的工作计划，保证机构、人员、经费和设施设备等必备条件适应文档工作发展的需要。“三纳入”是指将文档管理纳入：①单位的管理体制，解决档案工作的领导、机构、人员和经费问题；②单位的管理制度、工作程序和计划，在单位的各项管理制度中，都有档案工作的内容和规定；⑧有关人员的工作职责，并作为考核与奖励的内容之一。只有坚持“三纳入”，档案部门积极地参与到工程建设项目的建设活动中，才能充分发挥职能，变事后控制为事前控制，及时发现问题并及时纠正，才能确保各个承担工程建设项目的单位和个人按计划或制度履行相应职责，明确工程建
设项目应形成的材料并及时归档。“四参加”和“四同步”是对“三纳入”的补充和深化。通过“四参加”和“四同步”可以使档案管理人员了解工程建设项目的文件材料的形成积累，及时收集并监督归档。只有这样，才能做到工程建设项目工作和建档工作的同步进行。
４．３通过合同控制文件归档。
工程建设管理部门的各业务主管部门，在各自的业务范围内，通过合同明确要求承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件。项目监理单位负责收集、积累项目监理文件，审核和签署竣工文件。核设施建设中，基建工程、外购设备或其他技术项目进行鉴定和验收时，应当由建设单位的档案部门预先对应归档的文件材料进行验收，凡文件材料未归档或归档质量不符合标准要求的，必须限期改正，否则视同未完成合同，不能进行鉴定和验收。
４．４建立有效的文档管理组织体系，保障文件体系的运行。
建设单位领导、办公室、各业务部门和承包方从纵向和横向共同构建成工程文档管理体系。由建设单位内的组织体系和建设单位与相关单位的网络关系共同构成。在组织体系上，由文档主管领导在建设单位负责人领导下负责文档管理工作，办公室作为管理机构文档管理归口单位，进行工程文件管理和已经完成验收的工程子项的档案管理，同时负责工程建设管理信息系统管理。各业务主管负责本部门文件管理，配合办公室做好本部门文件归档工作。网络体系上，工程项目的承包方按照合同要求，负责本单位工程文件的收集、积累和整理，并在相关业务主管部门的组织协调下完成竣工档案的移交。